2.4. Minőségügyi rendszer bevezetése

iDevice ikon

A következő alfejezet egy tanulási egységet alkot melyben Ön gyakorlati tanácsokat fog olvasni konkrét helyzetre. Érdemes a folyamatábrákat átnézni egyrészt azért, mert általuk elsajátítható, hogyan készítsünk folyamatábrát, másrészt pedig egyszerűen, logikusan és átláthatóan megértjük a főbb lépéseket, így magát a fejezetet is.

Az alfejezetekben foglaltak áttanulmányozásával Ön megismeri, hogy a rendszer bevezetésének folyamatában hogyan követik a lépések egymást, illetve hol van szükség visszacsatolási szabályozási pontokra.

 

A minőségirányítási rendszer bevezetésének előfeltétele a maximális felső vezetői elkötelezettség, az egyértelmű tettekben megnyilvánuló támogatás. Fontos a megfelelő kommunikáció a dolgozók felé az új rendszer céljáról, előnyeiről és a dolgozókra váró munkáról.

A felső vezetőség felelőssége az erőforrások biztosítása és a minőségügyi vezető kinevezése, aki a rendszer bevezetésének megvalósulását irányítja. Segítségére lehet ebben külső tanácsadó is, aki tapasztalataival, támogatásával lerövidítheti a megvalósításához szükséges időt. A tanácsadó kiválasztásánál fontos szempont a jelölt képzettsége, gyakorlata, személyes alkalmassága.

A minőségirányítási rendszer kiépítésénél figyelembe kell vennünk, hogy a szervezet eddig is működött, tehát az eddig is jól bevált folyamatokat meg kell őriznünk, és csak a hiányzó részeket kell kipótolnunk, illetve a különböző folyamatok kapcsolatát ki- és bemenetét kell összehangolnunk.

A rendszer megvalósítása nem egyszemélyes feladat. Minden részleg folyamatait az ott dolgozó emberek ismerik a legjobban emiatt célszerű az eljárások kidolgozására megbízottakat kijelölni szakterületenként, akikkel a minőségirányítási vezető folyamatosan tartja a kapcsolatot.

A megbízottak felelőssége a saját részlegükön dolgozó munkatársakkal való interjúkészítés. Ezen nemcsak az eljárásaik mechanikus leírása értendő, hanem javaslataik, illetve problémáik meghallgatása, megbeszélése is. Közös megegyezéssel érdemes újításokat is bevezetni, és ezeket rögzíteni az eljárásokban. Ha nem vonjuk bele a dolgozókat a saját folyamataik leírásába, nehéz őket is elkötelezetté tenni a változások elfogadásában, ha nem egy saját szervezetre szabott rendszer jön létre, nehéz lesz azt betartani.

 

A folyamatábra végigkövetésével áttekintést kapnak a minőségügyi rendszer bevezetésének előkészületéről.

 

 

 

10. ábra
Rendszer bevezetésének előkészülete

 

A helyzetfelmérés (átvilágítás) során a rendszer működésének minőségszemléletű áttekintése történik.

 

Ennek során át kell vizsgálni  

  • a vevői megelégedettséget,
  • az erőforrások helyzetét, fejlesztését,
  • a folyamatokat és azok egymásra hatását,
  • az alkalmazott dokumentációkat és feljegyzéseket,
  • a beszállítói és alvállakozói kapcsolatokat.

 

A felmérés előzetesen elkészített kérdések alapján történik, az ezekre kapott válaszok alapján már lehetséges a dokumentáció vázlatos elkészítése.

 

Amennyiben a minőségügyi vezetőre hárul a dokumentáció elkészítése, fontos az állandó kapcsolattartás a megbízottakkal, akik jól ismerik részlegeik működését így hatékony segítséget tudnak nyújtani a dokumentáció elkészítésében, kiegészítésében. 

A minőségirányítási rendszer dokumentációját több egymásra épülő szinten célszerű kialakítani -a szintek száma a szervezet tevékenységétől illetve a folyamatok bonyolultságától függ. A dokumentáció kidolgozását érdemes „alulról" kezdeni, azaz a kész eljárási/munka utasítások lényegét végül a minőségirányítási kézikönyvbe összegezni.

 

A minőségirányítási megbízottak segítségével összeállított dokumentáció összevetésre kerül az ISO 9001:2008 szabvány követelményeivel ennek az összehasonlításnak a tapasztalatait egy úgynevezett eltéréslista foglalja össze.

 

Az eltéréslista tartalmazza a rendszer hiányosságait illetve gyenge pontjait.

 

Ez alapján készülhet el az ütemterv ami tartalmazza az auditálásig a teendőket és az elvégzésükhöz rendelkezésre álló időintervallumokat.

 

A rendszer bevezetése (minimum 3 hónappal a tanúsító audit előtt)

 

 

11. ábra
A rendszer bevezetése

 

A minőségügyi rendszer bevezetése az elfogadott ütemterv szerint megy végbe, a dokumentáció kialakítása az eltéréslista alapján történik. Amennyiben az illetékes vezetőkkel megbízottakkal történt egyeztetés után a dokumentáció elkészült, meg kell tervezni a bevezetés lépéseit:

  • Gondoskodni kell az új rendszer oktatásáról,
  • a szükséges erőforrásokról (emberi és tárgyi),
  • a minőségirányítási dokumentumok szétosztásáról, amelyeket mindenkinek még egyszer át kell tanulmányoznia.

 

A felső vezetőség által meghatározott időponttól kezdve az új dokumentumok alapján kell elvégezni a munkát. Ekkor kezdődik el a rendszer próbaidőszaka, mialatt a belső auditorok folyamatosan és tervszerűen átvizsgálják a rendszert, az eredmény jegyzőkönyvben rögzítik, illetve az eltérésekről nemmegfelelőségi jelentéseket készítenek. Ezek a feljegyzések adnak tájékoztatást a vezetőség részére a vezetőségi átvizsgálás alatt a minőségirányítási rendszer állapotáról.

A próbaidőszak a tanúsító audit előtt legalább 3 hónappal érvénybe kell, hogy lépjen. Ez idő alatt mind a belső auditoknak, mind a vezetőségi átvizsgálásnak már az új rendszer alapján kell  történnie.