6.3.1. Megvalósíthatósági tanulmány

A megvalósíthatósági tanulmány célja, hogy a tevékenységek részletes elemzése révén kellő információval szolgáljon a projekt lehetséges kimeneteit illetően. A projektindítás szempontjából a tanulmány felelőssége nem elhanyagolható, hiszen fő funkciója a projekttel kapcsolatos alternatívák, lehetőségek - minél szélesebb körű - vizsgálata után valamilyen végkövetkeztetés, javaslat megfogalmazása.

Az érintettek elsősorban a megvalósíthatósági tanulmány alapján tudnak felelős döntést hozni a projekt elfogadásáról vagy elutasításáról. Éppen ezért a tanulmánynak bizonyítania (vagy cáfolnia) kell a tervezett tevékenységek, költségek megalapozottságát. Leegyszerűsítve tehát azt, hogy a befektetett munka, pénz végül megtérül-e és a meghatározott célok megvalósulnak-e.

A tanulmány funkcióját tekintve a projektdefiniálás, projekt-előkészítés szakaszához tartozik, de összeállításához természetesen részletes információkkal kell rendelkeznünk a projekttel kapcsolatban. Ismernünk kell a főbb tevékenységeket, résztvevő személyeket, az ütemezést (a tevékenységek mérföldköveit), a költségeket és így tovább. Ahhoz tehát, hogy a tanulmányt össze tudjuk állítani, a különböző területeket érintő tervek, elemzések birtokában kell lennünk.

A dokumentum tartalma természetesen nagymértékben a konkrét projekt függvénye, de általánosságban elmondható, hogy a megvalósíthatósági tanulmánynak az alábbi részletekre kell kiterjednie:

1. Projekt célja - pontos, konkrét, értelmezhető célmeghatározás.
2. Szükségletelemzés - a jelenlegi helyzet bemutatása mellett tartalmazza a tervezett tevékenységek szükségességének indoklását, várható hatásait.
3. Projekt hatóköre - a projekt tartalmi összefoglalása, főbb tevékenységek felsorolása.
4. Ütemterv - a tervezett konkrét lépések bemutatása, főbb mérföldkövek, azokhoz kapcsolódó határidők rögzítése.
5. Stakeholder elemzés - projektben érintett személyek bemutatása.
6. Költségelemzés - a projekt finanszírozásával kapcsolatos pénzügyi elemzés; a beruházási költségek meghatározása, különös tekintettel az ún. költség-haszon elemzésre (Cash-flow).
7. Javaslatok, ajánlások megfogalmazása - megvalósíthatósággal kapcsolatos következtetések.
8. Kockázatelemzés, érzékenységvizsgálat - a projektvégrehajtással kapcsolatos bizonytalanságok szisztematikus kezelése.

6.3.2. Cselekvési és ütemterv

A projektciklus-menedzsment szempontjából a cselekvési terv egy speciális dokumentum, bizonyos szempontból ugyanis az előkészítés (projektdefiniálás) szakaszához tarozik, de fontos szerepe van a projekt megvalósítása során is. Ahhoz, hogy a projekt beindításáról, elfogadásáról döntés születhessen, feltétlenül szükség van legalább a főbb tevékenységek és azok ütemezési tervének elkészítésére. A döntés megszületése után a projektmenedzsment első feladata a cselekvési terv és a hozzá tartozó költségterv átdolgozása, aktualizálása, finomítása.

A részletes ütemtervet - amely tartalmazza a nagyobb léptékű feladatcsoportok lebontását, az erőforrások és költségek, feladatok tevékenységekhez való hozzárendelését - célszerű egy projekttervező szoftverrel elkészíteni, ahogyan azt az előző fejezetekben láttuk.

A tervezés időszakában készülő első tervezet célja a projekt végrehajtásához szükséges tevékenységek alapadatainak rögzítése, azok sorrendjének és egymáshoz való viszonyának meghatározása.

Ekkor kell meghatározni a projekt sikerét alapvetően befolyásoló eseményeket, az úgynevezett mérföldköveket, amelyeket mintegy „útjelzőként" a projekttevékenységekben meghatározott előrehaladási pontként használhatunk. A mérföldköveknek később fontos szerepük van az ütemezésben, hozzájuk igazíthatjuk a részletesebb tevékenységeket, a menedzsmenttalálkozókat, megbeszéléseket, helyzetjelentéseket.

A cselekvési terv tartalmazza

• a tevékenységek, feladatok ütemezését;
• a tevékenység pontos megnevezését és egyedi azonosítóját;
• a megvalósítás helyszínét;
• az adott feladat elvégzéséért felelős szervezet, csoport vagy személy megnevezését;
• megjegyzéseket, a konkrét feladattal kapcsolatos speciális információkat.

6.3.3. SWOT analízis

Ahogyan azt a 2.1.5 fejezetben láttuk, a projekt előkészítő szakaszának egyik legfontosabb lépése az, hogy feltárjuk a meglévő problémákat, megindokoljuk a tervezett projekt szükségességét. A SWOT elemzést használhatjuk a projektötlet kidolgozása során azoknak a problémáknak az áttekintésére, amelyek indokolják a projekt beindítását, de alkalmas arra is, hogy ha már megszületett a döntés egy beruházásról, a vezetés számára gyors áttekintés készüljön a végrehajtás biztos, illetve bizonytalan pontjairól, az esetleges kockázatokról. A következő példában az elemzést a döntés előkészítésének fázisában alkalmazzuk.

Példa

Az autóiparban érdekelt TRANSPORT cég szervizelés és ügyfélszolgálat területen kívánja tevékenységét korszerűsíteni. A beruházás jelentős volumenű költséget jelent, a cégvezetés SWOT elemzést végez, mielőtt a fejlesztési projekt megkezdéséhez a végső döntést meghozná.

6.3.4. Logikai keretmátrix (Logframe Matrix)

A logikai keretmátrix a projektirányítás összefoglaló jellegű dokumentuma, mely a célok, a tevékenységek és az eredmények közötti logikai összefüggések feltárásával és elemzésével sokoldalú segítség lehet a projekttevékenységek végrehajtása során. A dokumentum fontosságát mutatja, hogy az - bár elkészítését tekintve a definiálás szakaszához tartozik - nem csupán a projekttervezés szakaszában használható, hanem a végrehajtás, majd a záró értékelés során is hasznosítható információkat tartalmaz. (A logikai keretmátrixról részletesebben lásd könyvünk 3.3.2. fejezetét.)