A projektek menedzselésének kulcsfontosságú területe a projektdokumentáció. A projekt sikerének alapfeltétele a döntések megfelelő szintű előkészítése, aminek biztosítéka a pontos, naprakész tájékoztatási rendszer és dokumentáció. A dokumentáció lehetővé teszi, hogy a projekt megvalósítása nyomon követhető legyen, az egyes tevékenységek eredményeit ellenőrizni lehessen.

A projekt tervezésének és megvalósításának minden fázisa konkrét, jól dokumentálható eredménnyel kell, hogy záruljon. A lezárult szakasz outputja a következő szakasz inputja lesz. A szigorú dokumentálás teszi lehetővé, hogy minden egyes munkaszakasz eredményét (termékét) szigorú minőségi ellenőrzésnek vessük alá.