Ahány rendezvény, annyi helyszín. Ez nem üres frázis, minden szervező tudja, hogy még a periodikusan ismétlődő rendezvények között sincs két teljesen egyforma, ebből egyenesen következik, hogy a tárgyi és személyi feltétele is rendre változik.

Minden rendezvényen dolgoznak szakmai szervezők és rendezvényszervezők; akkor ideális a helyzet, ha a két fél közösen alakít egy szervezőbizottságot és együtt dolgoznak, egymás munkáját segítve, de mindig szem előtt tartva a saját feladataikat.

A rendezvények általában sokszereplős események, ahol együtt dolgozik kongresszusi iroda, kongresszusi központ, szálláshelygazdák, tudományos társaságok, de legfontosabb lépés a PCO megléte.