4. Záró összefoglaló

iDevice ikon

Az ókortól kezdve beszélünk az utazások kialakulásáról, ami sajátos módon rendezvényekhez kötődik. Hiszen nem utaztak volna hosszú hetekig az emberek, ha nem lettek volna kíváncsiak az olimpiákra, kocsihajtó versenyekre. Természetes, hogy ezek az utazások magukkal hozták a fejlődést, kialakultak az első vendégfogadók, a mai szállodák, panziók ősei. A történelmi korok változásai leginkább az utazásokon mérhető le: amikor egy országban diktatúra van, vagy gazdasági válság, vagy túl erős vallási irányítás, akkor az utazások is ahhoz alkalmazkodnak. Arról már nem is beszélve, hogy a természeti katasztrófák, politikai zavargások, háborúk szinte teljesen lenullázzák egy adott terület, ország turistaforgalmát, s ezzel együtt a rendezvénypiac is alapjaiban megrendülhet.

A rendezvényszervezés az idegenforgalmi piac szerves része, mely piacot a kereslet határoz meg, de ne feledjék, a keresletnek és a kínálatnak mindig összhangban kell lennie egymással! Hiába szeretnénk több 15000-20000 fős tudományos kongresszust szervezni, ha pl. nincs megfelelő nagyságú kongresszusi központ, vagy technikai felszerelés, vagy a közelben elegendő szálláshely; az adott rendezvényt nem fogjuk tudni megrendezni. Ehhez még az is kevés, ha megfelelő számú és képzettségű szakemberrel rendelkezünk, akik képesek lennének összefogni és lebonyolítani egy ekkora kongresszust.

Napjainkban egyre több nagyvállalat, nemzetközi cég fordul rendezvényszervező irodához, céges rendezvényeik lebonyolítását bízzák rájuk, ahol legtöbb esetben teljes körű szolgáltatást vár el a megrendelő. Így érthető, hogy nagy szükség van a teljes körű szolgáltatást nyújtó cégekre, de a kisebb vállalkozások sem maradnak munka nélkül: nagyon sok családi, baráti összejövetelt ők szerveznek és bonyolítanak le (pl. esküvők, partik, bankettek, szórakoztató programok stb.).

A rendezvények résztvevői nem csak a vendégekből vagy kongresszusra érkező szakemberekből áll, hanem a rendezvényt kiszolgáló személyzetből, az arról hírt adó médiából, a szórakoztató műsorok szereplőiből, a meghívott előadókból, egy kulturális vagy sportrendezvényen az eseményt néző, hallgató közönségből is.

Ahhoz, hogy jelentős nemzetközi rendezvények helyszínéül a megrendelők egy adott országot válasszanak, az országnak fontos vonzerővel kell rendelkezni, hiszen ez az utazásoknak is a legfontosabb meghatározója. Magyarország vonzereje természet alkotta és ember alkotta vonzerőkre egyaránt építhet, hiszen sok mindenről híres ez a kis ország. A kulturális élete, művészeti emlékei, földrajzi fekvése, éghajlata, gyógyvizei, történelme és még megannyi egyedi szépség található itt, csak jól kell ezekkel gazdálkodnunk.

A rendezvények, melyek minden ország számára fontosak, nekünk is sokat jelentenek, nem is beszélve egy-egy nemzetközi rendezvény szervezési jogának elnyeréséről, ami nemzetközi elismerést is jelent.

A rendezvények csoportosítása azért fontos, hogy a legkülönbözőbb rendezvényeket a „helyükre tudjuk tenni", a főbb jellemzők alapján egy rendszert tudjunk magunknak felállítani, hiszen csak így lehet dolgozni a későbbiekben.

Először mindenképpen a megarendezvényekkel kell megismerkedni, bár Magyarország kevés megarendezvényt szervez (a különböző feltételek hiánya miatt). Mivel az utazások kezdete is megarendezvényhez kapcsolódik, ezek történetének megismerése, némelyik probléma boncolgatása bevezeti önt ebbe a különleges világba, ahol csak úgy lehet elkezdeni dolgozni, ha a rendezvényt (vagy rendezvénysorozatot, történetet) már ismeri, hiszensokkal érthetőbbek lesznek az elvárások a megbízók részéről.

Az olimpiák történetének ismerete feltétlenül szükséges, hiszen Magyarország is szerette volna az első újkori olimpia szervezési jogát elnyerni, s napjainkban is időnként hevesen fellángol a vágy egy olimpia helyszínének elnyerésére. Itt csak néhány - kiragadott - részletet próbáltam megmutatni a 2004-es olimpiából (a szervező szemével nézve).

A Mikulás-kupa (Santa Claus Cup) történetét azért fontos megismerni, mert az gyermekekről és az ifjúságról szól, s egy olyan küzdősportot mutat be, amivel gyógyítani is lehet. Ez a sportesemény a nagyrendezvények közé tartozik, de jelentősége felér egy megarendezvény jelentőségével.

S ha már sportrendezvényekről volt szó, akkor aktuális egy-egy helyszín megismerése is, hiszen minden rendezvénynél alapkövetelmény a legmegfelelőbb helyszín biztosítása. Ezt szolgálja a Papp László Sportaréna bemutatása, összehasonlítása a volt Budapest Sportcsarnokkal.

A megarendezvények körébe tartoznak a zarándoklatok (vallási események), jelentős történelmi évfordulók, fontos személyiségek (államfők, királyok stb. házasságkötései, temetései, koronázásai stb.), valamint a világkiállítások is. Ennek megismerése egy leendő rendezvényszervező számára elengedhetetlen, hiszen Magyarország is komolyan készült megszervezni egy világkiállítást, ami végül mégsem valósult meg.

A megarendezvények elengedhetetlen - s egyben kiegészítő - része a mega-attrakció, mely megléte a megarendezvény helyszínének közelében meghosszabbítja a rendezvényre látogatók tartózkodási idejét az adott országban (a helyszínen vagy annak közelében), s ezzel az adott ország bevételeit növeli.

Ahány rendezvény, annyi helyszín. Ez nem res frázis; minden szervező tudja, hogy még a periodikusan ismétlődő rendezvények között sincs két teljesen egyforma, ebből egyenesen következik, hogy a tárgyi és személyi feltétele is rendre változik.

A PCO, a meeting plenner, a kongresszusi iroda dolgozóira nagy felelősség hárul a rendezvények során. Először is meg kell nyerni a külföldi partnert, hogy Magyarországra hozza a rendezvényét, ehhez a PCO-k közreműködése szükséges.

Nem mindegy, hogy milyen rendezvényről van szó, hiszen egy kisebb rendezvény szervezésére a rendezvényszervező irodák vagy utazási irodák kongresszusi osztályai is képesek. Az is fontos, hogy milyen jellegű rendezvényről van szó, hiszen merőben különböznek a tudományos kongresszusok, a sportrendezvények, a kulturális rendezvények helyszínigényei, szervezésük tárgyi és személyi feltételei.

A technikai háttér, a rendezvénytechnika, a szavazástechnika, a tolmácstechnika, a vetítéstechnika mind más és más tárgyi feltételt követel, amit a rendezvény sikere érdekében maradéktalanul teljesíteni kell.

Ezek mellé kapcsolódnak az ajánlott kiegészítő szolgáltatások, kulturális programok, s azok a személyek, akik nélkül mindezt nem lehetne megvalósítani.