A szöveg legkisebb formai egysége a karakter. A karakterek közé soroljuk a betűket, a számjegyeket, szimbólumokat, írásjeleket és a szóközt is. Amikor a billentyűzeten leütünk egy billentyűt, akkor az annak megfelelő karakter bekerül a szövegbe. Ez a karakter a szövegszerkesztőben önállóan formázható. A karakterekből további összefüggő elemeket építhetünk fel (például szavakat).

Egy bekezdés alatt általában egy új gondolatcsoportot értünk. A bekezdés mindig új sorban kezdődik és az első sora gyakran beljebb van a többinél. A szövegszerkesztőkben bekezdésnek nevezzük a szöveg elejétől vagy az utolsó bekezdésjelet követő karaktertől egy bekezdésjelig tartó karaktersorozatot. A bekezdés itt is új sorban kezdődik és a beljebb kezdést is beállíthatjuk.

Szakasz alatt mindennapi szóhasználatban egy tartalmilag összefüggő szövegrészt értünk. Szövegszerkesztésben a „szakasz" szó alatt egy tipográfiai szempontból összefüggő egységet értünk. A szakaszok bekezdésekből épülnek fel. A bekezdésformázással a bekezdéseket környezetüknek megfelelően tudjuk alakítani.

A dokumentum az egy egységként kezelt és általában egy állományban tárolt szöveg, a formátumaival együtt. A dokumentum szakaszokból épül fel. Amikor begépelünk és megformázunk egy szöveget, akkor mindig egy dokumentumot hozunk létre.

Az élőfej és az élőláb a dokumentum oldalainak felső, alsó és oldalsó részén lévő terület. Élőfejbe és élőlábba szöveget és grafikus elemeket szúrhatunk be, illetve ezeket módosíthatjuk. Hozzáadhatunk például oldalszámozást, dátumot és időt, cégemblémát, dokumentum címét, egy fájlnak vagy szerzőjének nevét.

A lábjegyzetek és a végjegyzetek a nyomtatott dokumentumokban használt eszközök, amelyek magyarázattal, jegyzettel vagy hivatkozással látják el a dokumentum szövegét. A lábjegyzetekben elhelyezhetjük a hosszabb megjegyzéseket, a végjegyzetekben pedig a forrásokra utaló hivatkozásokat.