A formátum alatt a karakterek, betűk megjelenését, színét, szövegen belüli elhelyezkedését, illetve a bekezdések megjelenését értjük. További formajellemző a bekezdések előtti és utáni térköz nagysága, a margók mérete és igazítása. A formázást a kijelölt szövegrészen hajtjuk végre. A formátumok beállítására a szövegszerkesztőkben a Formázás eszköztárat vagy a Formátum menüt használjuk.

A karakter a dokumentum legkisebb egysége. A karakter formátuma meghatározza a karakter megjelenését és a helyzetét a többi karakterhez viszonyítva.

Megadhatjuk:

• a betűtípust,
• a betűméretet, és
• a betűstílust (dőlt, félkövér és aláhúzott, illetve ezek kombinációi).

A térköz és pozíció segítségével a karakterek szövegen belüli helyzetét és távolságát határozhatjuk meg. A betűk közötti távolság lehet normál, ritkított vagy sűrített. A karaktereknek a többi sorhoz viszonyított függőleges elhelyezkedése lehet normál, emelt és süllyesztett.

Fontos jellemzője egy bekezdésnek az előző bekezdéshez és az őt követő bekezdéshez viszonyított elhelyezkedése. Jellemző a bekezdéseken belüli sorok távolsága is. A bekezdések formázását a Formátum/Bekezdés paranccsal alakíthatjuk a Wordben.

Az igazítás a bekezdés sorainak az oldal bal és jobb széléhez való viszonyát szabályozza. Alapvetően négyféle igazítási mód van: balra, középre, jobbra, sorkizárt.

A sorköz a bekezdéseken belüli szövegsorok távolságát jelenti. A sortávolság a betűméret függvényében automatikusan állítódik, de a sorköz függhet attól is, hogy tartalmaz-e a sor valamilyen nagyobb méretű elemet.

A térköz a bekezdést megelőző és a bekezdést követőbekezdések távolságát határozzák meg. A hangsúlyozandó szövegrészeknél behúzásokat alkalmazhatunk.

Ha egy szövegrésznek kialakítottuk a formátumát, akkor alkalmazhatjuk azt egy másik szövegrészre is (formátum másolása).

Egy karaktert, bekezdést, kijelölt szöveget szegélyekkel és háttérmintázattal láthatunk el. A szegélyeket leggyakrabban bekezdések keretezésére használjuk.

Egy karaktert, bekezdést, kijelölt szöveget szegélyekkel és háttérmintázattal láthatunk el. A szegélyek érdekesebbé, díszesebbé, hangsúlyosabbá teszik a dokumentumunk egyes részeit. A szegélyeket leggyakrabban bekezdések keretezésére használjuk, a karakterszegélyek csak korlátozott szolgáltatást biztosítanak. A Wordben a karaktereket csak körbefuttatva lehet keretezni.