A Táblázatkezelés alapjai tantárgy keretében általában adatok kezelésével, rendszerezésével foglalkozunk, ezeket a feladatainkat táblázatok segítségével oldjuk meg. A táblázatok elkészítéséhez - számítógépes környezetben - táblázatkezelő programot használunk, melynek kezelését szintén elsajátítjuk.

Mi a táblázat?

Táblázat alatt (általában) egy kétdimenziós struktúrát értünk, amely sorokból és oszlopokból áll. Elvi felépítése rácsjellegű:

A táblázatnak mindig van egy egyedi elnevezése, amellyel hivatkozhatunk rá, például:

• a „T" táblázat, vagy
• az „Ismerőseim" adatai táblázat stb.

A táblázat sorokból és oszlopokból áll. A sorok és oszlopok metszéspontjában cellákat találunk.

A cellák a táblázatban soruk és oszlopuk megadásával azonosíthatók; például a fenti táblázat megjelölt cellájára a következőképpen hivatkozunk: [3,2]. A teljes hivatkozás tartalmazza a táblázat nevét is. Ha táblázatunk elnevezése: Ismerőseink, akkor ez Ismerőseim[3,2] formában íródik. A cellákra vonatkozó sor- és oszlopszámokat indexeknek nevezzük. Hogy melyiket írjuk először, megegyezés kérdése: a tantárgyunkban később alkalmazott Excel táblázatkezelő programban például az oszlopindex áll elől, és ezt követi a sorindex.

A táblázatban adott céljainknak megfelelően rendszerezett adatokat tárolunk. Az egyes adatokat a cellák tartalmazzák.

Mit tartalmazhat a táblázat?

Mint láttuk, a táblázatot adatok tárolására használjuk. Az adatok azonban különböző típusúak lehetnek: betűk, szövegek, számok, dátumok stb. Az adatok felhasználása, a velük elvégezhető műveletek köre az adatok típusától függ. Amikor adatokat helyezünk el egy táblázatban, az alábbiakat kell meggondolnunk:

• Mi a táblázat célja?
• A benne tárolt adatokkal milyen műveleteket akarunk végezni?
  • Milyen típusú adatokkal lesz dolgunk?
  • Milyen csoportosításban tároljuk az adatokat?
• Honnan és hogyan vesszük az adatokat?
• Lesz-e később is szükségünk az elkészített adattáblázatra?

A táblázatok celláiba tetszőleges típusú adatokat írhatunk, tőlünk függ, hogy a táblázat később áttekinthető, adatfeldolgozásra felhasználható lesz-e. Például az Ismerőseim táblázat tartalma, és felépítése lehet az alábbi:

Ismerőseim

 

NÉV	CÍM	TELEFON	SZÜLETÉSNAP	FOGLALKOZÁS
Kiss Lajos	1117 Budapest, Első u. 1. IV. 3.	06 30 2345462	1975. 11. 03	őstermelő
Nagy Elemér	1119 Budapest, Széles u. 2.	06 20 4354675	1958. 01. 13	munkaügyi előadó

 

A táblázat egyes cellái vagy cellacsoportjai a közvetlenül beírt, kiinduló adatokon kívül, műveletek rész- vagy végeredményeit is tárolhatják. A műveletek által előállított eredmények típusa a részt vevő adatok és műveletre jellemző eredménytípustól függ, például:

• a 2 + 2 művelet eredménye egész típusú szám lesz;
• a 2 + 2,5 eredménye ún. valós (törtrészt is tartalmazó) típusú lesz;
• az X / Y osztás (függetlenül a részt vevő adatoktól) mindig valós típusú lesz;
• a „Kutya" + „ól" művelet eredményének típusa szöveg lesz stb.

Mikor, mire használunk táblázatokat?

Táblázatba akkor foglalunk adatokat, ha azok valamilyen dologhoz, feladathoz kapcsolódva, logikailag összefüggésben állnak egymással. Ebből következik, hogy a táblázatokban valamilyen dolgokkal kapcsolatban:

• adatokat gyűjtünk,
• az adatokon végzett műveletekkel eredményeket állítunk elő és tárolunk.

Az adatok és eredmények felhasználása lehet:

• egyszemélyes
• táblázatokat felhasználhatjuk demonstrációs célokra is.

Mire szolgál a táblázatkezelő program?

A táblázatok tetszőleges módszerrel és eszközzel elkészíthetők, de a számítástechnika mai globális világában lehetőség szerint számítógépet próbálunk használni, mert:

• nagyobb tömegű adat esetében könnyebb azok tárolása,
• az adatok módosítása, beszúrása, hozzáfűzése, átstrukturálása - a papír alapú táblázatokkal szemben - nem igényli az egész táblázat újrarajzolását,
• az adatokon elvégzendő műveleteket számítógépes program támogathatja, ezzel rengeteg időt és más erőforrást takaríthatunk meg.

A számítógépes táblázatok előállításának, a bennük foglalt adatok feldolgozásának, az eredmények előállításának - vagyis összefoglalóan - a táblázatok kezelésének eszköze a táblázatkezelő program.

A tananyag elsajátításához szükséges szoftver

Tantárgyunkban a táblázatok kezeléséhez a Microsoft Excel táblázatkezelő programot fogjuk használni. Mivel a következő fejezetekben gyakorlatokat is végre fogunk hajtani, ezért ennek a programnak ott kell lennie számítógépünkön. Amennyiben nincs, a tanulás megkezdése előtt telepíteni kell azt.

A Microsoft Excel telepítése

Az Excel program a Microsoft cég Office programcsomagjának része. A programcsomagot tartalmazó telepítőkészlet rendszerint CD lemezen található. A CD behelyezése után a telepítőprogram automatikusan elindul. A telepítő indulása után kiválaszthatjuk az Office csomagból telepíteni kívánt alkalmazást. Célszerű az egész programcsomagot telepíteni, de ha nem a teljes csomagot akarjuk telepíteni, akkor válasszuk az Excel opciót, majd kövessük a telepítő program további utasításait.

Ha idáig eljutottunk, akkor - legalábbis technikai értelemben - készen állunk a táblázatkezelés tananyag elsajátítására.

A tananyag végén, a terminológiai szótárban megtalálja azokat a szavakat, melyek ebben az anyagrészben újnak számítanak, illetve az idegen szavak, kifejezések magyar megfelelőjét.

 

Sok sikert kívánunk a tanuláshoz!