A fejezet célja, hogy bemutassa a különböző szervezeti struktúrákat, azok előnyeit és hátrányait.

A szervezetek a rendszereknek egy olyan speciális részét képezik, melyek aktív kapcsolatban vannak egymással és környezetükkel, folyamatosan változnak, működésük fenntartására törekednek.

A lentebb leírt szervezeti formák alapnak tekinthetők, de bátran módosíthatók az aktuális igényeknek megfelelően. A legfontosabb, hogy mindig pontosan definiáltak legyenek a vállalaton belüli kapcsolatok, és ne a szervezeti formához alakítsuk a vállalatot, hanem a vállalat fejlődése és külső környezete (elsősorban a piac) változása alapján aktualizáljuk a szervezeti felépítést.

„A szervezetek olyan rendszerek, melyek meghatározott (autonóm) célkitűzések érdekében, különböző erőforrások igénybevételével összehangolt működésre képesek, és ennek megvalósításához belső irányítási funkcióval rendelkeznek." (Sediviné Balassa Ildikó, 1998)

A szervezetek olyan speciális tulajdonságokkal is rendelkeznek, melyek a rendszerekre általában nem jellemzőek az alábbiak szerint:

• a szervezetekben szükséges az emberi jelenlét,
• a szervezeteknek mindig van vezetőjük,
• ill. a szervezetek saját működésük szabályait képesek módosítani is, nem csak alkalmazni.

A továbbiakban vizsgáljuk meg a szervezetek működésének jellemzőit, típusait!

Napjainkban egyre több kisebb-nagyobb vállalkozás alakul. Léteznek olyan vállalkozások, amelyekben csak két ember dolgozik, de olyan is van, ahol több száz. Ezeknek a felépítése sokféle lehet.

A szervezet több ember rendszeres, szabályos együttműködését, egy közös cél elérésére irányuló erőfeszítését foglalja szabályozott keretekbe.

Jellemzői:

• munkamegosztás,
• hatáskör megosztás,
• koordináció.

Minden szervezetben munkamegosztás valósul meg. Ez azt jelenti, hogy a komplex feladatot felbontják elemi egységekre, és meghatározzák, hogy kiknek kell végrehajtaniuk az elemi részeket, illetve pontosan leírják a végrehajtás menetét. A munkamegosztás háromféle elv alapján jöhet létre:

• funkció alapján, ha az egész feladatot részfunkciókra tagolják,

• tárgyi alapon, ha a különböző termékek alapján bontják szét a feladatokat,

• régió alapján, ha valamilyen földrajzi tagolódás a munkamegosztás alapja.

 

 

Attól függően, hogy az egyes munkavégző egységekben a munkamegosztás hány elv alapján történik, létezik:

• egydimenziós szervezet, amelyben egyszerre csak egy elv szerint osztják meg a feladatokat, ill.
• többdimenziós szervezet, amelyben párhuzamosan több munkamegosztási elvet is használnak (pl. mátrix szervezet).

Attól függően, hogy a munkavégzést egy vagy több szervezeti egység irányítja, megkülönböztethetünk egyvonalas és többvonalas szervezeteket. 

A szervezetek vezetőinek különböző a hatáskörük, azaz különböző intézkedések meghozására van joguk, különböző erőforrásokkal gazdálkodhatnak. Általában a vezetők a hatékonyabb munka érdekében megosztják a saját hatáskörük bizonyos elemeit az alájuk rendelt vezetőtársaikkal.

• A szervezeten belül az egyes egységeket általában csak egy vezető irányítja. Ez a vezető határozza meg, hogy mi legyen a feladat a munkamegosztás során. Az ilyen szervezetet nevezzük egyvonalas szervezetnek (pl. lineáris szervezet).
  Egyvonalas szervezetnél a függelmi (a beosztottak és a vezetők közötti alá- és fölérendeltségi) kapcsolat és a szakmai irányítás nem különül el. A lefelé történő feladatkijelölés és a felfelé történő jelentés ugyanazon az útvonalon történik. Előnye: egyértelmű az alá- és fölérendeltség, a felelősség. Hátránya: a vezetőket nagyon megterheli a koordinációs feladat, nagy mélységi tagozódás esetén hosszú az utasításkiadás útja, személyes függőség jön létre felettes és beosztott között.
• létezhetnek egy szervezeten belül olyan egységek is, amelyeket egyszerre nem csak egy vezető irányít. Az ilyen típusú szervezetet többvonalas szervezetnek szokás nevezni (pl.: funkcionális szervezet).

Többvonalas szervezetnél a függelmi és szakmai kapcsolatok részlegesen vagy akár teljesen elkülönülnek. (Pl.: Elképzelhető, hogy egy vállalatban egy csoportvezető irányítja a beosztottakat /függelmi kapcsolat/, de a csoport munkáját a fejlesztési igazgató is befolyásolhatja /szakmai kapcsolat/.) Előnyei: nagyfokú specializáltság érhető el, közvetlenek az utasítási és információs utak. Hátránya: problémákat okozhat a kompetencia (illetékesség) és a felelősség elhatárolása, a szakmai konfliktusok személyesekké válhatnak. 

Nagyon fontos a szervezetek működését tekintve a koordináció. Ezen azt a tevékenységet értjük, amely segítségével gondoskodnak az egyes egységek közötti informálásról, tájékoztatásról, összehangolásról. Hiánya az azonos tevékenységek többszöri végrehajtását (ún. párhuzamos tevékenységeket), vezetői intézkedési problémákat, a szervezeti egységek széthúzását okozhatja.