A munkalap adatainak grafikus ábrázolási formáját diagramnak nevezzük. A diagramok megkönnyítik az adatok leolvasását, kiértékelését, elemzését és összehasonlítását. Az adatokat szemléletesen mutatja be. A munkalap celláiban lévő értékek (melyeket kijelöltünk) csoportjait sávok, vonalak, oszlopok, körcikkek, pontok stb. formájában jeleníti meg.

Adatsor: a kijelölt terület egy sorából vagy egy oszlopából származó, összetartozó adatok együttese. Egy diagram több adatsort is tartalmazhat, a kördiagramok azonban csak egy adatsort. Az adatsorok elkülönítése érdekében a program minden adatsornak különböző színt ad, amelyet a későbbiekben természetesen módosíthatunk.

Egy diagram létrehozását az ábrázolandó adatok kijelölésével célszerű kezdenünk. Ha a munkalapon lévő összes járművet ábrázolni szeretnénk, akkor a táblázat címe kivételével az egész táblázatot egyszerűen kijelölhetnénk. A kijelölés után válasszuk a Beszúrás menü Diagram parancsát, vagy kattintsunk a Szokásos eszköztár Diagram varázsló gombjára!

A megjelenő Diagramvarázsló párbeszédablakban, négy lépésben adhatjuk meg a létrehozandó diagram beállításait.

A Diagramtípus listából tetszés szerint válogathatunk, hogy milyen típusú diagramot szeretnénk készíteni (oszlop, sáv stb.). Miután kiválasztottuk a megfelelő diagramtípust, akkor annak Altípusai közül válogathatunk.

A varázslóval második lépésében a diagramon ábrázolt adatokkal kapcsolatos beállításokat pontosítjuk. Az Adattartomány fül Tartomány mezőjében, a mező végében található ikonra kattintva módosíthatjuk a kijelölt tartományt, illetve ha a kijelölést elmulasztottuk, akkor itt pótolhatjuk azt. Az adatsorok rádiógomboknál kiválaszthatjuk, hogy az adatsorok milyen formában helyezkedjenek el táblázatunkban: Sorokban vagy Oszlopokban. Az Adatsor fülön adatsorokat adhatunk meg, illetve távolíthatunk el diagramunkból, valamint módosíthatjuk az adatsorok tartományát. Új adatsort a Hozzáadás gombra kattintva vehetünk fel, illetve egy adatsor eltávolításához az Eltávolítás gombot alkalmazzuk. A Név mezőben adhatjuk meg adatsorunk elnevezését. A kategóriatengely (X) feliratai mezőben a kategóriatengely feliratát adhatjuk meg, illetve módosíthatjuk.

Harmadik lépésben a diagram megjelenítéséhez kapcsolódó további beállításokat adhatunk meg hat fülön. A Címek lapon begépelhetjük a Diagram címét, valamint az X és Y tengelyek feliratait. A Tengelyek fülön ki illetve be tudjuk kapcsolni a tengelyek adatainak láthatóságát, vagyis azt, hogy megjelenjenek-e vagy sem. A Rácsvonalak fülön a vízszintes és függőleges rácsvonalak megjelenítését szabályozhatjuk. Ezek a rácsvonalak az egész rajzterületet behálózzák. A rácsvonalak segíthetik az oszlopok értékeinek leolvasását, ha azok nem lettek megjelenítve (a Fő vezetőrácsokat kapcsoljuk ki). A Jelmagyarázat fülön a Jelmagyarázat látszik jelölőnégyzettel tudjuk be- és kikapcsolni a jelmagyarázatot. Az Elhelyezés keretben megadhatjuk, hogy a jelmagyarázat hol helyezkedjen el a diagramhoz képest. A Feliratok fülön az Adatfeliratok keretben kiválaszthatjuk, hogy egy adatsorhoz, egyedi adatponthoz, vagy a diagram összes adatpontjához milyen felirat szerepeljen (érték, felirat, százalék stb.). Az Adattábla fülön az Adattábla jelölőnégyzet bekapcsolásával a kijelölt táblázatrészt tudjuk megjeleníteni a diagram alatt.

A diagram varázsló utolsó lépésében két lehetőség közül választhatunk: Objektumként itt: a mellette lévő legördülő listából kiválasztott munkalapra szúródik be diagramunk. Új munkalapon: a diagramnak az Excel egy új munkalapot (diagramlapot) nyit, melynek a nevét a mellette lévő szövegdobozban megadhatjuk, és ott kerül létrehozásra a diagram. (Ha nem adjuk meg a nevét, akkor az Excel azt az általa felajánlott néven, DiagramX néven hozza azt létre)

Ha a diagram valamely elemének a betűtípusát, betűstílusát, betűméretét, betűszínét és az elem hátterét akarjuk formázni, akkor egyszerűen kattintsunk rá egyszer, így a diagram elem kijelölésre kerül (szövegdoboz), és az eszköztár segítségével már formázhatjuk is.

Ha a diagramelemeket más módon is formázni kívánjuk (pl. elforgatni a kategóriatengely feliratát), akkor kattintsunk egerünk jobb gombjával a kívánt elemre! A megjelenő helyi menüből válasszuk a Formázás menüpontot! A menüpont kiválasztása után a kiválasztott elem nevével azonos nevű menüpont és formázása parancs jelenik meg (például: Tengelycím formázása, Adatfeliratok formázása stb.).

Ha diagram létrehozásánál elfelejtettük például a diagram címet begépelni, akkor válasszuk a Diagram menü Diagram beállításai menüpontot! A megjelenő (már ismert) párbeszédablak Címek, Feliratok és Jelmagyarázat fülein ezeket a hiányosságokat pótolhatjuk.

Valamely diagramelem törléséhez kattintsunk rá egyszer, majd nyomjuk meg a DELETE billentyűt!

Beágyazott diagramobjektum esetén jelöljük ki a diagramot a diagram üres területére kattintva, majd üssük le a DELETE billentyűt! Ha azonban a diagram önálló diagramlapon helyezkedik el, akkor kattintsunk a törlendő diagramlap fülére, majd adjuk ki a Szerkesztés menü Lap törlése parancsát!

Ha diagramunkat egy újabb adatsorral szeretnénk bővíteni, akkor a Diagram menü Adatsor hozzáadása parancsát válasszuk. A megjelenő párbeszédpanelen vagy begépeljük a Tartomány mezőbe az új adatsor hivatkozását, vagy az ikonra kattintva kiválasztjuk a munkalapot, és ott kijelöljük a tartományt.

Ha a már elkészített diagramunk típusát vagy altípusát meg szeretnénk változtatni, akkor válasszuk a Diagram menü Minták parancsát, és a megjelenő párbeszédablakban válasszuk ki az új típust.

Egy diagram áthelyezéséhez kattintsunk a diagramra, majd válasszuk a Diagram menü Hely parancsát! Két lehetőség közül választhatunk: a helyben létrehozott diagramot Új diagram munkalapra helyezhetjük át, az Új munkalapon opció választásával; illetve az Objektumként itt legördülő listában kiválaszthatjuk, hogy melyik munkalapra szeretnénk áthelyezni.