Ha adatainkat archiválás vagy későbbi feldolgozás céljából hosszabb távon tárolni akarjuk, akkor ehhez adathordozókat (például lemezeket) használunk. Az adathordozókon az adatok állományokba szervezve helyezkednek el.

A hosszú távú (más szóval perzisztens) adathordozón tárolt, valamilyen szempontból összetartozó adathalmazt adattárnak vagy állománynak, elterjedt idegen szóval fájlnak nevezzük. Az állomány fogalom használata szempontjából az adathordozó fizikai jellege (agyagtábla, papír, flopi, CD) lényegtelen.

Egy-egy állomány olyan adathalmazt tartalmaz, amelynek adatai valamilyen szempontból összefüggnek, összetartoznak (pl. adatbázis).

Az állományokban az adatok egymás után (szekvenciálisan, vektorszerűen), legtöbbször rögzítésük sorrendjében tárolódnak. Az adatok tárolása, illetve későbbi, állományokból való visszanyerése állománykezelő műveletek segítségével történik - ezeket a műveleteket a feldolgozó programok vagy saját maguk, vagy adatbázis-kezelő program segítségével végzik el.

Azt, hogy milyen szerkezetű, formátumú állományokban tároljuk adatainkat, mi, illetve az általunk használt program dönti el - használhatunk szöveges állományokat, bináris állományokat.

Bonyolult kapcsolatokat megvalósító, összetett adat-visszakereső módszereket igénylő adatbázis-állományok esetében általános az adatbázis-kezelők használata. Az adatbázis-kezelők különböző belső logika szerint kezelik az adatbázisokat - az uralkodó megoldás ma a relációs adatbázis és a relációs adatbázis-kezelők. A relációs adatbázis az adatokat táblázatokban tárolja (lásd videotéka példánk). Fizikai megvalósításában a táblázatok lehetnek különálló állományokban, de lehet az egész adatbázis egyetlen állományban is.

Az állományok kezelését (adatok beírása, kikeresése) programunk vagy az adatbázis-kezelő az operációs rendszerrel együttműködve végzi (a tényleges állomány írási-olvasási műveleteket az operációs rendszer végzi el).