Kommunikációs kapcsolat igen sok formában és módon jöhet létre, sőt a résztvevők száma is változatos lehet. Ezért a kommunikáció formáit meghatározhatjuk a résztvevők száma szerint. Így az alábbi főbb típusokat különíthetjük el.

5. ábra

1. Az intraperszonális, azaz személyen belüli kommunikáció a leggyakoribb. Hiszen mindannyian „megbeszéljük" magunkkal a mindennapi teendőnket, végiggondoljuk egy-egy napunkat, cselekedetünket, de ha tanulunk, akkor is önmagunkkal kommunikálunk. Most, hogy Ön itt ül a számítógép előtt, és tanulja a kommunikáció formáit, esetleg jegyzeteket készít, elgondolkodik egy-egy fogalmon, esetleg elkalandozik a gondolata valami megoldandó problémájára, netán minősíti az olvasottakat, ez mind-mind személyen belüli, azaz intraperszonális kommunikáció. A kommunikációnak ez a formája nem egyszerűen csak azt jelenti, hogy „magunkban beszélünk". Ez a folyamat sokkal összetettebb, hisz ezen a módon oldjuk meg belső problémáinkat, konfliktusainkat, tervezzük meg a jövőt, élünk meg belső érzelmi katarzisokat, értékeljük magunkat és másokat. Ilyenkor a kommunikációban csak egy személy vesz részt, azaz ugyanaz a személy a feladó és a címzett is. A mondandó megtervezése, elgondolása, pontos megfogalmazása nem igényel előzetes megszerkesztést, bárhol és bármikor történhet, amikor alkalmunk van egyedül lennünk, nem figyelnünk a körülöttünk levő emberekre, eseményekre. A kommunikációnak ez a formája a legteljesebb és a legintimebb.

2. Az interperszonális, azaz a személyek közötti kommunikáció létrejöhet két vagy több ember között. A résztvevők számától függően elkülönítjük:

• A kétszemélyes kommunikációt, amely mindig két ember között jön létre. A résztvevők állandóan szerepet cserélnek, visszajelzést adnak társuknak az elhangzottakról. Figyelnek egymásra, próbálják megérteni a másikat, annak az üzeneteire válaszolni, a problémáit megoldani. A felek egymással információkat közölnek, kérdéseket tesznek fel, hogy hiányos ismereteiket, tudásukat kiegészítsék. A kommunikációnak ez a formája legtöbbször bensőséges, személyes jellegű. Ilyen a mindennapi kommunikációink nagy része, például egy baráttal, testvérrel, szülővel, rokonnal történő beszélgetés. De létrejöhet a kétszemélyes kommunikáció hivatalos helyzetben is, mint például egy ügyintézővel, az iskola igazgatójával, egy szaktanárral vagy egy ügyféllel történő megbeszélés során, egy szóbeli vizsga alkalmával. Ekkor már a kommunikációt távolságtartó, hivatalos, a bizalmaskodástól mentes magatartás jellemzi.
• A csoportos kommunikációt, melyben kettőnél többen vesznek részt, de általában tíz, tizenöt főnél nem többen. Ennek a kommunikációs formának is jellemzője, hogy a résztvevők egyaránt betölthetik a feladó és a címzett szerepét, a jelenben történik az információcsere. A kommunikáció lehet itt is személyes, baráti jellegű, pl. egy baráti társaság, a család tagjai, a munkatársak közötti beszélgetés, vagy hivatalos formájú (pl. tanóra, munkahelyi megbeszélés, értekezlet). Az interperszonális kommunikáció bármelyik formájáról is legyen szó, a felek közötti kapcsolatot minden esetben jellemzi a személyesség, a jelenidejűség, a megfigyelés, vagyis a kommunikációs partner(ek) jelenlétének, reakcióinak követése, az elhangzott tényekből, eseményekből, a résztvevők viselkedéséből, reagálásaiból levont következtetés. Minden esetben jelen van az az elképzelés, szükséglet, amely létrehozta, fönntartja a kommunikációt, illetve az a cél, amely elérésért létrejött, fennáll a kommunikáció. Gondolja csak el, ha Ön például szeretné a helyi vállalkozók támogatását megnyerni egy iskolai rendezvény létrehozásához, akkor a velük folytatott beszélgetést, megbeszélést mindaddig igyekszik fönntartani, amíg nem kap tőlük pozitív választ. A személyek közötti kommunikációnak bármelyik formájáról is legyen szó, a felek közötti kapcsolatban mindig jelen vannak az érzelmek is. Ezek lehetnek a témától, a partnerek közötti viszonytól, a témához való hozzáállásuktól függően pozitívak vagy negatívak. Az ügyes és hatékony kommunikátor kezelni tudja érzelmeit, fel tudja mérni a helyzetet, hogy mikor és milyen érzelmeket mutasson meg. Persze nem egyszer előfordul velünk a mindennapi, de még a munkahelyi kapcsolatainkban is, hogy ezeket az érzelmeket nem tudjuk irányítani. Fontos, hogy a kommunikációt minden esetben a felek részéről a nyitottság, az elfogadás jellemezze. Legyünk képesek a másik gondolatait, ötleteit meghallgatni, befogadni és elfogadni is! Az interperszonális kommunikáció a felek között általában vagy bensőséges, vagy formális. A közlő és a hallgató szerepek állandóan váltakoznak; nem stabil a szereposztás. Mindkét formájában van lehetőség a visszajelzésre, ez a kétszemélyes kommunikáció esetében kicsit több, mint a csoportosban. Az elhangzó üzeneteket nem kell előre megszerkeszteni, kivételt képeznek a hivatalos tárgyalások, megbeszélések. De ebben az esetben sem lehet szó szerint előre leírni, elgondolni, betanulni mindent. Ilyenkor jó, ha van egy tervünk, vázlatunk arról, hogy mit fogunk mondani, milyen érvekkel támasztjuk alá mondandónkat.

3. A nyilvános kommunikáció mindig hivatalos. Tipikus formája az előadás. A résztvevők száma itt már tíznél több fő. A feladó és a címzett (címzettek) szerepe általában pontosan meghatározott, a szerepek nem cserélődnek. A feladó mindig valamilyen céllal, meghatározott feladattal vesz részt a kommunikációban. Ezért előre megtervezve, megalkotva közli mondandóját a hallgatókkal. Nem ritka, hogy az üzenetet, amelyet át akar adni, előre írásban rögzíti, s ezt felolvasva adja át hallgatóinak.

4. A tömegkommunikációban már nagyon sokan vesznek részt. A szerepek meghatározottak, s semmiképpen nem cserélhetőek föl. A tömegkommunikáció célja, hogy különféle módon, különböző, változatos eszközök segítségével, minél többféle csatornán, minél gyorsabban és minél szélesebb tömeget tájékoztasson, befolyásoljon. A tömegkommunikáció legjellemzőbb formái a sajtó, a rádió, a televízió és a számítógép.