A projekt érdekeltje (angolul stakeholder) az a személy vagy embercsoport, akinek valamilyen érdekeltsége fűződik a projekthez, nevezetesen:

• aki befolyásolja a projekt megvalósulását,
• akire a projekt hatással van.

Lehetnek:

• külsők pl.: vevő, beszállító, alvállalkozó
• részben belsők: menedzserek, különböző funkcionális egységek
• belsők: projektmenedzser, projekttagok

Projektmenedzser (PM)

A projektmenedzser felelős a teljes projektért, a projektben végzett munkáért, a kitűzött célok eléréséért. Irányítja, ellenőrzi, értékeli az egyes csapatok munkáját, és rendszeresen tájékoztatja a projektfelügyelőt az előrehaladásról, ill. a pillanatnyi állapotról, a döntést igénylő kérdésekről. A projektmenedzser az a személy, aki elsősorban a projektfolyamat kézbentartásában, a projektteam vezetésében járatos.

A jó projektmenedzser ismérvei:

• pozitív gondolkodás
• jó általános vezetői készség
• megfelelő szervezői képesség
• kitűnő kommunikációs készség
• széleskörű és nagyvonalú szakmai ismeretekkel rendelkezik
• a tervezési, ellenőrzési és dokumentációs módszerek alapos ismerete
• a vállalat megfelelő ismerete
• feladatátruházás és hatáskörmegosztás képessége
• képesség a teammunka vezetésére
• készség a tények összekapcsolására, elemzésére, csoportosítására és következtetések levonására
• különbséget tud tenni a lényeges és a lényegtelen között
• képesség a távlati cél szem előtt tartására és a stratégiai problémák gyors felismerésére
• konfliktusok esetén szembenéző és nem elkerülő magatartás
• emberismeret, szakértelem a személyi kérdésekben

Feladatai:

• kommunikáció biztosítása a projektszereplők között
• felelősségek, hatáskörök meghatározása
• megfelelő munkalégkör kialakítása
• konfliktuskezelés
• munkavégzéshez a személyi és tárgyi feltételek megteremtése
• részvétel a projekt tervezésében: célmeghatározás, feladatfelbontás (WBS), erőforrás, határidő meghatározása
• a projekt eredményeiről történő jelentés készítése
• a csapat (team) munkájának irányítása
• ellenőrzi a projekt végrehajtását, nyomon követ, dokumentál

A projektmunkacsapat (team)

A projekt sikerét jelentős mértékben meghatározza az, hogy milyen a munkacsapat összetétele. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a team akkor igazán produktív, ha abban egyszerre többféle munkastílusú tag van, azaz a csapatban egyaránt vannak

• szakmailag naprakész,
• gyakorlatias,
• kreatív,
• precíz,
• kritikus,
• nyitott

egyéniségek.

A komplett projektterv elfogadásával kialakul, véglegessé válik a projekttagok csoportja. Az általuk elvégzendő tevékenység(ek) időtartamától függően más és más időpontokban és időtartamban vesznek részt a projekt munkájában. A team tagjai nemcsak a vállalat dolgozói lehetnek, hanem külső személyek is, pl. beszállítók vagy ügyfelek. A teamek ideiglenesen jönnek létre, ezért fontos, hogy a tagok tanuljanak meg együtt dolgozni, kommunikálni egymással.

A projektcsapat időbeli felépítése:

1. alakulás
2. ütközés
3. normalizálódás
4. teljesítés
5. lezárás

Feladatai:

• A rábízott tevékenységek, feladatok végrehajtása határidőre, megadott költségkereteken belül, a rendelkezésre álló erőforrások felhasználásával, az előírt minőségi elvárásoknak megfelelően.
• A feladatához szükséges inputokkal szembeni elvárások pontos meghatározása.
• Információ átadása adott tevékenységek, feladatok végrehajtása során felmerülő változásokról a követő tevékenység felelősének.
• A tevékenységek, feladatok végtermékének átadása.
• Beszámoló a projektmenedzsernek a kommunikációs tervben megfogalmazottak szerint.

Hatásköre:

• Javaslatot tehet a projektterv módosítására, megfelelő indoklással alátámasztva.
• A rábízott tevékenységek, feladatok keretein belül önállóan dönt azok végrehajtásáról.

Menedzsment

A projekt sikeréhez nagyban hozzájárul a csoportvezetők, helyettesek funkcionális szerepe. A menedzsment meghatározza a projekt célját, a projektmenedzser pedig ez alapján elkészíti az elemzés során a tevékenységfelelős vagy munkakör-munkafolyamat mátrixot, melynek segítségével egyértelművé válik, hogy melyik részleg mivel foglalkozik, és ki a felelős. A menedzsment segít a személyzettel és a teljesítménnyel kapcsolatos feladatok megoldásában. A projektmenedzsernek szoros kapcsolatot kell kiépíteni a menedzsmenttel, fontos a folyamatos kommunikáció. A projektmenedzser beszámolókat készít a menedzsereknek, illetve részt vesz a projekt definiálásában, megtervezésében, irányításában is.

Szponzor, projektfelügyelő

A megrendelő képviselője. Az ő felelőssége, hogy megfelelő hatáskört biztosítson a projektirányító bizottság és a projektvezető részére a projekt céljainak maradéktalan megvalósítása érdekében. A projektfelügyelő annak a területnek a felelős vezetője, amelyet a projekt célkitűzései leginkább érintenek, (pl. ágazati igazgató, igazgató stb.). Egy személy egyidejűleg több projektnek is lehet a felügyelője.

Feladatai:

• részvétel a tevékenységfelelős mátrix elkészítésében
• kapcsolattartás a funkcionális menedzsmenttel
• a projekt maradéktalan megvalósításáért a projekt érdekeinek megvédése
• a felmerülő problémák megoldása a projektmenedzserrel együtt

Megrendelő

Az a személy,

• aki dönt a projekt indításáról,
• akinek a költségvetéséből fedezik a projektet,

akinek a legnagyobb befolyása van a dolgok megvalósítására, pl.: vezérigazgató, ágazati igazgató, vezetői értekezlet, egy részvénytársaság operatív irányító testülete stb.