1.4. A projekt szervezeti formái
A projekt mindig valamilyen szervezet keretein belül - egy meglévő intézményben, egy vállalatnál, egy cégen belül, vagy az adott projekt kapcsán létrehozott csoportosulásban -, úgynevezett projektszervezetben valósul meg.
A projektszervezet az adott feladat megoldására létrejött csoportosulás, amelynek munkatársi gárdája nem feltétlenül munkahely szerint, hanem az adott feladat célkitűzései alapján szerveződik. A munkát kisebb projektek esetében egyetlen személy - a projektkoordinátor -, nagyobb projekteknél egy gazdasági és szakmai vezetőkből álló csoport, a projektmenedzsment irányítja.
2. ábra
Projektmenedzser hatásköre a szervezeti stuktúrákban
Az alábbiakban azokat a szervezeti formákat mutatjuk be, amelyek a projektek megvalósítása során leggyakrabban előfordulnak.
Funkcionális szervezet
Ezt a szervezeti formát egyértelmű hatáskör és jelentés jellemzi. A szervezeten belül a munkamegosztás és hatáskörmegosztás az egyes funkciók alapján történik. Jellegét tekintve egydimenziós és többvonalas szervezeti típus. E szervezeti felépítés előnye, hogy a specializáció által nagy termelékenység érhető el. Hátránya viszont, hogy növekvő termékválasztéknál nő a koordinációs költség is.
3.
ábra
Funckionális szervezet
A szaggatott vonal a kommunikációs csatornát jelenti, a bekarikázott személyzet pedig a teamtagokat. Ebben a szervezeti formában a projektnek nincsen tényleges vezetője, nincs projekttulajdonosa. Projekt esetén rugalmatlan szervezeti forma.
Projektkoordinálás, átfedési mátrixszervezet
Kisebb feladatok elvégzéséhez nincs feltétlenül szükség különálló projekt létrehozására. Elegendőnek bizonyulhat az, ha egy embert kineveznek projektkoordinátornak, aki a projekt tagjainak a munkáját irányítja. Ebben az esetben a projekt tagjainak nem kell a saját munkahelyüket elhagyni, a mindennapi teendőik mellett végezhetik a projektbeli tevékenységeiket is. Ezt a mátrix és a funkcionális szervezeteknél is alkalmazzák, de inkább az utóbbira jellemző, mivel a funkcionális egységeknél kicsi a projektmenedzser hatásköre. A felelősség megosztott, a projektvezető felel a projektért, a szervezeti egységek vezetői pedig a munkatársak irányításáért.
Előnyei:
- felelősség megosztása
- biztonságos
- a tagoknak nem kell kiválniuk a szervezetből
Hátrányai:
- legalább két vezető irányít
- hatásköri konfliktusok alakulhatnak ki
4. ábra
Projektkoordinálás mátrix szervezettel
Rendelkezésre bocsátási mátrixszervezet
A projekttagokat a szervezeti egységből választják ki, egyértelmű a projekt vezetőjének felelőssége és döntési jogköre, a projekttagok csak a projektvezetőjüktől kaphatnak utasításokat. A résztvevők csak a projektfeladatukon dolgoznak, így a projekt időtartama alatt az eredeti szervezeti formából, munkakörből „kiesnek", csak a projekttel foglalkoznak.
Tiszta projektszervezet
Nagyszabású, összetett feladatok esetén az érdekelt vállalat(ok) vezetői a projekt megvalósításával egy kifejezetten erre a célra létrehozott, szakértőkből álló csoportot bíznak meg, és a projektvezetőt széles hatáskörrel ruházzák fel. Ennél a formánál a feladat annyira összetett, hogy érdemes egy külön e célra létrehozott csoportot megbízni a feladat ellátásával, így egy független, szakértőkből álló projektet hoznak létre. A vállalat vezetője választja ki a projekt dolgozóit.
Integrált projektszervezet
Az integrált szervezet a tiszta projekttől, projektszervezettől a feladatmegosztás módjában különbözik. A projektvezető feladatát ebben az esetben a „ki, mit, mikor" kérdések jelentik. A vállalat vezetője csak a projekt vezetőjét választja ki, a többi munkatárs és a munkatársak feladatának koordinálása a projektvezető feladata.
5.
ábra
Projektorientált szervezet