Tevékenységfa

A tevékenységfa a projekt folyamatainak hierarchikus szerkezetét ábrázolja. Nevezhetnénk WBS struktúrának, diagramnak is (WBS - Work Breakdown Structure: Tevékenységstruktúra).

16. ábra
Tevékenységfa

Logikai keretmátrix

A PCM-ben a projekttervezéshez és -irányításhoz használt alapeszköz a Logikai Keret Módszertan (Logical Framework Approach - LFA), vagy Logikai Keretmátrix (LKM), röviden logframe.

Az LKM hatékony eszköz arra, hogy az érdekcsoportok azonosítsák és elemezzék problémáikat, valamint meghatározzák azokat a célokat és elvégzendő tevékenységeket, amelyek a problémák megoldásához szükségesek. A „logikai keret" struktúra alkalmazásával a tervezők tesztelhetik a javasolt projektterveket, azok relevanciájának, megvalósíthatóságának és fenntarthatóságának biztosítása érdekében. Ennek alapján történik a cselekvési tervek elkészítése, valamint a monitoring rendszer és az értékelési keretrendszer kialakítása.

Az LKM két szakaszból áll:

• elemzési szakasz
• tervezési szakasz

A végrehajtás és az értékelés során is használható: alapul szolgál a projekttervezéshez és a monitoring rendszer kialakításához a végrehajtási szakasz során, továbbá keretet ad az értékeléshez. A folyamat során elkészülő mátrix az LKM fő outputja. Megfelelő használat esetén az LKM segítséget nyújt a tevékenységek, eredmények, célok és célkitűzések közötti logikai összefüggések jobb áttekintéséhez, legalábbis a kellően tájékozott felhasználó számára.

A LKM-et a projekttervezés és -költségvetés struktúrájának és céljának meghatározásához kell használni, de nem szabad rugalmatlanul és akadályt jelentő eszközként kezelni.

Az LKM tulajdonságai

• Összehozza az érdekcsoportokat az elemzési szakaszban a problémák, célok és stratégiák megvitatására, arra ösztönzi az érdekelteket, hogy gondolják át saját elvárásaikat és azt, hogy azok hogyan valósíthatók meg.
• A projekttervek belső logikájának ellenőrzésére szolgál.
• A tervezők nem kerülhetik ki a projekt megvalósíthatóságát befolyásoló kritikus feltételezések és kockázati tényezők azonosítását és a projekt monitoringjához és értékeléséhez szükséges mutatók, indikátorok és információs források meghatározását. Mindezek az információk egyetlen dokumentumban kerülnek összegzésre.
• Az LKM egy négy oszlopot és négy sort tartalmazó mátrix (legegyszerűbb formájában). A vertikális logika a projekt tevékenységét, az okozati összefüggéseket és a fontos feltételezéseket illetve a projektmenedzser befolyásolási körén kívül eső bizonytalansági tényezőket határozza meg. A horizontális logika a projekt hatásainak és a projekt által felhasznált erőforrások méréséhez kapcsolódik, a főbb mérési mutatók és a mérések ellenőrzéséhez szükséges eszközök meghatározásán keresztül.

A projekt előkészítése és tervezési szakasza során keletkezett részeredményeket egy mátrixban lehet összesíteni, amelyik logikusan elrendezve mutatja meg a projekt legfontosabb aspektusait. Az alábbi mátrixnak négy sora és négy oszlopa van.

17. ábra
Az LKM felépítése

A logikai keretmátrix hasznos mindazoknak, akik előkészítik, tervezik és végrehajtják a projektet. Használatával jól tagoltan, strukturáltan, világos, egységesített formában lehet a célokat meghatározni és megjeleníteni. Ha maga a koncepció nem meggyőző, vagy a logikai kapcsolat gyenge, akkor a logikai mátrixból kitűnik az ellentmondás.

A projekt tervezési szakaszában a projekt célját tovább fejlesztve gyakorlati, operatív terv készül, a tevékenységek és a források részletes lebontásra kerülnek időterv alapján is, ami már kész a végrehajtásra. Ebben a szakaszban készül el a mátrix.