Miután az előző tervezési módszerekkel átfogó képet kapunk a projekt megvalósításához szükséges feladatokról, következő lépésként konkrétan meg kell határoznunk a végrehajtás egyes lépéseit, el kell helyeznünk az időben az egyes munkafeladatokat, vagyis el kell készítenünk a projekt ütemtervét. A tervezés során előre át kell gondolnunk például azt, hogy melyek azok a tevékenységek, amelyeket egymással párhuzamosan, egy időben el lehet végezni, és melyek azok, amelyek csak szigorúan egymás után következhetnek. Nagyméretű projektek esetében nem könnyű áttekinteni az összefüggéseket, éppen ezért szükség volt olyan módszerekre, amelyek grafikus, szemléletes megoldásokkal segítik a vezetők és a kivitelezők munkáját.

Időtervezési szempontok:

• Tevékenységek meghatározása, a tevékenységek képezik a projekt alapját
  • Altevékenységre bontás, mellyel létrejön a munkaszerkezet (Work Breakdown Structure - WBS) tevékenységfelbontási rendszer
  • WBS szerkezet létrejöttekor definiálhatók az egyes tevékenységekhez szükséges idő- és erőforráskorlátok
  • Mérföldkövek kijelölése: fontos tevékenységek, döntések, ellenőrzések kiemelése, ezzel segítve a projekt nyomon követését (a projekt során időtartamát nullával jelöljük, de lehet időtartammal bíró tevékenység is mérföldkő)
• Logikai kapcsolat felderítése (párhuzamosság, egymást követés)
• Időtartam meghatározása

19. ábra
WBS szerkezet (MS Project)

A munkalebontási szerkezetet feladatlistának is nevezik, mivel a projekt összes feladatát tartalmazza. A WBS segítségével határozhatók meg a hatáskörök, a szabályozási folyamatok, képesek leszünk hozzárendelni a folyamatokhoz a szükséges erőforrásokat, költségeket és időtartamot. Az előző ábrában az utolsó tevékenység mérföldkő („telepítés kész").

A mérföldkő:

• segíti a projekt átláthatóságát
• ellenőrzési pontok létrehozására ad lehetőséget
• döntéshozás jelzésére is alkalmazzák
• nincs időtartama, bár néha időtartammal rendelkező tevékenység is lehet mérföldkő
• nem kapcsolódik hozzá munkavégzés

Az időtervezés ábrázolástechnikái:

Az időtervezés ábrázolására több technika is kialakult, ezek közül hármat mutatunk be a következőkben:

• Gantt-diagram
• Hisztogram
• Hálótervezés: