Az ütemezési feladatok tervezési technikáinak áttekintése közben nem foglalkoztunk a projekt háromszög leglényegesebb elemével, nevezetesen a munka elvégzéséhez szükséges pénzügyi erőforrásokkal, vagyis a felmerülő költségekkel. A következő alfejezetben a projekt becslési technikáival ismerkedünk meg, amelyek az idő és költségek előrejelzésére szolgálnak. Azon túl, hogy megmutatják mennyi ideig fog tartani a projekt, egy előzetes tájékoztatást nyújtanak arról, hogy mennyibe fog mindez nekünk kerülni.

A becslés - lényegéből eredően - a kérdéseinkre nem egzakt számadatokkal, hanem a várható eredmények bizonyos pontosságú, közelítő értékekeivel fog válaszolni. A pontosság mértékét tekintve az alkalmazott módszer lehet:

I. becslés hasra ütés alapján: nagy a tévedési százalék, funkciója, hogy eldöntsük, érdemes-e pontosabb becslést végezni

II. durva nagyságrend (rough order of magnitude - ROM): nagy szórással rendelkező becslés, módszere, hogy korábbi megvalósult projektek adataiból indul ki, és ahhoz viszonyítva becsli meg az új projekt mérőszámait

III. részletes becslés: lentről felfelé becslésnek is nevezik, a termék részletes ismeretét feltételezi hozzárendelve az erőforrásokat

Az alábbiakban bemutatjuk a legelterjedtebb becslési eljárásokat.

Szakaszos becslés:

Egy adott projektszakasz költség- és ütemtervét határozza meg. Fáziskapukat (döntési pontokat) kell létrehozni, hogy értékelni tudjuk a fejlesztést. A fejlesztési ciklus elején még nagy a bizonytalanság, így lehet pontos becslést készíteni.

Két lépésből áll a szakaszos becslés:

• teljes projektre nagyságrendi becsléssel, az első szakaszra részletes becsléssel kezdődik
• ha az első szakasz megvalósult, akkor a következő szakasz indulásakor újrakezdődik a ciklus, így minden fáziskapunál engedélyezni kell

A részletes becslést a teamek hajtják végre, mivel csak egy adott szakasz költség- és időbecslését kell végrehajtani, így ők reálisabb előrejelzést tudnak készíteni.

Előnye:

• bármikor leállítható a projekt, mivel szakaszonként előrelátható a költségterv
• csökken a kockázat, mivel csak adott szakaszra terveznek
• pontosabb képet mutat, mivel minden szakasznál történik becslés

Hátránya:

• felmerülhetnek váratlan költségek és ezáltal meg is hiúsulhat a projekt
• költségtúllépés esetén a team nem vállalja a felelősséget és eltűnik, így a költségek nem térülnek meg

Arányos becslés

A módszert fentről lefelé becslésnek is hívják, a projekt egészére készítünk becslést, majd az egyes részlegekhez (szakaszokhoz) százalékos megoszlásokat rendelünk. Az arányos becslést a szakaszos becsléssel együtt is szokták használni, így pontosabb számítás kapható. Az arányos becslés alapja a WBS szerkezet.

Parametrikus becslés

A munkavégzés alapegységét szorozza meg egy súlyszámmal, hogy megkapja a teljes projekt egészére. A korábbi projektek eredményeiből indul ki.

Pl. egy ember egy nap kb. 25 db alkatrészt tud legyártani, akkor 250 db alkatrész legyártásához a szükséges idő kiszámítása:

1 ember által gyártott termék projekt hossza: 250/25=10 nap

Érdemes a szakaszos becsléssel együtt alkalmazni, főleg fáziskapuknál, így nagyobb pontosság érhető el.

Lentről felfelé becslés

A legpontosabb becslési technika. Feladatonként megbecsülik az időt és költséget, majd a kapott értékeket összeadják vagy kumulálják. Mivel nem ismert teljes pontossággal a projekt minden részlete előre, így általában ezt a módszert a részletes szakaszbecsléseknél alkalmazzák.