Miután a rendezvények az utazások szerves részei, az idegenforgalmi alapfogalmak ismeretére is szükség van.

Az idegenforgalmi piacot a kereslet és a kínálat határozza meg, amelyek egymással összhangban kell legyenek; szükségesek olyan emberek, akik utazni szeretnének, és szükségesek megfelelő fogadó területek is.

A kereslet függ a rendelkezésre álló szabadidőtől, a szabad rendelkezésű jövedelemtől és az utazási motivációtól. Az utazási motiváció alapján megkülönböztetünk szabadidős és hivatásturizmust. A szabadidős turizmust részletesen tanulja az Idegenforgalmi alapismeretek tantárgy keretében, így erre nem térek ki. A hivatásturizmus három fő ága az üzleti, a konferencia- és az incentive turizmus, de ide tartozik a kiállításszervezés is.

A kereslethez természeten megfelelő kínálatnak kell kapcsolódnia. Az idegenforgalmi kínálatot meghatározó elemek az alábbiak:

• a turizmus szervezete;
• az adott terület infrastrukturális fejlettsége;
• a turisztikai termékek és szolgáltatások összessége.

Az idegenforgalmi termékekhez és szolgáltatásokhoz tartoznak a szálláshelyek, étkezési lehetőségek, megfelelő rendezvényhelyszínek, programok s az adott ország vonzereje is.

A rendezvényszervezés olyan összetett feladat, amely lehetővé teszi, hogy egy adott helyen és adott időben, zömében idegen személyek meghatározott célból, eseményen találkozzanak, amelynek kiszolgálására egy kiépített és tökéletesen működő infrastruktúrára van szükség.

Rendezvény

Hasonló érdeklődésű vagy célú embereknek, embercsoportoknak személy(ek)hez, esemény(ek)hez, tárgykör(ök)höz kapcsolódó, szervezett találkozási lehetősége.

Magyar Értelmező Kéziszótár szerint: A rendezvény szervezett közösség keretein belül megtartott (esetenként szórakoztató jellegű) összejövetel.

A megrendelő szempontjából: A rendezvény alkalmi, széles körű gyűlés, időszakos összejövetel, előre megszervezett formában.

Három alapvető dolgot minden rendezvényről elmondhatunk:

• előre meghatározott célból,
• adott helyen és
• adott időben tartott összejövetel.

Mindezt a Rendezvényszervező Kézikönyv az alábbiak szerint foglalja össze:

„A rendezvény egy meghatározott térben, időszakban és témakörben, nem üzemszerű ismétlődéssel szervezett eseménysorozat, továbbá a folyamatos üzemeltetés keretében szervezett egyedi esemény, amelynek során emberek egy csoportja közös cselekvést hajt végre alkalmi, kitüntetett jelleggel."

Pl. egy időszaki kiállítás megnyitója keretében szervezett művészeti találkozó rendezvény, de az állandó kiállítás már nem számít annak.

A rendezvény szó szintetizáló fogalom, magában foglalja mindazokat a nagyobb tevékenységi formákat, amelyek megszervezésére professzionális szervezőre van szükség. Így többek között a kongresszusszervezést, kiállításszervezést, művészeti, sport-, valamint komplex vendéglátó események szervezését (pl. bál).

Rendezvényszervező

A rendezvényszervező az a személy, aki összefogja a különböző résztevékenységeket, s ezeket a tevékenységeket koordinálja.

Helyszín

Az a terület, létesítmény, épület ahol a rendezvény bonyolítható. A rendezvényhelyszínnek megfelelő infrastruktúrával kell rendelkeznie (hangosítás, világítás, színpad, nézőtér, WC, ruhatár, büfé stb.).

Egy rendezvény mint társadalmi, csoporttevékenység: ez lehet egy tucat ember, de több százezres tömeg is.

A csoportnak öt, egymástól eltérő funkciójú összetevője van:

• látogatók;
• résztvevők;
• közreműködők, szervezők;
• sajtó;
• VIP.