A körlevél olyan dokumentum, amely állandó (azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz. Az állandó szövegrészeket tartalmazó dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó szövegrészeket tartalmazót pedig adatbázisnak (adatfájlnak) nevezzük. A törzsdokumentumot egy adatforrás tartalmával egészíti ki a program és ilyen módon egyedi dokumentumokat hoz létre. A körlevél két állomány - egy törzsdokumentum (típusszöveg) és egy adatforrás - egyesítéséből áll elő.

A törzsdokumentum azokat a szövegeket és objektumokat tartalmazza, amelyeknek minden levélben változatlan formában és tartalommal kell megjelennie.

Az adatforrás azokat az adatokat tartalmazza táblázatos formában, melyeknek minden levélben egyedi tartalommal kell rendelkeznie. Ilyen adatok lehetnek a címjegyzékben a címzettek neve, címe és egyéb adatai. Ezek minden egyes levélben más és más konkrét tartalommal rendelkezhetnek. Vagyis az adatforrás egy speciális, táblázat jellegű adatállomány. A táblázat sorai az egyes személyek adatait, az oszlopai pedig a tulajdonságokat tartalmazzák. Az adatforrás Word XP-ben alapértelmezésben egy MS Access típusú adatállomány, de többek között lehet Excel-táblázat és egy Word-táblázat is.

A törzsdokumentum és az adatforrás között a kapcsolatot az egyesítésmezők (adatmezők) tartják. Az egyesítésmezők olyan speciális szövegelemek, melyek egyaránt megtalálhatók a törzsdokumentumban és az adatforrásban is. Az egyesítésmezőknek az adatforrásban mezőnevek felelnek meg. A körlevélben az egyesítésmezők helyére az adatforrásban szereplő adatok helyettesítődnek be.

Egy körlevél készítése a következő lépésekből áll:

• az adatforrás létrehozása (amennyiben még nem hoztuk létre);
• a törzsdokumentum létrehozása és az egyesítésmezők elhelyezése a törzsdokumentumban;
• törzsdokumentum és az adatforrás egyesítése körlevéllé.

Egy adatforrás természetesen több körlevélhez is felhasználható.