A körlevél olyan dokumentum, amely állandó (azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz. Az állandó szövegrészeket tartalmazó dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó szövegrészeket tartalmazót pedig adatbázisnak (adatfájlnak) nevezzük. A törzsdokumentumot egy adatforrás tartalmával egészíti ki a program és ilyen módon egyedi dokumentumokat hoz létre.

Egy körlevél készítése a következő lépésekből áll:

• az adatforrás létrehozása (amennyiben még nem hoztuk létre);
• a törzsdokumentum létrehozása és az egyesítésmezők elhelyezése a törzsdokumentumban;
• törzsdokumentum és az adatforrás egyesítése körlevéllé.

A körleveleket formai és előállítási szempontok alapján négy csoportba soroljuk:

• A levélcímkék (etikettek) olyan körleveleket jelentenek, melyek egyesítés után egy címjegyzéket adnak egymás alatt (egy oldalon akár többet is). Az ilyen körlevelek jól alkalmazhatók borítékokra ragasztható öntapadós etikettek készítésére.
• Borítékok megcímzésére is alkalmazhatunk körlevelet. Egy adott adatforrásból jól megtervezett borítékforma segítségével egyszerűen elkészíthetjük a formalevelekkel előállított levelekhez a borítékokat is.
• A címtár vagy katalógus típusú körlevél az adatforrás egyes tételsorait nem teszi új lapra és új szakaszba, hanem folyamatosan jeleníti meg a tételsoroknak megfelelő katalóguselemeket. Segítségével árjegyzékeket, terméklistákat, katalógusokat készíthetünk.
• A formalevelek készítésekor az adatforrás minden egyes megjelenő sorához külön levél készül, amelyik új oldalon, új szakaszként jelenik meg az egyesített dokumentumban. Tehát a dokumentum több azonos tartalmú és formájú levélből áll, de minden egyes példány más és más változó adatot tartalmaz.

A körlevél elkészítésének lépésein a Körlevél varázsló vezet végig. A Körlevél varázslót az Eszközök/Levelek és küldemények/Körlevél menü segítségével indíthatjuk el. A körlevél készítéséhez alapvetően 3 lépésre van szükség:

• a törzsdokumentum megírása;
• a törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatbázis elkészítése (vagy megnyitása);
• a törzsdokumentum és az adatbázis összerendelése.

Ha elkészültünk az adott dokumentummal, nyissuk meg a Körlevél munkaablakot. Ehhez az Eszközök menü Levelek és küldemények pontjára, azon belül pedig a Körlevél parancsra kell kattintanunk. A körlevelek létrehozásához a Körlevél eszköztár is használható, addig azonban, amíg nem vagyunk kellően rutinosak, célszerűbb a munkaablakot használni. Ennek a megnyitása után az első lépés, hogy kiválasztjuk egy listából, milyen típusú dokumentumot kreáltunk. Lehet szó levélről, borítékról, címkéről stb. Ezt egy választógomb segítségével adjuk meg. Az eljárás egyes lépései között előre a munkaablak alján található Tovább, illetve visszafelé a Vissza hivatkozásokkal lépegethetünk.

Ha megírtuk a személyesíteni kívánt dokumentumot, akkor a következő lépésben a Tovább gomb megnyomása után válasszuk Az aktuális dokumentum alapján választókapcsolót. A címzettek kiválasztásánál szükségünk lesz egy olyan listára, ahol azok az adatok szerepelnek, amelyeket a levelünkben változóként szeretnénk szerepeltetni.

Legegyszerűbb, ha ezeket az adatokat Excelben tároljuk, így elég a Tallózás gombbal kiválasztani az adott fájlt a használathoz (keressük meg azt a könyvtárszerkezetben, majd nyomjunk meg mindkét felugró ablakban az OK gombot, majd kattintsunk a Körlevél munkaablak Tovább gombjára).

A kéken aláhúzott Címterület pont mezők egyeztetése alpontjával illeszthetünk be címet a levelünkbe. Az ott látható lenyíló fülek segítségével adható meg, hogy az Excel táblázatunk melyik oszlopa milyen sorrendben kerüljön beszúrásra (például elöl legyen a név, aztán a város, az utca, majd az irányítószám, ne pedig fordítva).

A szintén kékkel aláhúzott Megszólítás pontban a levél címzettjét változtathatjuk hasonló módon, mint azt az előbb a cím megadásánál tettük. Lehetőség van még további elemek megadására is, a variációk száma szinte végtelen. Ha jól adtuk meg az adatokat, akkor a dokumentum megfelelő helyén ezt fogjuk látni: << Megszólítás >>

Ha ekkor megnyomjuk a Körlevél munkaablak Tovább gombját, akkor a CÍMZETT 1 már beszúrásra is kerül. Az >> Előre és << Vissza gombok megnyomásával ellenőrizhetjük az összes elkészült levelünket, majd a Tovább gomb utoljára történő megnyomása egyesíti számunkra a körlevelet, amit azonnal ki is tudunk nyomtatni.