Az adatok bevitele az adatbázisba azt jelenti, hogy a táblákba egymás után sorokat szúrunk be, majd a sorok egyes adatmezőibe helyezzük el az adatokat.

Emlékeztetőként: a sorok az egyes egyed-előfordulások adatait tartalmazzák.

Miközben sorokat hozunk létre a táblákban, és azok mezőibe adatokat írunk, figyelemmel kell lennünk a táblák közötti kapcsolatokra is: előfordulhat például, hogy a kapcsolatok meghatározzák az adatok bevitelének sorrendjét.

Példa

Amikor egy iskolai adatbázisba diákokat akarunk rögzíteni - akik természetesen osztályokba járnak -, először az osztályokat kell felvennünk, hiszen az egyes diákokat csak ekkor tudjuk hozzájuk kapcsolni.

Általánosan érvényes, hogy kapcsolatban levő táblák esetén először mindig az elsődleges tábla adatait kell felvinni - ha a táblák közti kapcsolatoknál ki van kötve a hivatkozási integritás megőrzése, hibás sorrend esetén a rendszer jelez.

Autókereskedés példánknál, ha az Értékesítések táblát szeretnénk először feltölteni, akkor jelezné a rendszer, hogy nincs olyan rendszám az Autók táblában, amit be szeretnénk vinni. Ez természetes is, hiszen az Autók tábla még üres. De ugyanezt az üzenetet kapjuk akkor is, ha elgépeltük a rendszámot.

A tábláknak két nézete van, ezek: a tervező nézet és az adatlap nézet. Az adatok bevitelére az adatlap nézet szolgál (vagy űrlapot készítünk az adatbevitelhez - ezzel a későbbiekben foglalkozunk).

Ha az Access program segítségével viszünk be adatokat, az adott táblába először be kell szúrni egy sort, majd a sor adatmezőbe írjuk az adatokat. Újabb sor beszúrásakor az előzőt a program automatikusan menti. Azoknak a mezőknek a kitöltése kötelező, amelyekről korábban rendelkeztünk a tábla tervező nézetében. Ügyeljünk arra, hogy itt már a magyar helyesírás szabályai szerint írjuk az adatokat, mert ezek meg fognak jelenni az űrlapon vagy jelentésben.

49. ábra
Tábla adatlap nézete

Nyissuk meg a korábban létrehozott Autókereskedés adatbázisunkat. A Táblák közül az Autók-ra duplán kattintva, megjelenik a tábla adatlap nézete: töltsük fel a képen látható adatokkal!

Az adatok bevitele közben figyeljük meg, hogy az egyes adatmezőkre megadott megszorításaink hogyan érvényesülnek (pl. az Irányár a Pénznem típusnak megfelelően jelenik meg.

50. ábra
Autók tábla feltöltése

Az adatlap alján látható vezérlők a sorok közti navigálást segítik, illetve a tábla sorainak számát mutatják.

Ha alkalmaztunk volna Számláló típusú adatmezőt, annak tartalmát a rendszer automatikusan állítaná be (szigorúan monoton növekvő sorszám). A Számláló adattípust általában (de nem kötelezően) akkor használjuk, ha az egyedtípusban nem volt kulcsjelölt tulajdonság, így egy „mesterséges" egyedi azonosítót kellett létrehoznunk.

Az Autók-hoz hasonlóan töltsük fel a Vevők és Értékesítők táblákat is! Figyeljük meg a kulcsmezők viselkedését!

51. ábra
Vevők tábla tartalma

52. ábra
Értékesítők tábla tartalma

A következő lépés az Értékesítések tábla feltöltése lesz - ennél már figyelnünk kell a kapcsolatokra. Emlékeztetőként:

53. ábra
Táblák és kapcsolataik

Az Értékesítések tábla feltöltéséhez célszerű az összes eddig feltöltött táblát megnyitni (áttekinthető elrendezéshez választhatjuk az Ablak menüpont Egymás melletti elrendezés menüpontját).

54. ábra
Feltöltött tábláink

Az Értékesítések adatainak megadásához a Vevő_azonosító, Rendszám és Értékesítő_azonosító mezőkbe a korábban más táblákba felvett szereplők azonosítóit kell beírni - ehhez látnunk kell ezeket.

A képen az Értékesítések tábla első sorában azért van 2-es értékű sorszám, mert a bevitel során az első sort töröltük. Ebből láthatjuk, hogy a rendszer Számláló típusú mező esetén újra nem ad ki korábban törölt sorszámot.