Amikor először körülnézünk az irodában, épületben, szemügyre vesszük majdani munkaeszközeinket, a számítógépet, a kommunikációs berendezéseket, kinézünk az ablakon. Amikor találkozunk munkatársainkkal, udvariasan bemutatkozunk, (vezetőknek, az idősebbeknek és a hölgyeknek nem nyújtjuk előre kezünket), átvesszük munkakörünket, és részeivé válunk a vállalat nagy szervezetének.

Beilleszkedésünket a következő szereplők segíthetik, vagy hátráltathatják:

• A munkavállaló (jómagam)

A beilleszkedési folyamatban valamennyi feladat minket céloz meg. A szervezetet és a munkáját meg kell ismerni, az új feladatokat szívesen kell vállalni, meg kell ismerni a szervezet felépítését, hierarchiáját, jellemzőit, az ismereteket pedig folyamatosan bővíteni kell. Az iskolai gyakorlat és a munkahelyi valóság sok szempontból eltérhet.

• A közvetlen vezető

Napi kapcsolatban áll az új munkavállalóval. Feltérképezi a fiatal dolgozó jellemző tulajdonságait, indítékait és hiányosságait. Tudja a munkakör kifogástalan betöltéséhez az elvárásokat. Ő fogalmazza meg munkatársának a követelményeket. A többi munkatárs igényeit és elvárásait is ő közvetíti. Előkészíti az új munkahelyet, megszervezi a fogadási eljárást, segít bemutatkozni. Hatást tud gyakorolni a munkahelyi csoportra, így előmozdíthatja a zökkenőmentes társas kapcsolat kialakulását. Kiosztja a feladatot, megbeszéli, ellenőrzi és értékeli a munkavégzést. Igyekszik átadni az új ismereteket.

• A munkacsoport tagjai

A beilleszkedés megkönnyítése érdekében a csoporttagokkal szemben támasztott elvárásokat a vezetőnek kell megfogalmaznia. Ilyenek például a csoporttagok közötti nyílt párbeszéd; az egyértelművé tett szabályok és normák; a jól megfogalmazott és kellően magas szintű követelmények; a segítőkészség elvárása. A munkacsoport kultúrája nagymértékben alakíthatja az új tag beilleszkedését. Összetartó szellemiségű, magas teljesítményű, jól definiált normákkal és értékekkel működő csoportban könnyebb a belső állapotok megismerése, ám azt is tudni kell, hogy az ilyen csoportok roppant körültekintően fogadnak be új tagot. Ha viszont a csoport tagolt, akkor a beilleszkedéshez valamelyik alcsoporthoz kell csatlakozni, vagyis az új dolgozó nem maradhat „semleges". Ez automatikusan azt vonja maga után, hogy őt a csoport egyik része elfogadja, a másik nem.

• A személyzeti szakember

Kiterjedt szervezetek esetén tájékoztat a képzési lehetőségekről; munkaszerződést készít elő, munkaköri leírást szerkeszt. Ismerteti a Szervezeti és Működési Szabályzatot, a humánpolitika, a teljesítményértékelési rendszer leírásait, a karriertámogatási rendszer elveit. Ezeket a feladatokat kisebb szervezeteknél a vezető látja el.

• A mentor

A szervezet nagy tapasztalatú, megbecsült szakembere vagy vezetője, aki nincs alá- vagy fölérendeltségi viszonyban az új dolgozóval. Aki jól ismeri a szervezetet, annak kultúráját és munkafolyamatait, továbbá megfelelő készségekkel is rendelkezik ahhoz, hogy az ismereteket másoknak átadja. Segítséget nyújt a szervezet működésének átlátásához, a szakmai alapismeretek elsajátításához, a munkakör szakmai módszereinek áttekintéséhez, az egyéb, szükséges és hasznos ismeretek elsajátításához. Támogatja az új dolgozót a szervezet tagjaival való együttműködési kapcsolatok kialakításában, az esetleg kialakult konfliktushelyzetek megoldásában.

A beilleszkedés a fiatal pályakezdőnek sok problémát okoz. Az alább felsorolt tényezők közül bármelyik hiánya illetve nem megfelelő működése könnyen elkedvetleníti a munkavállalót. Az ifjúkor határán a néhány évenkénti munkahelyváltás még elnézhető. Később azonban, a családalapítás, a gyerekek születése, lakásvásárlás, építkezés stb. önmagukban is hatalmas energiát emésztenek fel. Ezért is lényeges az állandó munkahely kialakítása. A problémamentes pénzkereseti lehetőség biztosítása.