A hivatalos kommunikációban ma már szinte minden esetben számítógéppel írjuk meg üzeneteinket. Az üzenetek megszerkesztése, leírása így nem jelent különösebb nehézséget. A számítógépes szövegszerkesztő programok igen sokféle betűtípust, elrendezést, megoldást kínálnak egy-egy munka elkészítéséhez. Nem csak a beszédet, de az írást is kísérik nem nyelvi jelek. Ezek a jelek is fontosak a közlés szempontjából, s segítik, kiegészítik az írott üzenet megértését. Hiszen elég kinyitnunk egy könyvet, s máris látjuk az írásképről, hogy verset vagy prózát, ismeretterjesztő szöveget fogunk-e olvasni. Egy kézzel írott levél írásképe is sokat elárul alkotójáról. Az írásbeli üzenet befogadását, megértését is erősen befolyásolja annak külső megjelenési formája. Tanácsos, hogy figyelembe vegyünk néhány szabályt, amely a tetszetős íráskép elengedhetetlen része. 

Bár ma már a hivatalos kommunikációban szinte minden esetben számítógéppel írjuk meg üzeneteinket, azért előfordulhat, hogy egy-egy feljegyzést, félhivatalos üzenetet, kiírást, hirdetményt kézírással készítünk el. Ekkor az írás megkezdése előtt jó, ha felmérjük a rendelkezésre álló írófelületet, és eltervezzük, hogy hova fogunk írni. Az első lépés mindig a margók megállapítása, képzeletbeli meghúzása legyen. Célszerű a lapnak mind a négy oldalán margót hagyni. A margó nagyságát meghatározza a lap mérete. Egy szabvány A/4-es lapon általában 1‑1,5 cm margót szoktunk hagyni. A margón belül helyezzük el a szöveget. De ügyeljünk arra, ha ez a szöveg nem túl hosszú, nem tölti ki az egész területet, akkor próbáljuk a lapon arányosan elhelyezni! Vagyis ne legyen túlságosan fent vagy túlságosan lent! A szöveg arányos elhelyezése a lapon a számítógéppel szerkesztett szöveg esetében is fontos. Természetesen ebben segítségünkre van a technika, a szövegszerkesztő program. 

Amikor kézzel írunk, figyeljünk a sorok irányára is! Nem szépek a lefelé vagy éppen a felfelé kúszó sorok. A sorok közötti távolság se legyen túl nagy vagy éppenséggel túl kicsi! A tetszetős írásképhez a betűk megfelelő nagysága, a szavak közötti elegendő távolság hagyása is hozzátartozik. Egy kézírásos szövegben akkor legmegfelelőbb a szótávolság, ha a két szó közé kb. kétszer befér a saját írásunkból az o vagy á betű. 

Kézzel írott szövegek esetén gyakrabban előfordul, hogy

• a szövegben a sorok lefelé mennek,
• a szövegben a sorok felfelé mennek,
• túl szorosak a betűk egymás mellett,
• túl lazák a betűk egymás mellet,
• a távolság és a sormenet tekintetében is helyes kézírás.

Biztosan kíváncsi arra, hogy milyen is az Ön írásképe! Írjon néhány sort kézzel, majd nézze meg, alaposan! Mit tapasztal? 

A szöveg fontos részeire kiemeléssel szoktuk felhívni a figyelmet. A kézírásban a kiemelés eszközei lehetnek az írásjelek (gondolatjel, kettőspont, pontosvessző, idézőjel), a bekezdések, az aláhúzások, a keretezések. A fontos részek megjelölésére használhatunk esetleg szövegkiemelőt, színes ceruzát is. A számítógéppel írt szövegben a kiemelésre jóval több lehetőség kínálkozik. Élhetünk a különböző betűtípusok, betűnagyságok használatával. A lényeget kiemelhetjük

• r i t k í t o t t,
• félkövér,
• dőlt

formában is. 

Előfordul, hogy írás közben elhibázunk valamit. Ilyenkor, ha kézzel írunk, akkor a javítás alábbi formáit alkalmazhatjuk: A leggyakoribb az áthúzás, a szó fölé írás, a zárójelezés vagy a kifestés. Ha módunk van rá, akkor ez az utóbbi a legesztétikusabb megoldás. Ha több mondatból álló részt akarunk felcserélni, beszúrni a szövegbe, akkor alkalmazhatjuk a számozást, a nyilazást. A túl sok javítást tartalmazó írás nem szép, nem vet jó fényt írójára. Ezért, ha írásbeli munkát kell a kezünkből kiadnunk, akkor jó, ha előtte piszkozatot készítünk. Az írás képéhez, áttekinthetőségéhez tartozik, hogy a szöveget bekezdésekre (bevezetésre, tárgyalásra, befejezésre) tagoljuk. A hosszabb írásművek tárgyalás részét további bekezdésekre is tagolhatjuk. A bekezdésekre bontott szöveget könnyebb áttekintenünk, megértenünk. Egy-egy bekezdés a szöveg gondolatmenetének új tartalmi egységét jelenti. A tagolásra alkalmazhatunk számozást, gondolatjeleket, betűjeleket is. Bármilyen jelet is használjunk, az új tartalmi egységeket mindig új sorban kezdjük. Ha a szöveget számokkal és betűkkel tagoljuk, akkor figyeljünk azok következetes használatára. A legmagasabb rendű egységeket mindig római számokkal (I., II....); a másodrendűeket nagybetűkkel (A, B...); míg a harmadrendűeket arab számokkal (1., 2.....) és a negyedrendű alpontokat kisbetűkkel (a, b....) jelöljük. Nem kötelező egy-egy írásbeli munkában mindegyiket használni, lehet válogatni, csak az a fontos, hogy ha egyszer egy alacsonyabb rendű jelölést választottunk, akkor utána annak alpontjaként már nem választhatunk egy tőle magasabb rangút. Például egy fejezetet A, B, C, részekre osztottuk, akkor már nem lehet az ennek alárendelt szövegegységeket római számokkal jelölni, csak arab számokkal vagy kisbetűkkel. A római számok használatakor alkalmazhatjuk a decimális jelölést is, vagyis pontokkal elválasztva egy számon belül több alfejezetet is elkülöníthetünk: 

Az írást még számos nem nyelvi jel kiegészítheti. Ilyenek a szöveghez készített illusztrációk, az íróeszköz és a papír minősége, a lap, a betűk színe is.