Az alábbiakban célzottan csak a projekthez kapcsolódó dokumentumokkal foglalkozunk, és nem térünk ki a különböző, a projekt hatókörébe tartozó tevékenységekhez tartozó pénzügyi dokumentumokat, jogi iratokat, szerződéseket, speciális szakmai szabályzatokat érintő kérdésekre.

A projekt életciklusa és a projektciklus-menedzsment (PCM) kapcsán volt szó a projektirányítás szakaszairól, ütemezéséről. A projektmenedzsmenttel foglalkozó szakirodalomban eltérő iránymutatásokat kapunk arra vonatkozóan, hogy a projekt folyamatát pontosan hány és milyen szakaszra bonthatjuk.

Ebben a fejezetben egy négyfázisú életciklus modellt használunk, és e ciklusokhoz igazodva mutatjuk be a projektvezetés dokumentumait. Ebben a modellben az alábbi szakaszokat (fázisokat) különböztetjük meg:

• Projektdefiniálás

Ez a projekt-előkészítés fázisa, ahol megfogalmazódik egy probléma, megoldásra váró helyzet, mely beavatkozást igényel. A probléma felismerésén túl a definiálás során kell meghozni a döntést, hogy az adott szituáció megoldására projektet indítunk. Körül kell járni, elemezni kell a megvalósíthatóság kritériumait; meg kell fogalmazni a projekt konkrét céljait. A projektdefiniálás szakasza a projekt tényleges elindításával - vagyis a projektalapító okirat elfogadásával zárul.

• Projekttervezés

A projektcélok meghatározása után ebben a fázisban a rögzített célok eléréséhez szükséges tevékenységeket tervezzük meg. A tervdokumentáció elkészítésével rögzítjük az elvégzendő feladatokat, megállapítjuk azok sorrendiségét, egymásra épüléseit, ütemezzük a tevékenységeket. Behatároljuk a megvalósításban közreműködők felelősségét és az együttműködés és kommunikáció szabályait.

• Projektirányítás (végrehajtás)

A projekt életciklusában ez a szakasz a második fázisban elkészült tervek implementálásának időszaka. Az elkészült tervek alapján a végrehajtás fázisában a projekttevékenységek tényleges lebonyolítása zajlik. Projektdokumentáció szempontjából ebben a szakaszban a projekt előrehaladását (tervszerűségét); az elkészült fázisok értékelését, valamint a felmerülő problémák, váratlan helyzetek megoldására tett kísérleteket kell elsősorban dokumentálni.

• Projektzárás és értékelés

A zárás során megtörténik a tevékenységek lezárása, a projekttermékek átadása és a költségekkel, erőforrásokkal való elszámolás. A zárás a hivatalos befejezés mellett egyben a projekt értékelésének időszaka is. Az értékelés során összegyűjtjük a megvalósítás során szerzett tapasztalatainkat, számba vesszük a megvalósult, ill. meghiúsult tevékenységeket és összegezzük benyomásainkat, hogy mindezeket egy későbbi projekt során felhasználhassuk.

Tekintsük át röviden, hogy az egyes dokumentumok a bemutatott életciklus modellben a projekttevékenységek mely szakaszához kapcsolódnak!

Projektdefiniálás dokumentumai

• Megvalósíthatósági tanulmány
• Cselekvési terv
• SWOT analízis
• Logikai keretmátrix (Logframe Matrix)

Projekttervezés dokumentumai

• Projektalapító okirat
• Kommunikációs terv
• Tevékenységfelelős-mátrix
• Kockázatelemzés (mátrix)
• Kockázati napló

Projektirányítás (végrehajtás) dokumentumai

• Feladatkijelölő adatlap
• Megbízási szerződés
• Problémanapló
• Helyzetjelentés (Monitoring jelentés)

Projektzárás és értékelés dokumentumai

• Projektzáró jelentés
• Projektértékelő jelentés

A projektdokumentáció bemutatásakor egyes dokumentumok kapcsán a rövid, összefoglaló jellegű leírás mellett nem csupán sablonokat mutatunk be, hanem kitöltött dokumentummintákat. A könnyebb feldolgozhatóság érdekében a minták mindegyike egy azonos, fiktív projektre vonatkozóan tartalmaz adatokat. Az alábbiakban röviden összefoglaljuk ezt a mintaprojektet!