6.5.1. Feladatok kijelölése, meghatározása

A projektirányítás (végrehajtás) dokumentuma. A felelősségek meghatározása és a kommunikációs stratégia kapcsán már említettük a projektmenedzsmentben fontos szerepet játszó „emberi tényezőket", tehát a megvalósításban résztvevő személyek közötti sikeres együttműködés fontosságát.

Az érdekhordozó személyek azonosítása, a felelősségek meghatározása, valamint a kommunikációs stratégia rögzítése nagyon fontos, a projekt sikerességének azonban van még egy további, még ezeknél is fontosabb előfeltétele: az elvégzendő feladatok pontos meghatározása.

A menedzsmenttagoknak tudniuk kell, hogy mit várnak tőlük, milyen szerepük van az egyes tevékenységek elvégzésében. Az eredményesség alapfeltétele, hogy az elvégzendő feladatokkal kapcsolatos összes fontos információ (célok, elvárások, a várható nehézségek, a határidők) az érintettek rendelkezésére álljon.

A sikeres együttműködés szükséges feltételei az egyéni kompetenciák, szakmai kvalitások, tapasztalatok, intelligencia stb.), de mindezek csak akkor érvényesülnek, ha miden érdekelt pontosan tudja, hogy mikor mit kell csinálnia.

A részfeladatok meghatározására alkalmas dokumentum az úgynevezett feladatkijelölő adatlap, mely az elvégzendő tevékenység pontos meghatározása mellett tartalmazza a feladat rövid leírását, az elvégzéshez szükséges előfeltételeket, teljesítési kritériumokat, a határidőket, esetleg az elvégzéssel kapcsolatos költségeket.

Egy konkrét feladat elvégzésére irányuló utasítás hivatalossá tételéhez megbízási szerződésre is szükség lehet. Különösen így van ez olyan összetettebb projektek esetében, ahol a végrehajtásban nem csupán a belső munkatársak vesznek részt, hanem külső emberek, szakértők bevonására is szükség van. A feladatkijelölő adatlap mellett a fejezet végén bemutatunk egy ilyen esetekben használható egyszerű megbízásiszerződés-tervezetet.

Feladatkijelölő lap MINTA

 

Projektazonosító: TRANSPRO
Feladat megnevezése	Informatikai hálózat kiépítése
Kijelölt személy	Agárdi Péter
A feladat leírása	Az új részleg (szerviz és ügyfélszolgálati osztály) informatikai hálózatának kiépítése, konfigurálása, csatlakoztatása a meglévő vállalati hálózathoz. Hálózati eszközök, internetes szolgáltatások telepítése, felhasználói paraméterek beállítása.
Előfeltétel (teljesítési kritériumok)	IT eszközök beszerzése
Kezdés időpontja	január 12.
Befejezés időpontja	február 18.
Költségek

 

 

Problémakezelés

Mint minden más emberi tevékenységben, a projektvégrehajtás során is akadhatnak olyan problémahelyzetek, melyek megkövetelik a menedzsment részéről a beavatkozást. Az, hogy mit nevezünk problémának, természetesen nagyon relatív és mindig az adott szituációtól függ.

Annak ellenére, hogy az esetlegesen felmerülő problémák megoldására szinte lehetetlen előzetesen, a konkrét helyzettől független „receptet" kidolgozni - a kockázatkezeléshez hasonlóan -, vannak olyan tervezhető eljárások, amelyekre fel lehet készülni, és amelyek nélkül a kritikus helyzetet sokkal nehezebb volna kezelni.

Általános elveket nehéz megfogalmazni, hiszen a probléma kezelésének lépéseit mindig a konkrét szituáció ismeretében tudjuk meghatározni. A dokumentálás (a jegyzőkönyvezés) - a problémanapló készítése - azonban elengedhetetlen feltétele annak, hogy legyen esély azonnali és hatékony beavatkozásra.

A problémanaplóba a legalapvetőbb információkat rögzítjük, melyek segítségével nyomon tudjuk követni a probléma alakulását, megoldására tett kísérleteket és azok hatásait. Problémafelelőst vagy -felelősöket határozunk meg, és kronologikus sorrendben rögzítjük a beavatkozás lépéseit, a helyzet alakulását egészen addig, míg az akadályokat nem sikerül elhárítani, megszüntetni.

Az ily módon dokumentált problémamegoldás a későbbiekben kiváló támpontot nyújthat - akár más projektek esetében - az újabb problémahelyzetek kezeléséhez.

 

Problémanapló MINTA

 

Projektazonosító: TRANSPRO
Azonosító	Azonosítás dátuma	Kijelölt felelős	Leírás	Állapot
P-02	február 12.	Biller Ákos	Szakszerűtlen szállítás miatt több, a szervizben használt mérőműszer meghibásodott.	Azonosítás, kárfelmérés
P-02/2		Biller Ákos	Nem lehetséges minden eszköz javítása. Új eszközök beszerzése szükséges.	Eszközök javítása, eszközbeszerzés előkészítése
P-02/2		Biller Ákos		Új eszközök beszerzése, beszerelés
P-03
...

 

 

Helyzetjelentés (Monitoring jelentés)

A projekt előrehaladását, az elvégzett tevékenységek, feladatok bemutatását tartalmazza a helyzetjelentés, mely így a projektteljesítési szakasz egyik legfontosabb dokumentuma.

A helyzetjelentés (monitoring-jelentés) célja nem csupán az elvégzett munka dokumentálása, hanem lényeges, hogy segítségével a projekt előre meghatározott szakaszaihoz igazodó időszakokra (monitoring időszakokra) bontva lehetővé teszi a tervezett és az elvégzett tevékenységek összevetését.

A jelentésben a tervezetthez képest bekövetkezett változások felsorolása mellett érdemes a változások indoklását is rögzíteni. A helyzetjelentésben a végrehajtás során felmerült gátló tényezőket, problémákat, valamint az ezek megoldására, elhárítására tett intézkedéseket, ill. a még szükséges lépéseket is dokumentáljuk.

A dokumentum alapvető funkciója ugyan a projekt épp aktuális állapotának leírása (lehetőleg számszerűsíthető eredményekkel), de nem árt, ha a közeljövő (vagyis a következő projektszakasz) feladatai is megjelennek benne. Gondoljunk arra, hogy pl. a soron következő tevékenységek elvégzéséhez bizonyos előfeltételek biztosítására lehet szükség.

 

Helyzetjelentés MINTA

 

Projektazonosító:
Jelentési időszak
Időszakra eső tevékenységek, feladatok	Tervezett tevékenységek	Elvégzett tevékenységek
Számszerűsíthető eredmények
Időszakra eső problémák	Azonosított problémák	Szükséges/megtett lépések
Következő időszakra tervezett feladatok