6.5.2 A projektzárás dokumentumai
A projektzáró jelentés célja az elvégzett tevékenységek és a projekt végrehajtása során szerzett tapasztalatok összefoglalása, bemutatása.
Ezek írásba foglalása nem csupán a projekt lezárásának hivatalossá tételét szolgálja, hanem biztosítja annak lehetőségét, hogy a megvalósítás során szerzett tapasztalatokat későbbi projektek során felhasználjuk. Segítségünkre lehet abban, hogy a megszerzett ismereteket alkalmazni tudjuk, és ne kövessünk el - esetleg a projekt során előfordult - elkerülhető hibákat.
A dokumentumot előrehaladási jelentésnek is nevezhetjük, hiszen tartalmazza a tevékenységek, felmerült problémák, meg nem valósult események bemutatását, a különböző intézkedéseket. Érdemes emellett a megvalósításban résztvevő csoportok, személyek együttműködését és az ezzel kapcsolatos tapasztalatokat is összefoglalni.
A projektzáró jelentés részeként tehát elvégezzük a projekt értékelését is. A zárás és az értékelés egy részletesebb összefoglalóban is szerepelhet, de két különálló dokumentumként is elkészíthető. A projektértékelés ez utóbbi esetben egy olyan - helyzetjelentéshez hasonló - dokumentumot jelent, melyben összefoglaljuk az elvégzett és meghiúsult tevékenységeket, valamint részletesen elemezzük, hogy a tervezett célok a projekt befejezésére milyen mértékben valósultak meg.
Projektzáró jelentés MINTA
|
|
1. Projekt célja |
|
|||
|
|
2. Számszerűsíthető eredmények bemutatása |
|
|||
|
|
3. Projekt/Megvalósítás előrehaladása |
|
|||
|
|
Mérföldkő tevékenység |
Tervezett megvalósulás |
Tényleges megvalósulás |
Eltérés indoklása |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Meg nem valósult események - meghiúsulás okai |
|
|||
|
|
5. Akadályok, problémák bemutatása és megoldásukra tett intézkedések |
|
|||
|
|
6. Menedzsment tevékenységek, együttműködés bemutatása |
|
|||
|
|
7. Fenntarthatóság - eredmények, hatások fenntarthatóságának bemutatása |
|
|||
A projektdokumentációhoz szigorúan hozzátartoznak az alvállalkozókkal kötött szerződések, számlák, átadás átvételi jegyzőkönyvek is. Mivel azonban ezek nem tipikusan projektdokumentumok, (minden egyéb üzleti folyamatban használatosak), közülük csak a megbízási szerződésre - mivel erre a későbbi fejezetekben is hivatkozunk - mellékelünk mintát.
Megbízási szerződés
MINTA
amely létrejött egyrészről a(z) .........................................., mint Megbízó, másrészről ......................................................... mint Megbízott között az alábbi feltételekkel.
Megbízás tárgya:
A(z)
.......................................... című projekt megvalósításában
.......................................................-ként való közreműködés, a projekttel kapcsolatos alábbi
tevékenységek elvégzése:
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
A teljesítés időpontja:
Megbízott a feladatait folyamatosan végzi a projekt megvalósításának 12 hónapja alatt; a projekt lezárásának időpontja:.....................................................................................................................................
Fizetési feltételek:
Megbízott a projekt .................................... költségvetési soraiban meghatározott díjazásban részesül, melynek összegét: ........................ forintot Megbízó Megbízott ................................................ bankjánál vezetett ................................. számú számlájára átutalja.