Kockázatelemzés

A sikeres projektirányítás kapcsán sokat hangoztatott, lényeges terület a kockázatmenedzsment. Nehezen definiálható, hogy egy projekt kapcsán mit értünk kockázat alatt. Legegyszerűbben talán úgy fogalmazhatnánk meg, hogy a végrehajtással kapcsolatos bizonytalanságok jelentik a kockázatot. Lényegében minden bizonytalanság kockázat, de a kifejezéshez valamilyen negatív esemény bekövetkezését társítjuk, holott nem feltétlenül negatív eseményt jelent. A kockázat fogalmába beleértendő a pozitív eltérés lehetősége is.

Mindezek alapján tehát azt mondhatjuk, hogy a kockázat egy nem várt esemény bekövetkezésének a valószínűsége. Fontos hangsúlyozni, hogy a kockázat esetében soha nem biztosan bekövetkező eseményről van szó, csupán annak lehetőségéről.

Kockázatmenedzsment

A kockázatmenedzsment lényege pedig, hogy a projektvégrehajtás során felmerülő kockázatokat (vagyis a bizonytalanságokat) szisztematikusan kezeljük. Ennek első lépése, hogy valamilyen módon (elemzésekkel, becslésekkel, korábbi tapasztalatok felhasználásával, ötletbörzével stb.) definiáljuk, azonosítjuk a kockázati tényezőt.

Miután az azonosítás megtörtént, szükséges valamilyen válaszstratégiát kidolgozni, amellyel az esetleges negatív hatásokat képesek leszünk kiküszöbölni, vagy legalábbis csökkenteni. A válaszstratégia meghatározása kapcsán először is értékelést végzünk. Fel kell mérnünk a kockázat következményeit és meg kell határoznunk bekövetkezésének valószínűségét, majd ezek alapján kell meghatározni a beavatkozási prioritásokat, vagyis, hogy milyen módon reagálunk a felmerülő bizonytalanságokra.

A kockázatkezelés főbb lépései tehát az azonosítás - értékelés - reagálás. Mielőtt a szükséges lépéseket megtesszük, mindenképp érdemes a kockázatok okozta lehetséges veszteségek és a kockázatkezelés költségeinek összevetése.

A kockázatelemzéssel kapcsolatban példaként bemutatott első két dokumentum a tágabb értelemben vett kockázatelemzéshez (vagyis a kockázatkezelés lépéseinek kidolgozásához) nyújt segítséget. Az elemzés során leírjuk a kockázati körülményeket, elemezzük annak hatásait, meghatározzuk a bekövetkezés valószínűségét, és válaszlépéseket dolgozunk ki.

Az alábbi táblázat ahhoz nyújt segítséget, hogy ha meg tudjuk becsülni, hogy egy bizonyos esemény mekkora valószínűséggel következhet be, és milyen mértékben befolyásolja a projektet, akkor be tudjuk határolni, hogy az milyen mértékben kockáztathatja terveinket. A táblázatba beírt számok a kockázati veszélyt reprezentálják: a nagyobb értékek nagyobb kockázatot jelentenek.

Példa

Ha a TRANSPRO beruházás nem készül el időre, akkor a vállalat elszalaszthat egy komoly megrendelést. A kivitelezőről azt lehet tudni, hogy nagyon jó minőségű munkát végez, de előfordult már, hogy nem tudta tartani a határidőt.

A határidőcsúszás valószínűsége: közepes, a hatása: nagyon magas. Mekkora a kockázat?

A táblázat alapján az 1-től 25-ig terjedő skálán a kockázat értéke 15, és piros színnel jelzett. Ebből az következik, hogy be kell avatkozni: a kockázat csökkentése érdekében ki kell dolgozni egy javaslatot az alternatív megoldásra. (Például: másik kivitelezőt kell keresni, vagy a mostanitól erős biztosítékot kell kérni a határidő betartására.)

A következő példában egy konkrét tevékenységhez kapcsolódó, már bekövetkezett kockázat során alkalmazandó beavatkozási stratégiát dokumentáljuk.

Kockázatelemzés MINTA

A harmadik minta (kockázati napló) a már bekövetkezett (ún. aktív) kockázat nyomon követéséhez, konkrét kezeléséhez lehet hasznos támpont. A kockázati napló lényegében egy jegyzőkönyv, melyben a konkrét kockázattal kapcsolatos legfontosabb adatokat rögzítjük.

Kockázati napló MINTA