Ahány rendezvény, annyi helyszín. Ez nem res frázis; minden szervező tudja, hogy még a periodikusan ismétlődő rendezvények között sincs két teljesen egyforma, ebből egyenesen következik, hogy a tárgyi és személyi feltétele is rendre változik.

A PCO, a meeting plenner, a kongresszusi iroda dolgozóira nagy felelősség hárul a rendezvények során. Először is meg kell nyerni a külföldi partnert, hogy Magyarországra hozza a rendezvényét, ehhez a PCO-k közreműködése szükséges.

Nem mindegy, hogy milyen rendezvényről van szó, hiszen egy kisebb rendezvény szervezésére a rendezvényszervező irodák vagy utazási irodák kongresszusi osztályai is képesek. Az is fontos, hogy milyen jellegű rendezvényről van szó, hiszen merőben különböznek a tudományos kongresszusok, a sportrendezvények, a kulturális rendezvények helyszínigényei, szervezésük tárgyi és személyi feltételei.

A technikai háttér, a rendezvénytechnika, a szavazástechnika, a tolmácstechnika, a vetítéstechnika mind más és más tárgyi feltételt követel, amit a rendezvény sikere érdekében maradéktalanul teljesíteni kell.

Ezek mellé kapcsolódnak az ajánlott kiegészítő szolgáltatások, kulturális programok, s azok a személyek, akik nélkül mindezt nem lehetne megvalósítani.