A fejlesztésnek ez a szakasza nagyon fontos állomás. A felmérési tevékenység sok időt, nagy szakértelmet igényel és igen fontos döntést készít elő.

A részletes felmérés keretében hiányosan elvégzett feladatok rossz irányba vihetik a fejlesztés további munkáját. Ha a rendszert nem megfelelő mélységben sikerül megismerni, a problémákat nem tudjuk felszínre hozni, akkor hibák fordulhatnak elő, melyek kihatással vannak a fejlesztési munka további feladataira, továbbá idő- és költségszükségletére.

A helyzetfelmérés, elemzés feladatai 

A helyzetfelmérést három szempont szerint végezzük:

• a rendszer tartalma
• a rendszer működése
• a rendszer környezete szerint

Mit vizsgálunk meg a helyzetfelmérés keretében?

• az alaptevékenységet
• a szervezeti felépítést, struktúrát, vezetést
• a meglévő információs rendszer tartalmát, így az adathalmazát, folyamatait, funkcióit, felhasználóit

Az alaptevékenység vizsgálata a kiválasztott rendszer céljának, feladatának leírásán túl a reálfolyamatok működésének diagnosztizálását jelenti. Nagyon fontos minden rendszer körülhatárolása, közvetlen környezetének meghatározása és részekre bontása.

A rendszerek részekre bontásáról, az egyes elemekről már tanultunk, e tevékenység megköveteli a tanultak alkalmazását. 

A következő feladat a struktúra és a vezetés átvilágítása. Le kell írnunk, ábrázolnunk, hogy a gazdasági rendszer milyen szervezeti keretek között működik. Miután a szervezeti struktúra meghatározza a kommunikációt, továbbá választ ad irányítási kérdésekre is, ezekről az információkról semmiképpen sem mondhatunk le.

 Az utolsó, többszörösen összetett feladat a gazdasági rendszer meglévő információs rendszerének részletes felmérése. Ismereteket kell szerezni az adatokról, a folyamatokról, funkciókról és össze kell gyűjteni az információs rendszer felhasználóit is.

Mit tartalmaz a helyzetfelmérés és elemzés dokumentációja? 

• a rendszer és környezetének általános bemutatását;
• a szervezeti, irányítási és működési leírást és a szervezeti modellt;
• a rendszer folyamatainak leírását és a folyamatmodellt;
• a rendszer adatainak leírását, az adatdefiníciós listát és az adatmodellt;
• a kódrendszer (kódok) leírását;
• a meglévő rendszer felhasználóinak bemutatását (felhasználói szerep/funkció mátrix);
• problémalistát, mely a felmérés és elemzés eredményeit foglalja össze, tartalmazza továbbá a megoldandó problémákat (pl. kódszámrendszer hiánya vagy hibái, a kommunikációs lánc hiányosságai, formális struktúra hibái).
  

A különböző modellek dokumentálására vonatkozóan a fejlesztési módszertanok más-más technikák használatát ajánlják, illetve teszik kötelezővé. 

A helyzetfelmérés és elemzés általánosan használt módszerei

A helyzetfelmérés feladatainak megoldásához választani kell valamilyen módszert, esetleg egyszerre többet. A módszerek kiválasztása függ az adott feladattól, gazdasági szervezettől, továbbá az egyes technikák jellemzőinek figyelembe vételével azok alkalmazásának előnyeitől és hátrányaitól. A rendszerszervező munkájának nagy részében emberekkel kell foglalkoznia. Ezzel kapcsolatban tisztában kell lennünk az emberi viselkedések fontosabb mozgatórugóival, a kommunikáció alapfogalmaival és két fő típusával, az írott és a szóbeli kommunikációval. Mindig tisztában kell lennünk, hogy milyen célból, mit, miért, kinek és hogyan, továbbá mikor és hol közlünk. 

• MIÉRT? A rendszerszervező fő tevékenysége a rendszerfejlesztés alatt. A felhasználókat információhoz kell juttatni, az új rendszer megismertetése céljából. Kétirányú tevékenység, melyben a szervezőknek saját álláspontját kell képviselnie, de jól kell tudnia hallgatni is. Tegye fel magának a kérdést: mi is ennek a kommunikációnak a célja?
• MIT? A beszélgetés célja mutatja meg, mit kell tudnia a másik félnek?
• KINEK? Kit kell és kit nem szükséges tájékoztatni? Egy-sok és sok-sok tevékenység is lehet!
• HOGYAN? A részvevők számától, státuszától is függ, hogy írásban vagy szóban, hivatalos vagy közvetlen módon.
• MIKOR és HOL? A megfelelő feltételek biztosítása a kommunikációhoz.