A helyzetfelmérés és elemzés végrehajtása után rendelkezni kell egy olyan átfogó, de részleteiben is pontos ismeretanyaggal, egy kialakult képpel, mely alapján megfogalmazhatók konkrétan, hogy milyen felhasználói és környezeti követelményei vannak és ennek megfelelően milyen feladatai lesznek az új rendszernek.

Ennek megfogalmazása a rendszerjavaslatban történik. A rendszerjavaslat valójában a meglévő rendszer hiányosságainak megszüntetéséből indul, a problémáik megoldását, a racionalizálást célozza és elsősorban a rendszerrel szemben támasztott követelményeket kívánja kielégíteni. 

A rendszerjavaslat, követelményspecifikáció tartalmazza:

• a konkrét rendszercélt, feladatokat
• a rendszer szolgáltatásait (általában felhasználónként)
• az új rendszer adatmodelljét
• a kódrendszert
• az új rendszer folyamatmodelljét
• az új rendszer működési modelljét és annak kapcsolódásait
• a rendszer működtetéséhez szükséges hardver- és szoftvereszközök leírását
• a minőségi követelményeket
• az adatvédelmi megoldásokat
• a költség-haszon elemzést (tényleges és becsült kvantitatív és kvalitatív értékek alapján)
• a hardver és a szoftver ergonómiai szempontok érvényesülésének helyét és módját

A rendszerjavaslat készítésével kapcsolatban már léteznek „módszertan-specifikus" megoldások, ami azt jelenti, hogy adott módszertan (pl. SSADM) több (7) alternatív javaslat elkészítését ajánlj,a és előírja a javaslat tartalmára, technikájára vonatkozóan a követelményeket is. 

A rendszerjavaslat (általában több alternatívában elkészített) nagyon fontos dokumentuma a fejlesztésnek. Ez az utolsó alkalom, amikor a szakmailag jól, vagy kevésbé jól előkészített javaslatok alapján a döntés megtörténik a konkrét fejlesztés irányáról, a feladatokról, a fejlesztési erőforrásokról, azok költségeiről, időbeli ütemezésről. Ez az a pont, ahol a vezetés egy új rendszer fejlesztésének indításáról dönt.