Az elektronikus levelezés fő kellékei:

• levelező kiszolgáló;
• érvényes e-mail cím;
• a küldés és a fogadás idején hálózati kapcsolat.

Az e-mail címek szerkezete mintegy 40 éve alakult ki, s honosodott meg a felhasználó nevének a kiszolgáló nevétől való elválasztására a @ (kukac) jel. Több korlátot is figyelembe kell vennünk (ha egyáltalán magunk választjuk meg a felhasználó nevünket, ami vállalati, intézményi környezetben egyáltalán nem szokásos):

• az angol ABC betűi közül válasszunk;
• ne tartalmazzon írásjelet (kivéve kötőjel, aláhúzás jel; pont);
• nem tartalmazhat szóközt sem;
• ne végződjön a felhasználó neve pontra (elvileg lehetséges, de egyes kiszolgálók az ilyen neveket elutasítják);
• legalább 4 karakter legyen (spam szűrők előszeretettel minősítik spamnek a rövid nevű felhasználóktól érkező üzeneteket).

 

Leveleink kezelésére - különösen munkahelyi körülmények között - célszerű a hostokon telepített levelező szoftvereket használni. A példaként bemutatott MS Outlook sem jobb, sem rosszabb számos más alkalmazásnál. A használható funkciókra fordítsuk figyelmünket!

115.  ábra: Az Outlook 2003 felhasználói felülete

A frissen telepített levelező rendszer esetén néhány beállítást mindenképpen el kell végeznünk:

Mindenekelőtt adjuk meg a program használatához szükséges beállításokat. Körültekintően válasszuk a levelek és az archív mappák tárolásának helyét, állítsuk be a biztonsági jellemzőket, határozzuk meg a küldött levelek formátumát, aláírását stb.

116.  ábra: A levelező szoftver beállítása

Ezt követően adjuk meg azokat az e-mail fiókokat, melyekből a leveleket le akarjuk tölteni. Ebben varázsló segít. Első lépésként a kiszolgáló típusát kell kiválasztanunk, majd a kiszolgálótól kapott adatok alapján adjuk meg a szükséges személyes információkat. Habár általában helytelen, de itt célszerű a jelszavunk megjegyeztetése, így a levelező szoftver elindításakor nem kell a jelszavak megadásával bajlódnunk.

117.  ábra: E-mail fiók felvétele

 

A „Fiók beállításainak tesztelése" gombra kattintva ellenőrizhetjük a beállítások működőképességét.

Természetesen több forrásból, eltérő e-mail címekről is begyűjthetjük leveleinket. A beállítások során döntsük el, hogy azokról az eredeti kézbesítési helyen maradjon-e példány, többnyire célszerű a letöltést követően törölni. A törlés előnye a kiszolgálón rendelkezésre álló szabad hely szűkössége, veszélye, hogy így csak egy példányban van meg a levél, a gépünkkel együtt (pl. hardverhiba esetén) elenyészhet. Vállalati rendszerekben éppen ezért célszerű a levelező szerveren tárolni valamennyi levelet, s azokat csupán megjeleníteni a felhasználók gépén, de oda nem letölteni.

Bár több forrásból fogadunk levelet, jelöljünk ki egy alapértelmezett fiókot a küldött levelekhez. (Természetesen minden egyes küldésnél választhatunk helyette a felvett fiókok bármelyikéből másikat.)

118.  ábra: E-mail fiókok, alapértelmezett fiók megadása

Beérkezett, de küldött leveleinket is strukturáltan, mapparendszerbe csoportosítva tárolhatjuk. Megadhatunk szabályokat annak érdekében, hogy a beérkező levelek közvetlenül bizonyos mappákba kerüljenek tartalmuk, feladójuk vagy egyéb jellemzőik alapján.

Levelezőpartnereink adatait névjegyalbumban gyűjthetjük össze. Ez nemcsak a partner nevét, e-mail címét, hanem számos más adatot is képes jól átláthatóan tárolni.

119.  ábra: Névjegyalbum

 

Előző tanulmányaink alapján már vázlatosan ismerjük az elektronikus levél felépítését. A levél két fő részből áll:

• fejléc (header);
• törzs (body).

A fejléc számos információt tartalmaz. A szokásos megjelenítés mellett is látjuk az alábbi adatokat:

• feladó
• címzett(ek), több címzett esetén vesszőt alkalmazunk elválasztó jelként, a címzetteket beírhatjuk közvetlenül, de a névjegyalbumból is kiválaszthatjuk;
• másolatot kap(ók): a címzettekhez hasonló módon adjuk meg adataikat;
• titkos (rejtett) másolatot kapók: az ide felvett címzettek megkapják a levelet, de erről a többi címzett nem értesül;
• tárgy (téma, subject): a levél tartalmára utaló rövid szöveges rész;
• egyéb beállítások: a sürgősségre, személyességre, visszaigazolásra, a csatolmányokra vonatkozó bejegyzések, adatok.

120.  ábra: A szokásos fejlécmegjelenítés

Valójában azonban a levél fejléce ennél jelentősen több adatot tartalmaz.

121.  ábra: A levél részletes tulajdonságainak megjelenítése