A körlevél állandó és változó részeinek létrehozása, adatforrás létrehozása

 

Elkészítjük a körlevél állandó részét, vagy megnyitunk egy már létező dokumentumot, majd a változó részek helyére valamilyen speciális jelzést teszünk (pl.: xx). Ezután elvégezzük a szükséges formázásokat és mentjük a háttértárra.

 

37. ábra
Törzsdokumentum elkészítése

A körlevél változó részeit tartalmazó adatfájl lehet Word táblázat, az adatok felsorolását pontosvesszővel elválasztva tartalmazó állomány, más alkalmazásban létrehozott állomány (pl.: Excel táblázat). A táblázat első sora a fejlécrekordot, vagyis a mezőneveket tartalmazza. Ezeket a mezőneveket használjuk a törzsdokumentumban. A következő sorok a levélben felhasznált adatok, az ún. adatrekordok. Ha végeztünk a táblázat kitöltésével, akkor azt is mentjük a háttértárra.

38. ábra
Körlevélkészítés 3. lépése

Ha a változó részeket nem visszük fel táblázatba, akkor kattintsunk az Új lista létrehozása gombra, így kitölthetjük és szerkeszthetjük a változó részek tartalmát.

39. ábra
Adatfájl létrehozása; Új címlista ablak

Az adatforrás biztosítja a körlevél számára a változó adatokat. Az adatforrás elkészítése előtt mindig tervezzük meg, hogy milyen információkat szeretnénk tárolni benne, ezzel elkerülhetjük az adatforrás szerkezetének későbbiekben történő módosítását. Határozzuk meg azokat a mezőket, amelyeket a körlevélben használni fogunk!

Azt az információt, amely minden körlevélpéldányban azonos, például egy formalevél szövegtörzse - a nyomtatni kívánt levelek számától függetlenül -, csak egyszer kell begépelni.

A törzsdokumentum a kiindulópont, amelyet úgy kell beállítani, hogy megfeleljen a kész levelek, e-mail üzenetek, borítékok, utalványok és más dokumentumok méretének és alakjának. A törzsdokumentumba kerül az összes olyan információ, amely minden példányban azonos lesz. Ha a törzsdokumentum egy boríték, megadhatja benne a válaszcímet. Ha formalevél a törzsdokumentum, felveheti egy cég logóját és begépelheti a minden címzettnek küldeni kívánt szöveget.

A törzsdokumentumban helyőrzők is vannak, ezek jelzik, hogy hol és milyen egyedi információk jelennek meg a körlevélben. Formalevelek esetében például a címterület és a megszólítás után álló név minden példányban egyedi. A boríték típusú törzsdokumentumban helyőrzők jelképezhetik a címzettek címét, míg formalevél esetében a „Kedves" megszólítás után helyőrzővel helyettesítheti a címzettek utónevét.

Az adatfájl olyan gyűjtőfogalom, amely a gyakran használt fájlok egész kategóriáját magába foglalja. Adatfájl lehet egy, a Microsoft Office Word programban létrehozott táblázat, egy Excel számolótábla, egy Microsoft Office Access adatbázis, sőt egy szövegfájl is. A körlevelekben felhasználni kívánt egyedi adatokat (például neveket vagy címeket) adatfájlban kell tárolni. Az adatfájl szerkezete lehetővé teszi, hogy a program adott elemeket a törzsdokumentum megfelelő helyőrzőivel társítson. Az adatfájlok, a mezőkkel egyetemben, a körlevélkészítés meghatározó összetevői: együttműködésüknek köszönhetően a körlevél minden egyes példánya egyedi információkat tartalmazhat. Miután ezt a két kulcsfontosságú összetevőt, illetve azok működését megismerte, egyszerű és összetettebb körlevélfeladatok beállítására és futtatására egyaránt képes lesz.

 

Adatfájl létrehozása előzmény nélkül a körlevélkészítés folyamán:

• A Körlevél munkaablakban jelölje be az Új lista létrehozása választógombot, majd kattintson a Létrehozás hivatkozásra.
• Megnyílik az Új címlista párbeszédpanel, rajta oszlopfejlécek egy csoportjával.
• A Testreszabás gombra kattintva módosíthatjuk a fejléceket.

40. ábra
Címlista testreszabása

41. ábra
Címadatok megadása

Új bejegyzés gombra kattintva következő címzettet adhat meg, a bezárás gombra kattintva menteni kell az adatforrást.

42. ábra
Adatforrás mentése

 

Mentés után a következő ablak jelenik meg, ahol megadhatjuk kinek szeretnénk körlevelet elküldeni. Ha újabb címzettet szeretnénk megadni akkor a Szerkesztés gombra kell kattintani.

43. ábra
Adatforrás szerkesztése