Az Access adatbázis-kezelő rendszer a Microsoft Office Professional programcsomag része, a programcsomag telepítésekor választhatunk, hogy a többi programmal együtt felkerüljön-e a gépünkre vagy se. Telepítés után a Minden program/Microsoft Office/Access 2003 (vagy más évszámú, amit éppen telepítettünk) programot kell indítani.

10. ábra
Az Access indítása

A program felületét az alábbi képen láthatjuk:

11. ábra
Az Access program felülete indítás után

Az Access adatbázis-kezelő program relációs adatbázisok kezelésére szolgál. Ennek megfelelően a program terminológiája általában megegyezik a relációs adatbázis fogalmaival, de nem minden esetben, így összefoglaló fogalomtárat állítottunk össze.

Táblák (Table)

Mint már tudjuk, a relációs típusú adatbázisok az adatokat ún. táblákban tárolják.

• Minden tábla az adatok egy bizonyos körét tárolja: olyan adatokat, amelyek valamilyen dolog (objektum, egyed) leírására, jellemzésére szolgálnak.
• Két vagy több tábla össze is kapcsolható.
• Az Access adatbázis-kezelőben a táblákat Táblának (Table) vagy Munkalapnak, Táblázatnak (Data sheet) nevezzük.
• A táblákban tárolt adatokat egyedileg vagy összefüggéseikben ábrázolva, az Access segítségével képernyőn vagy nyomtatott formában jeleníthetjük meg.

A táblák sorokat, másik elterjedt kifejezéssel rekordokat tartalmaznak. A rekord adatmezők (oszlopok) halmazából áll. Az alábbi ábra egy videotéka-adatbázis tagjait tartalmazó egyik táblájának részlete az Access megjelenítésében. A tábla minden rekordja (sora) 7 adatmezőt (tagtulajdonságot) tartalmaz, melyek egy-egy tagot jellemeznek.

12. ábra
Táblázatrészlet

Lekérdezések (Query)

A lekérdezések egy vagy több táblából származó adatokat tartalmaznak. A lekérdezésekben mi magunk határozzuk meg azt, hogy miről, milyen adatokat és milyen összefüggésekben akarunk látni. Az Access adatbázis-kezelő egyik legfontosabb szolgáltatása a lekérdezések összeállításának támogatása. A lekérdezések által előállított adathalmazt adatlapokon, űrlapokon vagy jelentésekben jeleníthetjük meg.

Űrlapok (Form)

Az űrlapokon a lekérdezések által előállított adatokat jól áttekinthető, rendezett formában jeleníthetjük meg. Az űrlapok az adatok megjelenítésén kívül új adatok adatbázisba való bevitelére is használhatók.

Jelentések (Report)

A jelentések a lekérdezések által előállított adatok nyomtatott jellegű, képernyős vagy papíros alapú megjelenítését szolgálják.

Webes adatkezelő lapok

A webes adatkezelő lapok adatok megjelenítését, illetve adatok bevitelét célozzák olyan esetekben, amikor az adatbázist az interneten keresztül használjuk.

Makrók (Macro)

A makrók egy vagy több utasításból állnak, ahol minden utasítás valamilyen jól meghatározott feladatot, műveletet végez el, például: űrlap megjelenítése, jelentés nyomtatása.

Modulok (Module)

A modulok egy adott programnyelven írt utasítások, eljárások. Az Accessben a Visual Basic for Applications programozási nyelvet használhatjuk összetett adatfeldolgozó vagy programjellegű felületek vezérlésére szolgáló megoldások kialakításához.

A weblapok, makrók és modulok nem részei ennek a tananyagnak.

Objektumok

Az adatbázisok eddig tárgyalt összetevőit (táblák, űrlapok, lekérdezések stb.) az Accessben összefoglaló néven objektumoknak nevezzük.