Ha szeretnénk egy levelet menteni, erre a Fájl menü/Mentés másként parancsát lehet használni. A fájl neve automatikusan a levél tárgya lesz, majd beállítható a levél formátuma is:

• csak szöveg - bárhol megnyitható, bármilyen szövegszerkesztővel;
• outlook sablon - üzenet mentése sablonként;
• üzenetformátum - egy másik gépen megnyitható, ahol van Microsoft Outlook program;
• HTML - a fájlra kattintva böngészőben megnyitva lehet megtekinteni tartalmát.

105. ábra
Levél mentése

Leveleinket célszerű bizonyos időközönként archiválni. Ez lehetőséget ad arra, hogy más gépre is felvigyük leveleinket, névjegyalbumunkat stb. A Fájl/Archiválás parancs kiválasztásával a párbeszédablakban megadható, hogy a program mely részét kívánjuk elmenteni. A fájl neve alapértelmezetten arhiv.pst lesz.

106. ábra
Archiválás

Az Eszközök/Beállítások/Levél beállításai/Adatfájlok résznél az archiválási mappa egyéb beállításai lehetségesek:

107. ábra
Archiválás beállításai

Az Eszközök/Beállítások/Egyéb regiszterfülön az Archiválás gombra kattintva megadható, milyen időközönként hajtsa azt végre, adjon-e előtte figyelmeztető jelzést, illetve az elemek törlésének, archiválásának módját is beállíthatjuk.

108. ábra
Archiválás beállításai 2.

A jelenlegi beállítás szerint kéthetente végzi el a műveletet, és a fél évnél régebbi leveleket törli a mappából.