PCO

A PCO a szakmailag jól képzett kongresszusszervezők nemzetközi elnevezése. A rövidítés a nemzetközi szervezet (Internatianal Association of Professional Congress Organizers = IAPCO) rövidítéséből származik: Professional Congress Organizers, professzionális kongresszusszervező. A PCO nem utazási iroda, de utazási irodának is lehet kongresszusi osztálya, vagyis PCO-ja.

A PCO általában kapcsolatban (vagy szerződéses viszonyban) áll szervezetekkel, szakmai szövetségekkel, vállalatokkal, s a meghatározott feltételek szerint szervezik e szövetségek, vállalkozások különböző rendezvényeit.

Feladatai közé tartoznak az alábbiak:

• a rendezvény szervezésének általános felelőssége;
• kapcsolattartás a szervezőkkel;a résztvevőkkel és a rendezvény szolgáltatóival (pl. autóbusz-társaság, idegenvezetők, tolmácsok, szállodák, éttermek, technikai berendezések bérbeadói stb.);
• a szerződéskötések, módosítások, megrendelések, visszaigazolások, jelentkezési lapok megkötése, nyilvántartása;
• programok szervezése;
• titkársági szolgálat biztosítása;
• regisztrációs és információs pultok működtetése;
• helyszín biztosítása;
• társadalmi programok, hölgyprogramok szervezése;
• sajtószolgálat;
• a rendezvény pénzügyi lebonyolítása.

Nagyrendezvények esetén általában a költségek megelőlegezése is a PCO feladata (pl. helyszínbérleti díjak fizetése), ami hosszabb idő alatt térül csak meg, tehát jelentős összegű forgótőkével kell rendelkeznie.

Meeting planner (MP)

A PCO a meeting plannerrel, az ülés/kongresszus megrendelőjével áll kapcsolatban (szakmai körökben szakmai szervezőnek hívjuk). Az MP gyakran egyetlen személy, aki a megrendelő cég magasan kvalifikált munkatársa.

Kongresszusi iroda (CB)

A kongresszusi iroda (convention bureau, nemzetközi szakmai rövidítése: CB), fogja össze a kongresszusi turizmusban érdekelt feleket. Tagjainak tagsági díjaiból tartja fenn magát, versenysemleges és nem nyereségorientált. A kongresszusi iroda - mint marketingszervezet - alapvető feladatai a következők:

• megpályázza a nemzetközi rendezvényeket;
• fogadja a helykiválasztó bizottságot, programjukat szervezi;
• tájékoztatja a hazai és nemzetközi szaksajtót;
• egyezteti tagjai üzleti ajánlatait;
• népszerűsítő bemutatókat (prezentációkat) tart.

Magyarországon ezt a Magyar Kongresszusi Iroda Egyesülés (MKI) végzi, feladatai közé tartozik az ország népszerűsítése is a rendezvényszervezők körében - ez természetesen a nemzetközi rendezvények esetében érvényes.

A kongresszusokra, tudományos rendezvényekre vonatkozó feltételek is igen változatosak. Mindenekelőtt tudni kell, hogy a konferenciaturizmus külön üzletággá válását három fő jellemzőnek köszönheti:

• elsősorban témái miatt kedvelt;
• a kapcsolatteremtési lehetőségek miatt;
• a társadalmi programok színessége miatt.

A különböző szakmák kiemelkedő képviselői azért utaznak kongresszusokra, konferenciákra, hogy ott a szakterületükkel kapcsolatos előadásokat hallhassanak, tanulhassanak belőle, találkozhassanak kollégáikkal, s mindezt technikailag jól szervezett körülmények között, ideális helyszíneken realizálják a szervezők. Csak abban az esetben vesznek részt különböző kirándulásokon, idegenforgalmi programokon, amennyiben a szakmai elvárások maradéktalanul teljesülnek.

Tárgyi feltételként a megfelelő konferenciaterem, technikai és egyéb berendezés, tolmácsfülkék megléte alapfeltétele a rendezvény szervezési joga elnyerésének.