A hivatásturizmus bármely ágát nézve elsődleges szempont, hogy szervezéséhez komoly tárgyi- és személyi feltételeknek kell teljesülniük.

A személyi feltételek közül az alábbiak megléte elengedhetetlen:

• magasan képzett szakemberek (rendezvényszervezők, referensek, a megrendelő cégnél irodavezetők);
• megbízható, képzett technikai személyzet;
• tolmácsok, idegenvezetők, leírók, hostok és hostessek;
• szállodai dolgozók, vendéglátósok, catering-szolgálat, gépkocsivezetők;
• biztonsági szakemberek, orvosok, mentősök, takarítószemélyzet.

Ezenkívül a különböző jellegű rendezvényeknek más és más személyi feltételeket kell biztosítaniuk.

Tárgyi feltételek:

• infrastuktúra megléte (víz, csatorna, elektromos áram, gáz, megfelelő úthálózat, telefonvonalak);
• különböző kategóriájú és megfelelő mennyiségű szálláslehetőség;
• étkezési lehetőségek;
• a környéken programlehetőségek, természeti vagy ember alkotta látnivalók;
• az adott rendezvénynek megfelelő helyszínek (épületek, elegendő mennyiségű és különböző befogadóképességű terem);
• háttéripar (technikai berendezések, teremberendezések, felszerelések);
• a rendezvény helyszínének tömegközlekedési eszközzel vagy egyéb módon való megközelíthetősége.