1. Mintafeladat
Feladat
Készítsük el egy autóértékesítő vállalat kontextus- (áttekintő), illetve adatfolyam-diagramját a leírás alapján!
A vállalat (Autó Mende Kft) a következő partnerekkel tartja a kapcsolatot:
- a. vevő adatáram: személyi adat
- b. ügyfél adatáram: hitelkérelem
- c. okmányiroda adatáram: forgalmi irat
- d. szállító adatáram: szállítólevél
- e. bank adatáram: számlalevél
- f clear car kft adatáram: eredetvizsgálat
- g. eurotax adatáram: teljeskörű értékelés
- h. szerviz adatáram: forgalmi vizsga
A rendszer részfolyamatai és tevékenységei:
- Értékesítés - szervezeti egység: értékesítő
- Használtautó-beszámítás - szervezeti egység: értékesítő
- Hitelfelvétel - szervezeti egység: hitel ügyintéző
- Vizsgáztatás és forgalmi ügyintézés: szervezeti egység: ügyintéző
- Pénzügyi tevékenység - szervezeti egység: pénzügyi titkár
- Diszpozíciós ügyintézés - szervezeti egység: disz. Ügyintéző
1. Értékesítés:
Az értékesítés végzi az autók közvetlen eladását. Az osztályon az értékesítők munkáját ügyintézők segítik, felgyorsítva az ügyfélkezelést. Miután az értékesítő tartja a legközvetlenebb kapcsolatot a vevővel, ő kezeli a vevő személyes adatait: ő kéri el a személyi igazolványt, amiről két másolatot készít a forgalmi engedély kiállításához, és ez alapján tölti ki az átadás-átvételi jegyzőkönyvet. A vevő adatai a diszpozíció és a pénzügy előtt is megjelennek. A személyi igazolvány fénymásolatát az ügyintéző ellátja a komissziószámmal, átküldi a diszpozíciónak. A vevő az értékesítő segítségével tölti ki a személygépkocsi megrendelő lapot, melyen feltünteti az igény szerinti típust, márkát és egyéb külső tulajdonságokat. Itt is feltüntetik a vevő adatait, az értékesítés módját, valamint a partnerbank nevét. E mellé írják, hogy készül-e adásvételi szerződés, illetve hogy történt-e előleg átutalás. A megrendelőlap a diszpozícióhoz kerül, a kartotékba.
A fizetés után a vevő kézhez veszi az átadás-átvételi jegyzőkönyvet és az aláírt adásvétel szerződést, melynek másolatát a diszpozíció megőrzi. Végül megkapja a gépjármű forgalmi engedélyét, zöldkártyáját, és a kulcsokat.
2. Használt autó beszámítása:
Használt autó beszámítása esetén az autóról további formanyomtatványokat tölt ki az ügyintéző, elsősorban egy gépjármű felvételi lapot, mely alapján kitölti a teljes körű értékelést az EUROTAX számára. Ezen adatok alapján állapítja meg a gépkocsi általános forgalmi értékét. A használt gépjármű átvétele során kitöltésre kerül az állapotfelmérő lap, mely a gépkocsi kötelező tartozékainak listáját tartalmazza, valamint a látványos külső sérüléseket. A gépkocsi akkor kerül felvételre, ha a beszámításon kitöltik a gépjármű felvételi lapot. A gépkocsiról kitöltött papírok a diszpozícióra kerülnek.
3. Hitelfelvétel:
Az új autóvásárlás során lehetőség van hitel felvételére vagy részletfizetésre. Használt autóra történő hitelfelvétellel a cég nem foglalkozik. Az ügyintéző felveszi az ügyfél adatait, kikéri a megrendelés adatait, majd ismerteti a hitelfelvétel lehetőségeit. A megfelelő hitelkonstrukció kiválasztása után egy, a hitelt biztosító bank formanyomtatványát tölti ki az ügyintéző, amit elbírálásra továbbküld a partnerbankhoz. A bank egy héten belül visszaküldi a hitelszerződést. A szerződés egy példánya a vevőhöz, egy az autó papírjaival együtt lefűzésre és egy harmadik pedig a pénzügyre kerül. A hitelügyintéző bonyolítja a hitelfelvétel ügyintézést a hitelintézet felé. A hitelosztály intézi a részletfizetéseket is. Szerződést ír az ügyféllel, miután ismertette a részletfizetés feltételeit. A vevő megkapja szerződés egy példányát, egy példányt kap a pénzügy is, egyet pedig lefűznek.
4. Vizsgáztatás és forgalmi ügyintézés:
A telepen üzemelő szakszerviz végzi az új gépjárművek, illetve a lejárt forgalmi vizsgával rendelkező gépjárművek vizsgáztatását. Az új autókat és az értékesítendő használt autókat minden esetben törzskönyvezve és eredetvizsgálattal vesznek és adnak át. A vevő személyigazolványának fénymásolatát és a megbízólevelet az értékesítő küldi az ügyintézőnek. A gépkocsi forgalmi engedélyének kiváltásához szükség van a gépjármű és a tulajdonos adataira, valamint a vámpapírokra. A forgalmi engedélyt az okmányiroda állítja ki. A lejárt forgalmi vizsgával rendelkező, illetve forgalmi vizsgáztatásra kötelezett autókat a szerviz vizsgáztatja. Az osztályon kitöltött vizsga bejelentőlap az autóval a szervizbe kerül. Vizsgáztatás után az ügyintéző a forgalmi vizsgaigazolást csatolja a kartotékhoz. Az autók eredetvizsgálatát a Clear Car Kft. végzi külső munkában, az általuk kiállított törzskönyvet a diszpozícióhoz küldik a kartotékba.
5. Pénzügy:
A pénzügy a diszpozícióhoz érkező rendelésekből és adatokból állítja ki a számlát és rögzíti a kifizetés módját. A vevők személyi igazolványának fénymásolatát és a számla másolatát megőrzik mint ügyfél adatai. Rendszeresen figyelik a törlesztések alakulását. Néha a diszpozícióval közösen készítenek statisztikát. A bejövő számlákat lefűzik, miután a munkatársak a könyvelői programba rögzítették azokat. Napi zárást készítenek minden munkanap végén amit nyomtatva megőriznek, ennek alapján készítik a hónap végén a havi zárást.
6. Diszpozíciós ügyintézés:
A diszpozíció kezeli teljes egészében a készletnyilvántartást. A diszpozícióhoz fut be az értékesítésről érkező igények és formanyomtatványok nagy része. Így ők tárolják a vevő személyes adatait, a vásárolt autó típusát és paramétereit. Kartotékban tárolják az autó papírjait lefűzve, ezeket a komissziószám azonosítja. Ők jegyzik be a használt autókat, amiket a vevőktől vesznek át, és ezeket bevezetik az autó nyilvántartásba. Az adatokat Excel táblázatban tárolják, emellett kartotékos nyilvántartást vezetnek a vevőkről és a beszámított gépjárművekről.
Az ügyintézőnek joga van oda adatot felvinni, törölni vagy módosítani. Közvetlen kapcsolata van a pénzüggyel és a hitelosztállyal, de csak információt ad át, ezen osztályoknak nincs módjuk az adatmódosításra.
