Az egyik legalapvetőbb szolgáltatás az elektronikus levelezés. Ez az alkalmazás az SMTP-re (Simple Mail Transfer Protocol - egyszerű levéltovábbítási protokoll) épül.

Levelezni valamilyen levelezőprogrammal lehet. E programok mindegyik megvalósítja az alábbi funkciókat:

• levél küldése közvetlenül, vagy egy listán szereplő címzetteknek (send),
• kapott levelek tartalomjegyzékszerű listázása a „levél témája" (subject) mezőket mutatva,
• válasz adott levélre (reply),
• levél továbbküldése (forward),
• levél tárolása különböző irattartókba (folder),
• fájlmellékletek küldése és fogadása (attachment),
• levél törlése (delete).

Levelezőprogramok

• Pegasus Mail: önálló levelezőprogram. Bonyolult, sokrétű, ingyenes program.
• Eudora Pro: önálló levelezőprogram.
• Pine, Elm, Mutt, XF-Mail: főként Linuxon és más UNIX-okon használt szabad, ingyenes, önálló levelezőprogramok.
• MS Outlook Express: egy egyszerű otthoni levelezésre tervezett program, a MS operációs rendszereinek része.
• MS Outlook: a Microsoft vállalati levelezésre tervezett kliensprogramja, igen sok funkcióval, lehetőséggel. Az előbb említett programokhoz képest túlbonyolított. Rendelkezik a levelező kliens mellett csoportmunka végzésére alkalmas összetevőkkel is. Az Office programcsomag része.
• Lotus Notes: az MS Outlookhoz hasonló komplex keretrendszer, melynek természetesen az e-mail kliens is része.

A levél megírása a feladó levelezőprogramjának szövegszerkesztőjében történik, melyet a feladó elküld. A címzett a beérkezett levelet saját levelezőprogramjában olvassa el. A két esemény egy sereg programot hoz működésbe, melyek a levél kézbesítését végzik az interneten keresztül.

A levelezőprogram a megírt levelet általában nem közvetlenül a címzettnek adja, hanem egy úgynevezett SMTP szervernek adja át. Előfordulhat, hogy a messzi túloldal felé vezető út zsúfolt, esetleg műszaki probléma akadályozza a gyors, azonnali kézbesítést. Ez esetben szerencsés, ha a levél nem a felhasználó gépén várakozik - növelve ezáltal a felhasználó költségeit - hanem egy állandóan internetre kötött számítógépen. Ez az SMTP szerver. Az ő feladata, hogy a levelet továbbítsa, vagy az esetleg sikertelen levélküldést újra-újra próbálja. Ahhoz, hogy levelezőprogramunk az SMTP szolgáltatást igénybe vehesse, vagyis képes legyen levelet küldeni, be kell állítanunk az SMTP szerver címét. Általában ez a mail.szerver.hu nevű gépet jelenti (a szerver nevét a szolgáltatónk adja meg). Az SMTP szerver kikeresi a neki átadott levélből a címzett e-mail címét és átadja a levelet a célcímen működő SMTP szervernek, amely beteszi azt a címzett személy postaládájába.

A felhasználó gyanítja, hogy új levele érkezett, ezért megnézi a postaládáját, az ott lévő új leveleket letölti a saját gépére. A postaláda általában nem a felhasználó saját gépén található, hanem az internetszolgáltatónál egy erre a célra üzembe helyezett számítógépen. Vállalati levelezés esetén is általában egy központi számítógép tárolja a beérkezett leveleket. A beérkező leveleinket tároló szerver címét az internetszolgáltatónktól vagy a rendszergazdánktól kell megkapnunk. Tudnunk kell azt is, hogy melyik protokollt használhatjuk. A POP3 vagy IMAP szerver nevét és a levelesládánk nevét a levelezőprogramunkban be kell állítanunk.