Azonban egy nagyobb eseményre, értekezletre, összejövetelre, rendezvényre nem tudunk minden meghívottat személyesen fölkeresni, írásban és szóban is meghívni. Ezért a hivatalos meghívások legtöbbször írásban történnek. Az írásos formának ma már több változata létezik:

• Készíttethetünk nyomtatott meghívót, kimondottam az eseményre, az esemény jellegének megfelelően.
• Küldhetünk egy hivatalos levelet meghívóként.
• Történhet a meghívás e-mailen keresztül is, csak egyszerűen a közölve a meghívás tényét, adatait.
• Igen gyakori módja a meghívásnak az a formája, hogy az e-mail üzenet mellé csatolt fájlban küldik el a meghívó esztétikus, színes másolatát.

Válasszuk bármelyik formát is, minden esetben pontosan kell közölnünk, hogy milyen eseményre várjuk a meghívottat, mikor, melyik nap, hány órakor és hol lesz az. Amennyiben az összejövetel helye nem egyértelmű, ismeretlen vagy nehezen elérhető, akkor azt is illik közölnünk, hogyan juthat el az illető a legegyszerűbben a színhelyre. Ilyenkor érdemes egy rövid útleírást adnunk, s mellé egy térképvázlatot is csatolnunk. Ha szükséges, akkor arról is tájékoztassuk vendégeinket, hogy milyen ruhában jelenjenek meg (például másképpen kell öltözni, ha egy kerti rendezvényről, sporteseményről vagy egy ünnepélyes összejövetelről van szó). Ha a meghívás csak szóban történik, akkor előtte gondoljuk végig ezeket az információkat, s ne feledjük el azokat a meghívottal közölni. A szóban történő meghívásra szánjunk elegendő időt! Az odavetett, futtában közölt meghívást nem biztos, hogy komolyan veszik. Meghívásunk legyen mindig udvarias, fogalmazzunk világosan és egyértelműen! Az írott meghívókban is ügyeljünk a pontos fogalmazásra, a helyesírásra és a már említett adatok hiánytalan közlésére! Az írott meghívás esetében elengedhetetlen követelmény az ízléses külalak. A nagyobb eseményekre nyomtatott meghívót szokás készíteni. A nyomtatott meghívók általában díszesebb formában készülnek, különleges, sokszor színes papíron, különleges betűtípussal. Az írott tájékoztatást gyakran kisebb képek, ábrák, rajzok vagy díszítő motívumok is kiegészítik. A meghívó külalakjának megtervezése ma már könnyű feladat a számítógép segítségével. Azonban, ha egy nagyobb szabású rendezvényről van szó, akkor célszerűbb a meghívókat szakemberekkel megterveztetni, elkészíttetni. Soha ne felejtsük el a meghívót még akkor átnézni, az adatait, a helyesírását még akkor ellenőrizni, mielőtt még sokszorosításra kerül.

Nagyon fontos, hogy a nyomtatott meghívó is pontos tájékoztatást adjon, így tartalmazza: ki, mikor, hova és mire hív. A hivatalos meghívókon gyakran olvashatjuk azt is, hogy milyen öltözékben illik az eseményen megjelennünk. A hivatalos eseményekre, gyűlésekre, értekezletekre szóló meghívókon a napirendet és a meghívás célját is fel szokták tüntetni. Ha egész napos eseményre hívunk meg embereket, akkor jó, ha az étkezési lehetőségről is tájékoztatjuk a résztvevőket (a rendezvény alatt kapnak ebédet, vagy lehetőségük van megrendelni azt). A nyomtatott meghívón is pontosan és hibátlan helyesírással kell írnunk. Illik a meghívót az esemény előtt legalább 6-14 nappal elküldenünk. A meghívót kiegészíthetjük a már említett térképvázlattal, illetve egy olyan kéréssel, hogy a meghívott jelezzen vissza, meg tud-e jelenni az eseményen. A visszajelzés kéréséről ne felejtkezzünk el, mert fontos, hogy tudjuk, hány emberre számíthatunk, hogyan készítsük elő a termet, mennyi kávét, üdítőt, ebédet stb. rendeljünk. A visszajelzést többféle módon kérhetjük: például úgy is, hogy a meghívó egyik része levágható, s ezen kell a visszajelzést elküldeni.

Válasszuk a visszajelzés bármelyik módját is, mindig törekedjünk arra, hogy a visszajelzés egyértelmű legyen, s szerepeljen rajta az a legkésőbbi időpont, ameddig a visszajelzést meg kell tenni! Azonban tanácsos ezt az időpontot úgy meghatároznunk, hogy még azok se fussanak ki az időből, akik néhány napot késnek a visszajelzéssel. Ilyen résztvevőkre mindig számíthatunk, legyen szó bármilyen rendezvényről.