• Megismerkedéskor a névjegy a bemutatkozás kiegészítő kelléke lehet. Ilyenkor, ha a megismert partnertől névjegyet kapunk, ezt illik viszonoznunk.
• A kapott névjegyet illik figyelmesen elolvasnunk, tanulmányoznunk, még akkor is, ha már ismerjük az illetőt. A kapott névjegyet megtekintés nélkül, hanyagul zsebre vágni illetlen dolog.
• A névjegy pótolhatja egyes esetekben a személyes találkozást, megjelenést. Ilyenkor minden esetben fel kell tüntetnünk a névjegyküldés indítékait.

A névjegynek több típusa létezik. Közülük igen gyakori a magánnévjegy, melynek több változata van. Így előfordul, hogy csak a teljes név szerepel rajta, de az sem ritka, hogy ezt a tudományos fokozat, a végzettség, a lakcím, a telefon és az e-mail cím is kiegészíti.

A hivatalos névjegy tartalmazza a teljes nevet, a rangot, a beosztást, amely a név alatt áll. A beosztás szerepelhet a munkahely megnevezésével. Ilyenkor az a beosztással birtokviszonyban áll (pl. Kovács Piroska, a Kós Bt. oktatásszervezője). A névjegyen feltüntetjük a hivatal, az intézmény pontos nevét, címét, telefonját, fax számát s - ha van ilyen - az e-mail címét is. Az intézmény neve mellett egyre többször láthatjuk annak emblémáját (logóját) is. A hivatalos névjegyeken találkozhatunk rövidítésekkel, amelyek címeket, tudományos fokozatokat jelölnek.

A fenti két névjegyformát egyesíti a kombinált névjegy, mely az egyéni adatok (lakcím, telefon) mellett a hivatali adatokat is tartalmazza.

A diplomáciai névjegyen csupán a név szerepel. Diplomáciai körökben szokás, hogy a házastársaknak közös névjegyük van. Ilyenkor a név után és kötőszóval következik a házastárs neve. Ha idegen nyelvű névjegyre is szükségünk van, célszerű, ha a kártya egyik oldala magyar, a másik pedig a választott idegen nyelven van nyomtatva. Így a magyar oldal segítséget ad a külföldinek a levelezésben a cím és a név átírásában. Elkülöníthetünk még reklám célú és fényképes névjegyet. A reklám célú névjegyen valamilyen plusz tájékoztatás (pl. az intézmény, a cég neve, címe, elérhetőségének útvonala, a szolgáltatások köre stb.) szerepel. A fényképes névjegy az illető arcképével segíti a személy és a név azonosítását. Ilyen névjegyekkel gyakran találkozunk különböző szolgáltató vállalatoknál, üzletekben, bankokban. Ezeket a névjegyeket tulajdonosaik általában kitűzve viselik. A névjegy elrendezésére ma már nincs egyedül üdvözítő szabály. A klasszikus elrendezésben a név mindig középre került, a cím pedig a jobb vagy a jobb és a bal oldalra. A névjegy alakjára, anyagára vonatkozóan a típusok szerint nincs megkülönböztető eltérés. A névjegy anyaga általában fehér, jó minőségű, fényes vagy matt kartonlap, bár ma már igen sokféle színű névjeggyel találkozhatunk. A papír minőségének, színének kiválasztásakor mindig tartsuk szem előtt, hogy milyen célra, kit, mit képviselve készíttetünk névjegyet!

A névjegy külsejét mindig a jó ízlés szabályai határozzák meg. Soha ne felejtsük el, hogy az adatok láthatóak, jól olvashatóak legyenek, ne tartalmazzanak helyesírási hibákat!