Nem szabad elfeledkeznünk arról, hogy a rendezvény voltaképpen egyfajta csoportos tevékenység. Ennek a csoportnak több, eltérő funkciójú résztvevője, összetevője van:

• vendégek (más szóval: látogatók, nézők v. közönség),
• VIP résztvevők (kiemelten fontos vendég vagy előadó),
• szereplők (művészek, tudósok, előadók),
• közreműködők és szervezők,
• média.

A rendezvény szempontjából természetesen mindegyik nagyon fontos, hiszen ha bármelyik elem hiányzik, nincs rendezvény.

Vendégek, VIP résztvevők

A szakirodalmak egyetértenek abban, hogy a legfontosabb szereplő a vendég. A rendezvénynek minden esetben vendégcentrikusnak kell lennie, ez a siker záloga. Kiemelten kezelendők a VIP vendégek (very important person), ennek okát a korábbiakban már részleteztük. VIP személyek lehetnek egyes meghívott művészek, előadók is. Mindkét csoporttal szemben elengedhetetlen a protokoll ismerete.

Szereplők

Természetesen minden szereplő, előadó fontos személyiség, akadálymentes felkészülésükről és fellépésükről gondoskodni kell. A meghívott előadók elégedettsége/elégedetlensége döntő jelentőségű a rendezvényünk sikerének megítélésében.

Közreműködők és szervezők

A vendégekről és a fellépőkről való gondoskodás kulcsfigurái a közreműködők és a szervezők. Ők a lebonyolítás aktív résztvevői, a szervezési folyamat koordinátorai és feladatvégzői. A jó rendezvényszervező egyben jó protokollos is, hiszen ismernie kell az illemszabályokat, különösen a köszöntés, bemutatás, vendégfogadás, ültetés, rangsorolás írott és íratlan szabályait. Gondosan kell megszervezni a rendezvény minden egyes mozzanatát, s fontos az is, hogy a vendégek nem láthatják, mennyi munka van a program mögött. A protokollosnak számtalan szabályhoz kell alkalmazkodnia, így munkájában sok a hibalehetőség. Az első és legfontosabb szabály: mindig a háttérben dolgozik!

Munkájához szükséges a szakmai tudás, a kreativitás, a pozitív gondolkodás és a kiváló szakmai kapcsolatok. Legyen mértéktartó minden tekintetben, öltözködésében pedig egyszerű, de elegáns. Udvarias, előzékeny, határozott, művelt személyiség, ugyanakkor igazi „láthatatlan ember".

• Menedzser

Angol eredetű szó, jelentése: igazgató, ügyvezető; intéző; színházi impresszárió; pártvezér (az amerikai nyelvterületen); jó gazda, gazdasszony, takarékos ember.

Az értelmező kéziszótár szerint: Előadóművészek vagy sportolók szerepléseit szervező üzletember. Összetett bonyolult feladat, nagyobb (üzleti) vállalkozás megszervezésével és irányításával, különösen ennek gazdasági vonatkozásaival foglalkozó szakember.

• Mecénás

Gaius Maecenas (i.e. 1 század) gazdag római polgár, Augustus császár barátja, művészek - költők (Horatius, Vergilius) támogatója volt. Neve a tudomány- és művészetpártoló fogalmává lett.

Az ókori és középkori viszonyok között a művészetek fejlődésében nagy szerepe volt a gazdag és befolyásos pártfogóknak, mecénásoknak. A művészi tevékenység számos ága ma is rászorul pártfogókra. Magyarországon ezt a szerepet főképpen az állam gyakorolja, pályázatok formájában. (pl. Nemzeti Kulturális Alapprogram)

• Szponzor

Reklámcéllal anyagi támogatást nyújtó intézmény, cég vagy magánszemély. A támogatás nemcsak pénzben, hanem tárgyakban, szolgáltatásokban is létrejöhet. A támogatás ellentételezéseként a cég vagy a magánszemély reklámmegjelenési lehetőséget kap.

• Védnök

A védnökök általában felkérés alapján vállalják el egy rendezvény felett a védnöki tisztet, amely személyek az adott szakma kimagasló eredményt elért szaktekintélyei, közismert művészek, sportolók, politikusok. Ők nem nyújtanak anyagi támogatást a rendezvénynek, de erkölcsileg az ő személyük garancia a rendezvény magas szakmai színvonalára.

Média

A rendezvényeken mind az elektronikus, mind a nyomtatott média szerepe kiemelten fontos, hiszen innen értesülhetnek az érdeklődők a rendezvényről, és itt jelenik meg annak visszhangja is. A rendezvényeknek szinte kivétel nélkül kiegészítője valamiféle sajtórendezvény, mely egyébként önállóan is előfordulhat.