A telefon a gyors és a pontos információcsere nélkülözhetetlen eszköze. A telefonon történő kapcsolatfelvételnek, kapcsolattartásnak több olyan illemszabálya van, amelyeket illik ismerni. Tekintsük át ezeket a legalapvetőbb szabályokat!

• A megszólaló telefont a lehető leghamarabb vegyük fel!
• A telefonhívás vételekor a napszaknak megfelelően köszönjünk, majd jól hallhatóan, érthetően mondjuk be nevünket, esetleg az iskola, az intézmény nevét! A bemutatkozáskor nevünket kiegészíthetjük beosztásunkkal, nem baj, ha a hívott fél tudja, hogy milyen minőségben beszélünk.
• Ha nem tudunk a hívóval rögtön foglalkozni, akkor ezt udvariasan közöljük vele! Ajánljuk fel, hogy később visszahívjuk őt! Ilyenkor - ha még nem ismerjük -, kérjük el a telefonszámát, és mondjuk meg, hogy mi fogjuk őt keresni, és mondjunk egy körülbelüli időt (pl. egy órán belül)! Ezt az ígéretet azután teljesítsük is!
• Ha nem értettük jól a hívónk nevét, kérjük, ismételje meg, vagy betűzze!
• Ügyeljünk arra, hogy hangunk mindig barátságos, kedves, előzékeny legyen! Ne felejtsük, hogy telefonáláskor a hangunk az egyetlen eszközünk a kapcsolatteremtésre!
• Röviden, tömören a lényegre koncentrálva beszéljünk!
• Figyelmesen és türelmesen hallgassuk végig a másik felet!
• Ne az állunkkal tartsuk a készüléket, mert ez zavarja a megértést! Mindig jól érthetően, egyenesen a kagylóba beszéljünk!
• Beszélgetés közben soha ne együnk, ne szopogassunk cukorkát!
• Ne köhögjünk, ne tüsszögjünk a telefonba! Ha ezt mégsem tudjuk elkerülni, akkor forduljunk el, majd kérjünk elnézést!
• A beszélgetés során ne térjünk el a hivatalos hangnemtől! Ne alkalmazzunk bizalmaskodó megszólításokat „Drágám", „Aranyom" stb., kétértelmű kijelentéseket, viccesnek vélt megjegyzéseket!
• Ne mondjuk, hogy „oké", „rendicsek", de ne is „hümmögjünk"! Használjuk az „igen, értem, természetes" kifejezéseket! Hasonlóan ügyeljünk a köszönések formájára! Ne használjuk a „viszlát", „viszhall" rövidített alakokat.
• Ha a telefonbeszélgetés tárgya valamilyen hosszabb egyeztetés, valaminek az előkészítése, akkor célszerű röviden visszamondanunk a hívónak azt, amiről beszélt. Így tükrözzük neki saját közlendőjét, magunknak meg megerősítést szerzünk abban, hogy jól értettük-e azt, amit a másik fél mondott.
• Az ideges telefonálóval is legyünk nyugodtak! Próbáljuk megnyugtatni, s ha ez sikerül, csak akkor kezdjünk vele érdemi tárgyalásba!
• Ne kiabáljuk, ne beszéljünk hangosan a telefonban! Ha annyira rossz a vonal, hogy nem értjük egymást, akkor ismételjük meg a hívást, vagy kérjük erre a hívó felet!
• A megbeszélés után a hívó fél kezdeményezi a búcsút. Ez is legyen udvarias, kedves, de ne nyúljon túl hosszúra! Nem jó az a telefonbeszélgetés, amelyben a felek az elköszönés után kezdik még a lényeget megbeszélni.
• Ha beszélgetés közben megszakad a vonal, akkor a hívónak illik újból tárcsáznia partnerét.

Milyen szabályok érvényesek, ha mi vagyunk a hívó fél?

• Minden esetben be kell mutatkoznunk (kik vagyunk, honnan, milyen minőségben beszélünk), és közölnünk kell a hívás okát.
• Ha hosszabb a mondandónk, illik megkérdezni, hogy a hívott fél ráér-e, nem alkalmatlan-e a hívás.
• A beszélgetés befejezésekor köszönjük meg a hívott fél türelmét, segítségét, majd minden esetben az általános illemszabályoknak megfelelően köszönjünk el!
• Téves kapcsolás esetén mindig kérjünk elnézést! Ne csapjuk le a kagylót, ha rájöttünk, hogy rossz számot hívtunk! Ha minket hív valaki tévesen, akkor is legyünk udvariasak, segítőkészek. Kérdezzük meg, milyen számot tárcsázott a hívó, ha tudunk, segítsünk neki.
• Fejből csak a jól ismert, gyakran hívott számokat tárcsázzuk!
• Ha csak az üzenetrögzítővel beszélünk, mondjuk rá a hívás időpontját, nevünket (esetleg telefonszámunkat) és az üzenetet! Az üzenet rövid, félreérthetetlen legyen.
• Ha a keresett személyt nem sikerült megtalálnunk, akkor a hívást fogadótól kérdezzük meg, hogy mikor lenne alkalmas az illető újbóli megkeresése!

A mobiltelefon

Ma már nagyon gyakori, hogy hivatalos ügyben is mobiltelefonon keressük partnerünket. A mobil használatára hasonló szabályok vonatkoznak, mint a vezetékes telefonra. Itt is illik bemutatkoznunk, hacsak a hívott már nem a nevünkön szólítva köszönt bennünket a telefonján kijelzett szám és név alapján.

A mobilon kezdeményezett hívás esetében soha ne felejtsük el megkérdezni a hívott féltől, hogy beszélhetünk-e, alkalmas-e most a hívásunk! Erre azért kell minden esetben kitérnünk, mert a mobiltelefon nem helyhez kötött.