A modern technikai fejlődés elterjedésével gyakran találkozhatunk az üzenetrögzítővel. Hívjuk partnerünket hivatalos helyen vagy otthon, ha csak az üzenetrögzítő kapcsol be, akkor törekedjünk az alábbi szabályok betartására:

• Ha a hívás során bekapcsol az üzenetrögzítő, akkor minden esetben beszéljünk rá!
• Az üzenetünket mindig a bemutatkozással kezdjük! Ha az illetőt először vagy csak igen ritkán hívjuk, akkor említsük meg munkahelyünk nevét, beosztásunk címét (Pl. Kis Orsolya vagyok a Rákóczi Ferenc Szakiskola oktatásszervezője).
• Jó, ha ezután közöljük a hívás idejét. Ezt nem kell percre pontosan meghatároznunk, de a körülbelüli időt a hívott fél tájékozódására célszerű közölnünk (most délelőtt 10 óra van).
• Ezután röviden, tömören mondjuk el az üzenetünket, vagy tájékoztassuk partnerünket, hogy kerestük, s újból fogjuk hívni őt! Ilyenkor közölhetjük azt is, hogy mikor várhatja a hívásunkat.
• Mindig nagyon tömören fogalmazzunk, mert az üzenetrögzítők felvételi teljesítménye általában nem hosszabb néhány percnél!
• A hívott féltől visszahívást csak abban az esetben kérjünk, ha már régebbi a munkakapcsolat, ismerjük partnerünket, s tudjuk, hogy ez számára nem jelent gondot. Új hívás esetén ne kérjünk a hívott féltől visszahívást! Főleg ne abban az estben, ha mi akarunk tőle információt, segítséget kérni.
• Jó, ha a mondandónkat úgy osztjuk be, hogy még marad hely az elköszönésre is.