Mielőtt az MBO-val foglalkoznánk, szükséges két célelmélet tisztázása:

• Az egyik elmélet azt mondja, hogy a szervezet célja úgy keletkezik, hogy az ott dolgozók személyes céljai adódnak össze a szervezet közös céljává. Ennek a közös célkitűzésnek az az előnye, hogy így gyakorlatilag mindenki a saját céljait próbálja elérni.

Az pedig nyilvánvaló, hogy az ember a saját céljait mindig jobban igyekszik elérni, mint azt a célt, amelyet mondjuk a főnöke tűz ki elé.

• A másik elmélet szerint a szervezet központi célja adott. Ha egy új dolgozót vesznek fel a vállalathoz, ismertetik vele a központi célkitűzéseket. Ha egyet tud ezekkel érteni, elvállalja a munkát. Ha nem, másik munkahelyet keres magának.
  Ez nem túlságosan humánus felfogás, de jól tükrözi a szervezeti viszonyokat. Valószínűleg a szervezet alapításakor még itt is az előző elv szerint gondolkodtak, de a tulajdonos befolyásának növekedésével vagy a szervezeti keretek megnövekedésével már nem lehet érvényt szerezni az egyéni céloknak, így a dolgozónak alá kell rendelnie magát a szervezet céljának.

Az MBO az első elméletet követi. A vállalat sikeres működése érdekében alárendeli a vállalati célokat a hierarchiában alatta lévő szintek céljainak (vállalat célja à üzemek célja à egyén célja). Fontos, hogy a szervezetben dolgozó egyén célja megegyezzen vagy része legyen a szervezet céljának. A dolgozók akkor tudnak hatékonyan dolgozni, ha a személyes céljaik kielégítést nyernek, munkájuk eredményeiről rendszeresen tájékoztatást kapnak, és megfelelő elismerésben részesülnek.

Ennek megfelelően az MBO-ban fontos szerep jut:

• az írásba foglalásnak, ami a különböző teendők, elvárások írásban való közlését jelenti,
• a mérhetőségnek, mivel a mérések alapján lehet a teljesítményeket jutalmazni,
• a megegyezésnek, amely alapján a célokat mindenki számára megfelelően lehet alakítani,
• a realitásnak, hogy a kitűzött célok valóban megvalósíthatók legyenek,
• és a határidőnek, hogy a feladatokat meghatározott (reális) időn belül el is végezzék.

E vezetési módszer lehetővé teszi a dolgozók aktív részvételét a vállalati célok kialakításában. A célok alárendelése miatt a teljes szervezet célja az alrendszerek céljaiból áll össze.

Az MBO bevezetésének feltételei:

• a felső vezetés egyetértése a módszer szükségességével, ellenkező esetben nem lesz kellően hatékony az átszervezés,
• az egyes szervezeti egységeknek viszonylag önálló döntési körrel kell rendelkezniük, hogy a saját céljaikat ki tudják dolgozni,
• mivel az alegységek részben különböző célokat tűznek ki, gondoskodni kell a részegységenkénti mérési lehetőségről,
• a dolgozókat érdekeltté kell tenni a munka eredményességében, hogy nagyobb lelkesedéssel vegyenek részt a célok meghatározásában,
• a különböző egységek dolgozóinak együtt kell működniük a közös célok kialakítása és megvalósítása érdekében.