A kísérőlevél az önéletrajz szerves tartozéka. Szerepe, hogy kiemelje a pályázó különös adottságait, és azt a benyomást keltse olvasójában, hogy a pályázó adott állás betöltésére való felkészültsége, rátermettsége kétségbevonhatatlan, és ez alapján mindenképpen a kiemelt jelöltek között tartandó számon.

A kísérőlevél célja a kommunikáció megkezdése. Olvasásánál rögtön egy kép alakul ki a feladóról. A fogalmazási stílusról, tapasztalatról, és nem utolsó sorban arról, a sorok mennyire tükrözik saját meggyőződésünket, elhivatottságunkat, gondolatainkat arról, tényleg az írója az ideális jelölt. Természetes az igény, hogy önéletrajzunkat nem csak egy darab papírként szeretnék olvasni. Illik hozzá egy „bevezető".

A kísérőlevél formai követelményei összecsengnek az önéletrajzéval.

• Legyen mindig rövid, jól tagolt, szellős, legfeljebb egy oldal terjedelmű!
• A konkrétumokat tartalmazza gördülékeny előadásmódban, logikus sorrendben!
• Fontos a pontos címzés, a pozíciónak megfelelő megszólítás. Ennek érdekében ne sajnáljuk az internetes keresőkre fordított fáradságot, kutatómunkát! (Az igazgató nem főosztályvezető, a főelőadó nem főtanácsos, a marketingigazgató nem humánpolitikai vezető. És semmiképpen sem „Tisztelt Kovács János Úr" a megszólítás!)
• Eredeti aláírással zárjuk! E-mailben ez természetesen nem fontos.
• A kísérőlevélnél is aranyszabály, hogy minden pályázathoz készüljön új!
• Legyen dátuma, amit ne felejtsünk aktualizálni. Kínos egy régebbi kísérőlevél másolatát postázni.
• Formailag egyezzen meg az önéletrajzzal, de legyen kissé személyesebb hangvételű, kevésbé tényszerű!
• Ügyeljünk a papírminőségre, színre, a betűtípus és méret egyezzen meg az önéletrajzéval.
• A kísérőlevél mindazt tartalmazhatja, ami kimaradt az önéletrajzból.
• Bevezetésében feltétlenül utalni kell arra a forrásra, amelyből a pozícióról értesültünk (pl. újsághirdetés, hivatkozási szám, utalás az ajánló személyére, személyes beszélgetésre, esetleg a cég kiváló márkanevének említése stb.).
• Az első sorok a figyelemfelhívást szolgálják. A tárgyalás részben tömören, néhány mondatban következzen a pályázó személyisége. A képességek, erősségek, tudásszint, gyakorlat stb. Ezután térünk ki motivációira. Miért is pályázom? Miért érdekel, mi nyerte el tetszésem az álláskiírásban? Miért tartom magam alkalmasnak erre az állásra?
• Csak az igazat írjuk. A valóság úgyis kiderül egy-két hét alatt.
• Végső megerősítésként kérjük udvariasan, hogy számítunk válaszukra.
• Ha külön kérték a kísérőlevélben, megjelölhetjük a fizetési igényt. Az első levélben, sőt az interjúnál sem kell rögtön az anyagiakról beszélni. Később úgyis erre fognak majd vonatkozni a kommunikáció következő lépcsői.