E fogalom definiálására is sokan, sokféleképpen vállalkoztak. Úgy gondoljuk, hogy e könyv tartalmi egységébe a Halassy Béla által megfogalmazott alábbi definíció illeszkedik legjobban:

„Az információs rendszer:

• adatoknak (információknak),
• a velük kapcsolatos információs eseményeknek,
• a rajtuk végrehajtott információs tevékenységeknek,
• az előzőekkel kapcsolatos erőforrásoknak,
• az információk felhasználóinak,
• a fentieket szabályzó szabványoknak és eljárásoknak,

a szervezett együttese."

Tekintsük át ezeket az összetevőket kicsit részletesebben !

Az első elem az adat, illetve az információ. E két fogalom tisztázásával már az előző pontban megpróbálkoztunk. A teljesség kedvéért engedjenek meg még két rövid definíciót Halassy Béla megfogalmazásában.

„Az adat értelmezhető, de nem értelmezett ismeret." „Az információ értelmezett adat."

A második és harmadik elemként az információs eseményekről és tevékenységekről kell szót ejtenünk.

 

Mit kell tudnunk az eseményekről?

Eseménynek az információs tevékenységeket kiváltó, illetve azt lezáró momentumot nevezzük.

Nézzünk egy példát!

Egy nagykereskedelmi raktárból árukat (cikkeket) vásárol egy vevő (áruvásárlás az esemény). Az ezzel összefüggő információs tevékenységek:

• A vásárolt cikkből csökken az árukészlet, a nyilvántartásban (információs rendszer adott adatállományában) módosítani kell az eladott cikk raktári mennyiségét.
• Új rekord keletkezik a számla adatállományban, mert a vevőnek leszámláztuk a vásárolt cikkeket.
• Amennyiben új vevő volt aki vásárolt, akkor a vevő adatállomány is bővül egy rekorddal.

 

Mit értünk információs tevékenységeken?

Tevékenységnek az adatok kezelését és előállítását célzó, illetve az azokat vezérlő műveletek szervezett egységét tekintjük.

Az kezelés, előállítás és vezérlés tehát összefüggő műveletek.

Az adatkezelés során nem születnek új ismeretek, a rendelkezésre álló adatok rendezéséről, másolásáról, mentéséről, adatbevitelről, törlésről, adatmódosításról van szó. Az adat-előállítási műveletek során új ismeretek születnek. Ilyen adat-előállítási művelet pl. ha egy számlázási tételével az eladott darabszámot az egységárral megszorozzuk. Ennek eredménye a tételérték (új ismeret) vagy pl. ha az ár és az áfa kulcs alapján az áfa értéket számítjuk ki.

A vezérlési művelet azt tartalmazza, hogy hogyan (pl. milyen sorrendben) kell az egyes kezelési és előállítási műveleteket elvégezni. A vezérlési művelet tehát „megszervezi" a műveletek végrehajtását.

14. ábra
A tevékenységek és összefüggésük

 

Az információs rendszerek negyedik alapelemének az erőforrásokat tekintjük, melyek a fejlesztésekhez és működtetéshez szükséges időt, pénzt, technikai eszközöket - hardver és szoftver - jelentik.

Az ötödik elem ebben a szervezett együttesben (információs rendszer) a felhasználó (angolul user).

A felhasználó fogalom széleskörű értelmezésére kell gondolnunk, melybe benne van az adatszolgáltató, az előállított információk felhasználója továbbá a meglévő adatbázis „újrafeldolgozásának" igénylői, a különböző szintű menedzsment.

Más megközelítésben a felhasználók lehetnek külsők vagy belsők.

Külső felhasználónak minősül pl.: a KSH, az APEH, mely intézményeknek a vállalkozások zöme szolgáltat információt. Belső felhasználóként definiáljuk mindazokat, akik a vállalaton belül karbantartják az egyes adatokat, vagy akik információkat kapnak a rendszertől.

Végül, de nem utolsó sorban tisztázzuk, mit értünk a szabvány fogalmán. Az információ rendszerek hatodik elemeként definiált „szabványok" magukban foglalják az információ rendszer minden elemére vonatkozóan a minőségügyi és egyéb jogi, illetve technológiai, módszertani kötelező szabályokat, megegyezéseket. (Ilyenek pl. a szoftverfejlesztés, képernyőtervezés minőségi szabványa.)