Az adatok körének meghatározása jóval korábban elkezdődik, de ebben a szakaszban még változik a tartalom, illetve itt válik véglegessé. A címben szereplő két témát válasszuk ketté, ennek megfelelően először az adatkör meghatározásáról, majd az adatok kezeléséről beszéljünk.

Az adatok körének meghatározása, a „jó" adattal kapcsolatos követelmények 

Az adatok körének meghatározásánál a legfontosabb a felhasználói igények figyelembe vétele. Nagyon fontos, hogy a felhasználói adatkört jól válasszuk meg és talán még ennél is lényegesebb dolog meghatározni azt, amit az adatok leírnak. Jó adat nélkül nincs használható eredmény, azaz információ. 

Szolgáljon jelmondatként az angol mondás, mely így szól: 

„Garbage in - garbage out"
vagyis, ha szemét az input, akkor szemét lesz az output is. 

Ha az információs rendszer szolgáltatásaként megfelelő információt szeretnénk kapni, akkor az adatok szervezésével kapcsolatban a következő követelmények betartása elengedhetetlen:

Megbízhatóság: a feldolgozásra kerülő adatoknak megbízhatóknak kell lenniük! Az adatokat egyértelműen, pontosan kell leírni. Az adatok leírásához különböző módszereket használhatunk, leggyakrabban az egyed-kapcsolati diagramot használjuk, melyet szöveges technika egészít ki.

Igazolhatóság: az adatok, információk forrásai ellenőrizhetők legyenek.

Teljesség: minden olyan adatnak meg kell lennie, mely a felhasználók teljes körét kielégíti információval.

Időbeliség: az adatok aktualizálásának követelménye. Valós idejű információk és adatok álljanak rendelkezésre.

Biztonság: az adatok, információk védelmének biztosítása.

Függetlenség: az adatok a feldolgozástól függetlenül legyenek tárolva.

Mivel ugyanazon adatokat több felhasználó és több program is használhatja, az adatokat és programokat, amennyire lehetséges, függetleníteni kell egymástól.

Ez utóbbi követelmény már szoros kapcsolatban van az adatok tárolási és kezelési rendszerének kialakításával.

Az adatok kezelésének módjai 

A korszerű információs rendszer a legjobb hardver- és szoftvereszközökkel sem működhet hatékonyan, ha az adatok szervezése nem megfelelő. Az adatok szervezésénél pedig figyelembe kell vennünk a hardver és szoftver lehetőségeket. Ez az összefüggés tehát rámutat, hogy mennyire lényeges mind az eszközök, mind az adatszervezési módszerek ismerete. 

Alapvetően kétféle adatszervezési mód létezik:

• a fájlkezelő rendszerre és az
• adatbázis-kezelő rendszerre alapozott.

Részletes anyagot olvashat még itt!

• hierarchikus
• hálós
• relációs
• objektumorientált
• multidimenzionális típusúak (szerkezetűek)

Részletesebben olvashat az adatbázis struktúrákról a linkre kattintva 

Ma már az adtok köre sokkal bővebb, gondoljunk csak egy összetett multimédiás tartalomra, melyben lehet szöveg, hang, álló- és mozgókép, animáció. Multimédiás tartalom egy honlap, egy prezentáció vagy ez az e-learning anyag, amit most olvas.

Ebben az esetben a szöveg, a hang, a videó, az animáció, adatbázis egymáshoz rendezése történik, tehát nagy mennyiségű adatok interaktív megjelenéséről beszélünk.