A számítógépes rendszerek működésének igen fontos részét képezik a kódszámok. Szerepet játszanak abban, hogy a feldolgozáshoz az adatok csoportosíthatók, rendezhetők, visszakereshetők legyenek. Az egységes azonosítási rendszer kialakítása elengedhetetlen tehát az adatfeldolgozáshoz.

 
A kódolással, a kódrendszerek kialakításával kapcsolatos legfontosabb definíciók, alapismeretek 

A kód jelekkel történő helyettesítést jelent. A kódolás az a művelet, amely során a helyettesítést elvégezzük. A kódolás során egy pontosan rögzített jelkészlet minden egyes eleméhez egyértelműen hozzárendeljük egy másik jelkészlet valamely elemét.

A hozzárendelés módját dokumentálni kell, ami tartalmazza a kódolás törvényszerűségét, szabályait, a kódtáblázatot. 

A kódolandó fogalmak lehetnek:

• dolgok (pl. munkakörök, iskolai végzettségek, szervezetek stb.),
• tulajdonságok (pl. szín, forma, minőség stb.),
• viszonyok (pl. mellé-, alárendelő, egymástól független stb.).
  

A kódokkal szemben támasztott legfontosabb követelmények alapján, a kódok legyenek:

• egyszerűek, rövidek, tömörek, logikusak és jól kezelhetőek
• szerkezetileg egységesek és következetesek
• könnyen bővíthetőek, új fogalmak bevezetését is lehetővé tevők, jól rendezhetők
  

A kódok alkalmazási köre 

• Nemzetközi szintű kódrendszerek. Erre jó példa minden szabvány, így pl. az ISO.
• Országosan kötelező kódrendszerek (az országban minden személy és szervezet számára kötelező). Ilyen kódrendszer pl. az Vámtarifa szám (VTSZ), Országos Képzési Jegyzék (OKJ).
• Szervezeti kódok, melyeket az egyes gazdálkodó egységek saját maguk alakítanak ki, pl. a dolgozói kódszámok, cikkszámok, árukódok. A szervezeteknél alkalmazott kódok, illetve kódszámok rendszerének átalakítását általában szükségessé teszi, ha az információs rendszert átszervezzük.
  

A kódrendszerek szervezése

Az információs rendszerben alkalmazott kódrendszerek szervezése nem egyszerű feladat. Mint ahogy már utaltunk rá, ez a művelet része a rendszerterv elkészítésének és szorosan összefügg a felhasználói igények kielégítésével. 

A kialakítandó új kódszámrendszernek három forrása lehet:

• a már meglévő kódrendszer
• a további kódolandó fogalmi körök
• az adatfeldolgozás sajátos kódigénye

 A kialakításra kerülő kódrendszerek szervezésének lépései:

• A kódrendszer kialakítása mely jelenti a kódolandó fogalomkör elemeinek összegyűjtését, az osztályba sorolásra szolgáló fogalmak kiválasztását, az osztályozandó fogalmak összefüggésének (hierarchiájának) elemzését, valamint a fogalmak nomenklatúrájának összeállítását.
• A kódolási munka megszervezése, mely valamennyi kódolandó fogalomhoz kódjel hozzárendelését jelenti. Ez a rendszer szempontjából nagyon fontos lépés és igen lényeges döntés. Itt kell meghatározni kódolandó fogalmak számának ismeretében - többek között azt is - hogy hány karakter hosszú legyen a kódjel.

Figyelembe kell venni a döntéseknél azt is, hogy mennyi lehet fogalmak számának a bővülése számszerűen. A kódok tervezését a lekérdezési funkciók megszervezésének első tudatosan tervezett lépéseként kell értelmezni.

• A kódrendszer karbantartása, mely nem jelenti a kódrendszer struktúrájának folyamatos bővítését, szűkítését, csak a kódolt fogalmak körének változását és azzal együtt a jelrendszer kiegészítését vagy szűkítését.
• A kódrendszer dokumentálása, mely a teljes kódlista elkészítését és annak mindenkori aktualizálását jelenti. A kód dokumentálásának legfontosabb részei:
• a kódrendszer elvi leírása
• a kódrendszerben előforduló fogalmak köre
• a használt jelek és a kódok szerkezete, felépítése
• a kódolási munka leírása
• a kódrendszer karbantartása
• a kódlisták készítése

A kódok csoportosításáról további ismeretet itt talál!