A hivatalos levél számos formájával, típusával találkozhatunk. Íródjon bármilyen céllal is a hivatalos levél, vannak általános formai és tartalmi szabályok, amelyeknek meg kell felelni, amelyekre a levél írójának figyelnie kell. A levél tartalmát minden esetben az üzenet témája és célja határozza meg. A formai követelményeket pedig a levelezési hagyományok, szokások mellett külön szabvány is szabályozza. 

 

A hivatalos levél formája

Tekintsük át, melyek a hivatalos levélírás külső formájára vonatkozó szabályok, amelyeket a Műszaki Irányelvek (MI 3495/2-86. sz.) szabványa határoz meg! E szabvány szerint a hivatalos levél fő részei:

1. a cégfelirat
2. a keltezés
3. a címzés
4. a postai utasítás
5. az irattározási és hivatkozási adatok
6. a tárgy megjelölése
7. a megszólítás
8. a levél szövege
9. az aláírás/aláírások, a bélyegző
10. a mellékletek felsorolása. 

Az itt felsorolt részek természetesen az eltelt több mint tíz év alatt változtak, a technika hozta rohamos fejlődéssel korszerűsödtek, egyszerűsödtek, vagy éppen ma már több variációjuk létezik. Így a levél formai követelményeit tárgyalva nem követjük szorosan a szabványban felsorolt menetet, illetve nem érintünk minden tényezőt. 

Vizsgáljuk meg az alábbi ábrák segítségével a hivatalos levél formai jellemzőit! A két levélforma közül az első egyre jobban terjed a hivatali levelezésben. 

Fejléc: Küldő  Címzett Hivatkozási szám Ügyintéző Tárgy Keltezés Megszólítás  Az üzenet szövege  Keltezés  Elköszönés Aláírás Mellékletek

Fejléc: Küldő  Címzett Hivatkozási szám Ügyintéző Tárgy keltezés Megszólítás  Az üzenet szövege  Keltezés  Elköszönés  Mellékletek Aláírás

 
A fejlécben, ha hivatalos személy vagy szerv küldi a levelet, fel kell tüntetni a küldő adatait (nevét, címét, telefon- és faxszámát). Itt ritka a személynév használata, hiszen éppen a cégszerű adatok jelzik a levél hivatalos voltát. Ha mégis szerepelne személynév a küldő adatai között, azt mindenképpen a cégszerű adatok után kell feltüntetni. Sok intézménynek van saját fejléces levélpapírja, amely tartalmazza ezeket az adatokat, sőt sokszor még annak emblémáját (logóját) is megtaláljuk itt. A küldő megnevezése alatt - tipográfiailag is elválasztva - a címzett személy vagy intézmény adatai állnak. Ilyenkor csak a levél célba jutásához szükséges adatokat kell felírnunk. Ha a címzett intézménynek több egysége van, akkor mindig a magasabb egységtől kell a kisebb felé haladnunk (pl. SZÁMALK Oktatási Rt./ Tanulmányi Osztály). Amennyiben a levél konkrét személynek szól, akkor elsőként mindig az ő neve és beosztása szerepeljen, s csak ezután álljon a vállalat, intézmény neve és címe. A konkrét személynek címzett levélben használhatjuk a -nak/-nek ragos vagy a részére névutós formát (pl. Kovács Jánosnak, Kovács János részére). 

A gyors informálódást és ügymenetet szolgálja a postai utasítás, az ügyirat előhívására, illetve azonosítására szolgáló iktatószám és hivatkozási (vagy azonosító) szám. Ez utóbbi szám megkönnyíti a válaszoló dolgát, akinek erre a számra kell hivatkoznia. 

A fejlécben szerepelhet az ügyintéző neve is. Ide annak az illetőnek a neve kerül, aki a levélben szereplő üggyel foglalkozik. Ha telefonon érdeklődünk, akkor célszerű az itt megnevezett személyt keresnünk. Jó, ha az ügyintéző nevét kiírjuk, s nem csak egy szignó vagy betű áll ott (pl. R. Zs., Rné). 

A tárgy megjelölésében fontos a pontos és tömör megfogalmazás, mivel ez tájékoztat a levél tartalmáról. Például jóval rövidebb és informatívabb a Bíró Elekné évhalasztása megfogalmazás, mint a Bíró Elekné évhalasztással kapcsolatos ügye. 

A keltezés lehet a jobb felső sarokban vagy balra lent. A sorrend a magyar helyesírási szokást kövesse! Tehát jó megoldás a 2003. november 15.; 2003. XI. 15.; 2003. 11. 15., elfogadható esetleg a 2003-11-15. forma is. 

A megszólítást soha ne nélkülözzük! Bántó egy megszólítás nélküli vagy egy rövidített megszólítású (pl. T. Cím!) levél. A megszólítás lehet - a hagyományokat követve - középen, de állhat a baloldalon is. A megszólítás végére tehetünk felkiáltójelet, ekkor a szöveget nagybetűvel kezdjük. Ha a megszólítást vesszővel választjuk el az üzenettől, ilyenkor azt kisbetűvel folytatjuk. Az aláírást megelőző búcsúzási formát új bekezdésben célszerű kezdeni. Az aláírástól írásjellel (kettőspont vagy vessző) vagy írásjel nélkül választhatjuk el. A nyitó és záró formák igen változatosak lehetnek. Mindig a levél hangulatának megfelelően, a címzettel való kapcsolat ismeretében válasszunk! Ügyeljünk arra, hogy a megszólítás hangulata és stílusa legyen összhangban! Például, ha a megszólítás tisztelt, akkor az elköszönés ne legyen egy egyszerű üdv. forma. A leggyakoribb megszólítási formák: Kedves, Tisztelt, Igen tisztelt. A megszólításkor a tisztelet kifejezésére a név után álló köznévi formát: Úr, Asszony, Hölgy, Tanár Úr stb. is nagy kezdőbetűvel írjuk! A búcsúformák általános kifejezései: Üdvözlettel, Őszinte híve, Tisztelettel, Szívélyes üdvözlettel, Köszönettel, Baráti üdvözlettel, Válaszát várva, Segítségét előre is köszönve stb. 

Aláírás mindig legyen a levélen, így lehet megtudni, ki a küldő, illetve ki vállalja a felelősséget a leírtakért. Az aláírás alatt a hivatali beosztás arányosan kisbetűvel szerepeljen. 

A melléklet(ek), ha szükséges, azt tartalmazzák, hogy milyen iratokat csatoltak még a levélhez, illetve arról is értesíthetnek, hogy kik kapják még a levelet. A hivatalos levélben kerüljük az utóirat alkalmazását. 

A papír minősége is fontos. Legjobb, ha fehér vagy esetleg nagyon halvány, pasztellszínű, A/4-es méretű papírra írjuk a levelet. Régen az ilyen típusú lapot miniszterpapírnak nevezték. Az A/4-es méretnél kisebb, A/5-ös lapot csak a cég belső levelezésében használjuk. A lapot állítva használjuk, s a levél elkészültével, a szöveges oldallal befelé először hosszába majd aztán keresztbe hajtva helyezzük a levelet a borítékba. 

A boríték színe egyezzen meg a levélpapír színével! A címzéskor ne felejtsük el a címzett pontos és hibátlanul írt nevét és rangját feltüntetni! A hivatalos levélben a feladónál mindig szerepeljen az intézmény, ha szükséges, akkor képviselőjének neve is.

A hivatalos levél tartalma

A levél tartalmát minden esetben meghatározza, hogy miért, milyen céllal és kinek írjuk. Erről a következő fejezetben írunk még részletesebben. Itt néhány olyan alapszabályt fogalmazunk meg, amelyek figyelembe vétele minden típusú hivatalos levél megírásakor hasznos lehet.

Az előkészülés

Bármilyen típusú levél írásához kezdünk, első feladat eldönteni, milyen a viszonyunk a címzettel. Ez a viszony lehet egyenrangú és egyenlőtlen. Az egyenlőtlen viszonyban lehet a címzett is és a küldő is fölérendelt helyzetben. Tisztáznunk kell, hogy kinek és milyen minőségben írjuk a levelet, azaz ki kinek ír. Mit és milyen szándékkal írunk? Tehát kérvényt, felhívást, tájékoztatást, visszajelzést, stb. kell-e megfogalmaznunk? 

Ki?	Kinek?
magánszemély	magánszemélynek hivatalos személynek hivatalos testületnek, intézménynek
hivatalos személy	magánszemélynek hivatalos személynek hivatalos testületnek, intézménynek
hivatalos testület, intézmény	magánszemélynek hivatalos személynek hivatalos testületnek, intézménynek

 
A levelezésben igen fontos a megfogalmazás, azaz hogy a levélíró gondolatai, szándékai egyértelműek és érthetőek legyenek. Mire ügyeljünk, hogy levelünk a legvilágosabb stílusban, érthetően íródjék? Néhány jó tanács!

1. A levél stílusa a tárgyhoz, a célhoz és a címzetthez alkalmazkodjék! Ügyeljünk a helyes és választékos szóhasználatra! Kerüljük a fölösleges idegen szavak alkalmazását!
2. Ne használjunk terpeszkedő kifejezéseket! Ennek egyik típusa, amikor valamit más szóval újból mondunk, s így szófölösleg keletkezik (pl. tavaly az elmúlt évben, idén 2003-ban, jellegzetes sajátossága. Ezek a kifejezések helyesen: tavaly vagy az elmúlt évben; idén vagy 2003-ban; jellegzetessége vagy sajátossága). A terpeszkedő kifejezések másik formája, amikor egy névszót és egy igét is használunk együtt, holott elég lenne az egyik alak. Például az ügy elintézést nyer, kivételt képez ez az eset helyett egyszerűbb: az ügyet elintézik; kivétel ez az eset, stb.
3. Ügyelnünk kell a mondatok megszerkesztésére. Fontos, hogy logikailag egymásra épüljenek, kapcsolódjanak egymáshoz.
4. A mondaton belüli szórendre is figyeljünk! Az állítmány ne legyen a mondat végén! Helytelen az Ezeknek a kérdéseknek a mai napig kielégítő megoldása nincs. Helyesen: A mai napig nincs kielégítő megoldása ezeknek a kérdéseknek.
5. Kerüljük az egyeztetési hibákat! Figyeljünk az alany, alanyok számára, illetve az állítmányhoz való közelségükre. Helyes egyeztetési formák: A vállalat és külföldi partnerei érdekeltek. A vállalat - külföldi partnereihez hasonlóan - érdekelt. A vállalat érdekelt, miként a külföldi partnerei is érdekeltek.
6. Kerüljük a szóismétlést! Pl. bármilyen értékes gondolat veszít értékéből ...
7. Fogalmazzunk konkrétan! A tanfolyamot hamarosan meghirdetjük megállapítás helyett többet mond a tanfolyamot 2004 tavaszán meghirdetjük.
8. A mondandónkhoz leginkább illő kifejezéseket használjuk!
9. Törekedjünk a tapintatos, személyes hangvételre! A kommunikációnak ezt a formáját alapvetően a magázás jellemzi. Mindig az egyénhez, az olvasóhoz szóljunk! Ha tudjuk a nevét, szólítsuk azon, ha nem, akkor az ön, önök formát használjuk. Tapintatos hangvétellel kérjünk! Még figyelmeztetés, felszólítás esetén is maradjunk udvariasak! Egy negatív információ közlését is próbáljuk pozitív formába önteni! A második félévi tandíját még nem fizette be, mondat helyett kellemesebb a következő: Valószínűleg elkerülte figyelmét a második félévi tandíj befizetése. 

A helyesírás is nagyon fontos, ezért erre is fordítson mindig kellő figyelmet! Ma már minden hivatalos levelet számítógéppel írunk. A gép adta lehetőségeket is használjuk ki, vagyis nézzük meg, ha akár a helyesírási program, akár a nyelvhelyességi program valamit kiemel, más megoldási javaslatot ad. Azért azt sose felejtsük el, hogy ezek a programok nem tökéletesek, tehát ne fogadjuk el mindegyik javaslatukat! Minden esetben győződjünk meg arról, hogy valóban helyes-e a gép által felkínált változat! Ebben segítenek a különféle helyesírási és nyelvhelyességi szótárak.