A hivatalos leveleknek számtalan fajtája létezik. Közülük csak néhányat, az oktatásszervezői munka közben legtöbbször előforduló típusokat tekintjük át. 

A kérvény

A kérvény az egyik leggyakoribb hivatalos levél, ezzel szinte mindenki találkozik élete során. A kérvény valamilyen hivatalos kérés írásban történő megfogalmazása. A kérvény tartalma három főrészből áll:

• A kérés előadása, melyben röviden megfogalmazzuk, hogy ki, kitől és mit kér.
• Az indoklásban kérésünk jogosságát kell jól megfogalmazott érveinkkel alátámasztanunk.
• A kérés megismétlése a levél szövegének befejezéseként. Ezzel az ismétléssel újból megerősítjük kérésünket. 

Kérésünk nem akkor lesz jó, ha minél hosszabban és alázatosabban fogalmazzuk meg, hanem akkor, ha ügyelünk a kérvény általános szabályaira, s kívánságunkat ügyesen indokoljuk, megfelelő érvekkel támasztjuk alá. A kérvény formájára ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint amelyeket már a hivatalos levélről szólva bemutattunk. 

A bejelentés 

Bejelentéssel élünk, ha egy hivatalos szervnek, egyéb intézménynek a tudtára kívánunk hozni valamilyen, a személyünket, adatainkat, intézményünk adatait érintő változást, módosítást. A bejelentés lehet önkéntes, de gyakran kötelező is. Be kell jelentenünk például a lakhelyváltozást, a személygépkocsi vásárlását, eladását, a névváltoztatást. A sűrűn előforduló és kötelező bejelentések többségére ma már nyomtatványokat alkalmaznak. Ezek a nyomtatványok minden lényeges kérdést tartalmaznak, és figyelmes elolvasásuk után nem nehéz a kitöltésük. 

A bejelentés egyik sajátos formája a panaszos levél. Panaszos levelet akkor írunk, ha valamilyen hiányt, bennünket, intézményünket ért sérelmet, kellemetlenséget akarunk közölni, illetve annak lehetséges orvoslását is el szeretnénk érni. A panaszos levél két részből áll:

• A panasz tárgyának tényszerű, pontos ismertetése. Ne hallgassunk el semmiféle kisebbnek vélt mozzanatot se, de ne legyünk bőbeszédűek sem!
• Az intézkedés kérése.

A panaszbejelentést ne veszekedésre, a címzett sértegetésére szánjuk! Ne felejtsük el a panaszbejelentésünkben a nevünket és címünket közölni, mivel csak akkor tudnak bennünket értesíteni a problémánk megoldásának módjáról. Névtelen panaszbejelentést ne küldjünk! Azzal senki nem foglalkozik. A bejelentés másik gyakori formája a fellebbezés. Fellebbezést akkor írunk, ha egy bennünket, az általunk képviselt munkahelyet érintő, frissen hozott határozat, döntés megváltoztatását kérjük. A fellebbezés szerkezete hasonló a kérvényéhez. Itt is kérünk valamit (a határozat megváltoztatását, a büntetés elengedését stb.), s ezt meg is indokoljuk. A fellebbezésben törekedjünk a tárgyilagosságra, kerüljük a gúnyos megjegyzéseket, a szidalmazó, fenyegető hangot! Mind a bejelentés, mind a panaszos levél megírásakor a hivatalos levél formáját alkalmazzuk. 

Az érdeklődő levél 

Érdeklődő levelet akkor írunk, ha valamilyen termék, szolgáltatás felkeltette a figyelmünket, s arról pontosabb, részletesebb információkat szeretnénk megtudni. Az ilyen típusú levél bevezetőjében mindig jelöljük meg, hogy mi iránt érdeklődünk, hol hallottunk vagy olvastunk a termékről, illetve a szolgáltatásról! Ahhoz, hogy a legteljesebb információk kerüljenek a birtokunkba, az alábbi kérdésekre, illetve kérésekre kell kitérnünk:

• Részletes leírást tartalmazó, katalógus és árjegyzék kérése.
• A szolgáltatás, az eladás feltételeinek pontos megtudakolása.
• A szolgáltatás minőségére, az áru csomagolására, kiszerelésére vonatkozó kérdéseink.
• A fizetés módjának, feltételeinek,(a garancia idejének) megkérdezése.
• Az esetleges szállítási lehetőségekre, ha szükséges, az áru beüzemelésével, beszerelésével kapcsolatos kérdések előadása.

A levél végén kérjünk minél gyorsabb választ! 

A tájékoztató levél 

A tájékoztató levél két feladatot láthat el. Lehet egy szolgáltatás ajánlatának nyitó levele. Ilyenkor reklámcéllal, ajánlattevéssel mutatjuk be a kínált szolgáltatást annak a körnek, amelyben a lehetséges megrendelőket látjuk. Ha ezzel a céllal írjuk tájékoztató levelünket, ügyeljünk a visszafogottságra, a valós adatok közlésére, s próbáljuk az olvasók érdeklődését felkelteni a szolgáltatás iránt! Amennyiben egy érdeklődő levélre adandó válaszként fogalmazzuk meg a tájékoztató levelet, ügyelnünk kell arra, hogy kielégítő választ adjunk minden feltett kérdésre. A bevezetőben hivatkozzunk az érdeklődő levélre, majd nevezzük meg a szóban forgó szolgáltatást, terméket! Ne felejtsük el - akár mellékletként - csatolni az árjegyzéket, az ismertetőt, a katalógust! Ezek mindig a lehető legfrissebb adatokat tartalmazzák! Ha valamilyen kedvezményt, külön szolgáltatást is tudunk nyújtani, akkor ezt is említsük meg! A levél zárásában fejezzük ki reményünket abban, hogy mihamarabb az ügyfeleink között lesz az érdeklődő!